Novinky úpravy UPK-25-0007

MZDY - Šifrování (zaheslování) vygenerovaných PDF souborů

Od této verze 25.02 je možné mzdové výstupy, typicky výplatní pásky zasílané zaměstnancům e-mailem, ale i jiné "osobní" sestavy (potvrzení zál/sráž. daně ...) posílat v PDF jako přílohu a to zašifrované pomocí hesla.

K zašifrování PDF souboru slouží externí aplikace PdfEncrypt, která je nyní součástí distribuce (instalace) Kaskády.
Aplikace je uložena ve stejné složce jako Kaskáda (zpravidla C:\Program Files (x86)\Software602\Kaskada\) a je možné ji použít i pro vlastní potřebu mimo Kaskádu. V Kaskádě je možné tuto aplikaci spustit přímo z menu Konfigurace / Uživatelská stanice / Spustit PdfEncrypt a použít ji na jakýkoliv PDF soubor.

Před použitím aplikace PdfEncrypt proveďte drobné nastavení v její konfiguraci

• Spusťe aplikaci PdfEncrypt (viz. výše).

• V prvním okně klikněte na tlačítko Settings ....

• V dialogu Settings zaškrtněte pole Close PDFEncrypt a klikněte na tlačítko OK.

• Zavřete aplikaci PDFEncrypt.

Díky tomuto nastavení se aplikace po zašifrování PDF souboru automaticky zavře.

Možnosti odeslání jednotlivých mzdových výstupů daného zaměstnance (v podmenu tlačítka "Tiskové výstupy zaměstnance")

• Běžný tisk

  Kliknutím na položku se spustí automatický tisk.

• Export tiskové sestavy do souboru PDF

  Kliknutím na položku s přidrženou klávesou <Shift> se otevře dialog pro volbu reportu (ve výchozím stavu Export do PDF) s volbou zda PDF zašifrovat. Po potvrzení program provede export tiskové sestavy do souboru PDF. Program přitom zobrazí dialog pro zadání cesty pro uložení.
  S tímto ne/zašifrovaným PDF souborem lze pracovat jako s každým jiným souborem uloženým mimo Kaskádu.

• Odeslání tiskové sestavy jako soubor PDF v příloze zásilky

  Kliknutím na položku s přidrženou klávesou <Ctrl> program

  • otevře dialog pro volbu reportu (ve výchozím stavu je zaškrtnuta volba "Vytvoření e-mailu s přílohou PDF) s volbou zda PDF zašifrovat
  • po potvrzení této volby program vytvoří novou zásilku podle šablony, která má nastaven druh "M"
  • jako adresáta nastaví e-mail adresu daného zaměstnance, kterou může mít pro danou šablonu upřesněnou v konfiguraci "e-mail adresy pro situace" (jinak použije jeho výchozí e-mail)
  • bez volby cílového místa vyexportuje tiskovou sestavu do PDF souboru (do pracovního adresáře Kaskády)
  • pokud bylo vyžadováno zašifrování souboru, program pomocí aplikace PDFEncrypt PDF soubor zašifruje, k tomu použije heslo zadané u daného zaměstnance v kmenových datech v podkartě "Poznámky a další data k zaměstnanci" (při aktualizaci na verzi 25.02 program automaticky doplní rodné číslo bez lomítka, následně ho lze kdykoliv upravit). Pokud heslo u zaměstnance není zadané, soubor se nezašifruje.
  • ne/zaheslovaný PDF soubor přiloží jako přílohu do nově vytvořené zásilky
  • zásilku ponechá jako koncept (neodešle automaticky), otevře se jeho prohlížeč a mzdová účetní ji může případně upravit a odeslat

  !!! UPOZORNĚNÍ, soubory v příloze jsou na pracovním adresáři Kaskády, který je při zavření Kaskády promazán.
  Nelze si tak připravit zásilku (viz. postup výše), uložit ji, ukončit Kaskádu a pak se k rozepsanému konceptu zásilky vrátit a pokračovat