Představení komplexního ERP/CRM systému Kaskáda

Rádi byste si udělali představu o tom, co Kaskáda umí ve srovnání s "běžnými systémy"?
Chcete se přesvědčit, že jde opravdu o komplexní informační systém?
Pak neváhejte a věnujte 3 minuty našemu prezentačnímu videu.

Další videa můžete shlédnout na Kaskádním kanálu YouTube.

Esence 30ti let zkušeností s firemními agendami

Firemní informační systém Kaskáda vznikl po mnohaletých zkušenostech se systémy "klasického typu", jako odezva na obvyklé problémy malých a středních firem, které nechtějí a nemohou implementovat velké komplexní systémy jako SAP apod.

Obvyklé a časté problémy v životě firem - znáte je?

IS se skládá z více samostatných SW produktů ( samostatné aplikace pro komunikace, pro obchodní agendy, pro kontaktní databáze, pro plánování, pro ekonomický systém, .... )
Neexistuje snadná možnost „kliknutím“ zjistit veškeré aktivity určitého zákazníka (e-maily, dodávky, schůzky, smlouvy, …), protože se informace nachází v různých systémech (duplicity, rozpory, špatná dostupnost).
Totéž platí při pohledu na produkty, projekty, doklady, zakázky, ….
Důležité informace jsou nedostupné při nepřítomnosti pracovníka (dočasné či trvalé).
Časté informační šumy, různí pracovníci jednají s jedním zákazníkem a vzájemně se neinformují (pravá ruka neví, co dělá levá) - zákazník v nás ztrácí důvěru
Pracovník nemá v IS jednoznačnou „vstupní schránku“, ve které by nacházel veškerá data, kterým má věnovat svoji pozornost (maily, dokumenty, schůzky, doklady, …)
Plánování času (kalendář) neumožňuje přímo pracovat s libovolnými daty (kontaktní databáze, smlouvy, doklady, objednávky, …)

Výchozí předpoklady a zkušenosti autorského týmu

více než 30 let zkušeností s vývojem vlastního informačního systému a se stovkami implementací v organizacích různého typu poskytlo velmi jasnou představu o problémech v těchto organizacích.
Mnohaleté "překonávání bariér" mezi samostatným GroupWare řešením (Novell Groupwise...), firemními agendami (od zakázek přes sklady až po fakturace a účetnictví), webovým rozhraním (prezentace, eShop, ...) atd. vyústilo v jasnou představu hlavních principů, na kterých musí stát nová generace firemního systému.
Těsná spolupráce s dodavatelem komunikačních a databázových řešení, s firmou Software602 a.s. přinesla potřebné technologické zázemí.

A tak v roce 2000 vykrystalizovala myšlenka, že místo překračování bariér prostě postavíme systém bez bariér :-)
Že spojíme svět firemních agend, komunikací, ekonomiky, internetu ... do jednoho firemního systému.

Výsledkem je Kaskáda

Tento systém posléze dostal jméno Kaskáda a dnes úspěšně slouží řadě organizací:

Tento informační systém nové generace je určen pro vedení kompletní firemní agendy libovolného subjektu (jak podnikatelského tak nepodnikatelského), prostřednictvím jednoho společného software s různými přístupovými právy jednotlivců či skupin.
To co nabízí Kaskáda, sice naleznete v různých konkurenčních systémech, ale nikde jinde než v Kaskádě to nenajdete v jediném prostředí v tak vyvážené kombinaci. V mnohém předčí „milionové systémy“, pořídíte jí za zlomek jejich ceny a pokud si ceníte kvalitní komunikaci v týmu a stálý přehled o průběhu firemních procesů, je pro Vás Kaskáda tím pravým.
Vaše každodenní činnosti jako je psaní dokumentů, plánování času, zasílání e-mailů či záznamy hovorů, správa kontaktů, evidence obchodních příležitostí a jejich sledování v týmu spolupracovníků, realizace nákupů či prodejů včetně potřebných operativních evidencí a ekonomické analýzy, to vše a řadu dalších aktivit budete s Kaskádou provádět v jediném integrovaném prostředí.
Přirozenou součástí Kaskády je řízení podpory zákazníků ( CRM ), využívá se zde celé široké spektrum informací, s nimiž Kaskáda operuje.
Kaskáda velmi zjednodušuje proces certifikace systémů jakosti (ISO), neboť tvoří přirozenou páteř pro nastavení a pohodlnou realizaci firemních procesů.
Systém vyniká komfortní obsluhou, každá informace je „po ruce“, právě tam, kde ji zrovna potřebujete.

Pár pohledů na uživatelské rozhraní

Modul Agenda je pro většinu pracovníků organizace hlavním pracovním prostorem.

Pro uživatele windows je uspořádání tohoto okna zcela přirozené.

Strom složek v levé části slouží (stejně jako ve Windows Průzkumníku) jako hlavní navigační prostor, zcela přehledný, uživatel kliknutím do stromu ovlivňuje obsah hlavní pracovní plochy (Inbox, jednotlivé datové složky, kalendář, úkoly ... ).

Samozřejmostí je standardně uspořádané hlavní menu pod horním okrajem, přes uživatelsky konfigurovatelné nástrojové panely pod tímto menu.

Nejčastěji navštěvovaným místem je Inbox.

Tato "složka" je univerzální vstupní schránkou přihlášeného uživatele a představuje pro něj základní pracovní prostor, ve kterém přijímá vše, co je mu určeno - avizováno (doručené zásilky z internetu i od kolegů ve firmě, úkoly, procesy k řešení, doklady k vystavení, dokumenty k revizi nebo ke schválení, ...).

S čímkoliv, co uživatel nachází v Inboxu, může okamžitě přímo pracovat.

Příkladem může být Produkt, pro který je nutno ověřit dodací termín a aktuální nákupní cenu.

Uživatel nachází Produkt ve svém Inboxu (tam ho vložil některý ze spolupracovníků, který ho danou aktivitou pověřuje), kliknutím jej přímo otevírá a pracuje s ním.

Kalendář, který je další součástí modulu Agenda je unikátní tím, že kromě "jednoúčelových kalendářových záznamů" lze do kalendáře vložit libovolný objekt (Dokument, doklad, smlouvu, kontakt, mail, ....), vymezit související aktivitě časový prostor a potom jednoduše kliknutím otevřít příslušný prohlížeč a s danou věcí pracovat.

Možnost organizovat v kaskádě libovolné objekty do složek (privátních i sdílených) je často využívána pro kategorizaci kontaktů. Kontakt (organizace,osoba,...) je v systému zaznamenám pouze jednou, na něj navazují veškeré souvislosti (komunikace, maily, doklady, smlouvy, dodávky, ...), ale přitom může být zařazen do různých složek. Ty lze používat k různým účelům, m.j. např. pro pohodlné odeslání mailu "všem z této složky".

Významnou roli přitom hrají tzv. Vyhledávací složky, do kterých nelze objekty "vkládat ručně", zato se v nich automaticky zobrazují objekty, splňující podmínku zapsanou v definici složky. Typickým příkladem mohou být např. "Zákazníci s pohledávkami po splatnosti", ale škála možných použití je nepřeberná.

Složky dokumentů asi budou každému připadat nejvíce samozřejmé. Uživatelsky je vše naprosto obvyklé a přirozené, dokumenty jsou ale uložené v databázi a tedy podléhají systému sdílení, přístupových práv, možnost propojení s čímkoliv v Kaskádě (návod k použití Produktu, certifikát produktu, předávací protokol k zakázce, ....).

Dokumenty mají také speciální "odrůdy" jako jsou smlouvy, požadavky, znalostní báze atd.

Obchodníci a pracovníci z oblasti logistiky jsou hlavními uživateli modulu Produkty.

Kromě přehledů objednávek (zákaznických, dodavatelských i výrobních) jsou zde speciální pohledy do obsahu těchto objednávek, sumarizované a filtrované z různých úhlů pohledu.

Pro pracovníky z ekonomické oblasti je k dispozici modul Doklady.

Zde mají k dispozici jak kompletní seznamy veškerých dokladů, existujících v databázi, tak nejrůznější "tematické podmnožiny" ve složkách, které jsou zčásti v dodávce systému a další si uživatelé vytváří podle vlastní potřeby. Hlavní uplatnění zde mají vyhledávací složky, které lze použít i pro kontroly např. typu "neměl by existovat žádný doklad, který je vystaven a není zaúčtován".

Samostatnou větev představují sklady, zde se každý sklad zobrazuje jako "složka", obsahující příslušné skladové doklady.

Další samostatnou větev představují pokladny. V ní se každá pokladna zobrazuje jako "složka", obsahující příslušné pokladní doklady.

A do třetice větev představující banky, zde se každý bankovní účet zobrazuje jako "složka", obsahující příslušné bankovní výpisy (importy v elektronické podobě, automatické párování ...).

Komplexní pohledy na účetní data a také možnost generovat účetní výkazy poskytuje modul Knihy a výkazy.

Několika kliknutími lze zjistit projít od zcela globálních informací až po nejjemnější detaily, kliknutím se dostat do dokladu ze kterého kterákoliv částka pochází, z dokladu např. k objednávce ....

Příklad z běžného života firmy

Obchodník přijímá telefonát od zákazníka, které má zájem o dodávku našich produktů.
Kontaktní databáze je přirozenou součástí Kaskády, takže
díky vyhledávacímu poli bleskově vyhledá příslušného zákazníka (tzv. Kontakt).

Otevřel se "Prohlížeč kontaktu", zde má k dispozici naprosto vše, co se zákazníkem jakkoliv souvisí. Případné pohledávky/závazky po splatnosti jsou uvedeny červeným písmem vpravo nahoře tak, že údaj nelze přehlédnout.

Obchodník si rychle v kartě Souvisí ověřuje, zda existují nějaké "otevřené záležitosti" s tímto zákazníkem (totéž by platilo u dodavatele nebo kohokoliv jiného).

Obchodník si také rychle v kartě Produkty ověřuje dřívější dodávky, současně rozpracované objednávky tohoto zákazníka a jejich stav, případně nastavení cen v ceníku tohoto zákazníka.

Zákazník má zájem o dodávku našich produktů, proto již během hovoru Obchodník přímo zde, v kartě Smlouvy, kliknutím vytváří novou "Objednávku od zákazníka". Tato "objednávka" bude ve stavu "nezávazná=poptávka" tvořit páteř vznikajícího obchodního případu, může skončit "bez příjmu závazné objednávky" (záznam důvodu a vyřazení), nebo bude pokračovat realizací, až po finální fakturaci a případné sledování záruk ....
Objednávka, vznikající "z prohlížeče příslušného kontaktu" se automaticky předvyplní všemi informacemi o tomto zákazníkovi, včetně obchodních podmínek nastavených pro tohoto zákazníka.
Obchodník on-line během hovoru doplňuje další podmínky, které se zákazníkem domlouvá.

Poznámka:
Při implementaci Kaskády se všichni pracovníci učí, že do systému se zadávají informace ihned, v reálném čase, že každá věc má svůj životní cyklus od "letmé myšlenky" až po "konkrétní realizaci". Učí se zapomenout na dřívější stav, kdy do systému zadávali až to, co je závazné a definitivní, do té doby měli vše vy svých hlavách, poznámkách na papírech ...

Přechází k práci s poptávanými/nabízenými produkty. Využívá bázi produktů, zaznamenaných v Kaskádě, ta je jednou ze zásadních podpěr firemních procesů počínaje nabídkami, poptávkami, nákupem až po skladové operace a fakturaci. Pokud potřebuje, může okamžitě nový produkt vytvořit, definovat jeho podstatu, použít jej v nabídce, posléze jej dále "kultivovat".
Kterýkoliv existující produkt, o kterém se zákazníkem komunikuje, může otevřít v prohlížeči a dovědět se o něm naprosto vše, od jeho vlastností, přes stav skladu, výskyt v cenících, doprovodné dokumenty, výskyt v jiných objednávkách dřívějších i současných ...

Obchodník ukončuje práci na specifikaci a chce poslat nabídku zákazníkovi. Vůbec neopouští okno prohlížeče s rozpracovanou objednávkou, nespouští další SW, nevytváří žádný dokument na disku svého počítače. Jednoduše klikne v nástrojovém panelu na volbu "Vytvořit související zásilku". Program automaticky předvyplní mailovou adresu zákazníka, v případě použití šablony také předvyplní textovou část mailu, do přílohy automaticky vloží "obraz nabídky" ve formátu PDF. Klik na tlačítko odeslat, zásilka putuje po internetu k zákazníkovi, v databázi je připojena u objednávky i u zákazníka, v rámci přístupových práv je dostupná kolegům ...

Ještě jednu věc nyní obchodník potřebuje. Chce pověřit zásobáře, aby provedl poptávku u dodavatele, prověřil dostupnost apod. Nemusí kvůli tomu psát slohové cvičení s řadou odkazů a posílat zásobářovi mail s vysvětlivkami apod.
Stačí když v okně prohlížeče s rozpracovanou objednávkou klikne na funkci Avizovat, v jednoduchém dialogu určí příjemce (zásobáře) a do textové poznámky napíše stručný pokyn. Tím vkládá objednávku do inboxu zásobáře.

Zásobář nachází ve svém inboxu objednávku, kterou mu avizoval obchodník.

Zásobář kliknutím otevírá "rozpracovanou" objednávku, v okně je jedna karta "navíc". Je to první karta, nazvaná "K avízu", zde je komentář, který napsal odesílatel avíza. Zásobář čte pokyny, "pod rukama" má objednávku a nemusí nikde nic hledat, hned může začít s jejím obsahem pracovat. Zjišťuje, o jaké produkty se jedná, na kterýkoliv může kliknout a pracovat s tímto produktem ...
Způsob jeho práce zde nebudeme rozepisovat, jde o podobné činnosti jako u prodejce, ale zrcadlově se týkají dodavatelské strany.

...

Posuňme se do okamžiku, kdy na základě "Objednávky k dodavateli" přichází zboží.
Přijímající pracovník má dodací list od přijímaného zboží, ne něm je uvedeno číslo objednávky.
Toto číslo píše do všudypřítomného vyhledávacího pole.

Otevírá se prohlížeč dodavatelské objednávky a pracovník ihned ověřuje správnost dodávky.
Přímo odtud spouští funkci "Zpracování příjmu". Nemusí pracně identifikovat produkty a plnit doklad "řádek po řádku". Vychází z obsahu objednávky, pouze provádí upřesnění podle reality a "kliknutím" vytváří přijatý dodací list, případně i skladovou příjemku, případně (pokud je již k dispozici) i přijatou fakturu.

Přijatou fakturu je potřeba ověřit kompetentním pracovníkem, řešit schválení platby apod.
Vše se odehraje s minimální pracností. Stačí u faktury nad zaškrtávacím polem "Schváleno" vyvolat funkci "Požádat o nastavení vlastnosti", zvolit pracovníka, který je k ověření kompetentní, tím je faktura vložena do jeho inboxu.

Příjemce v Inboxu fakturu otevře, vidí položky, ceny, komentáře, sám může komentář doplnit a když je vše OK, klikne na tlačítko "Nastavit schválení". Odesílatel avíza dostane zpětnou informaci a může pokračovat v dalších krocích.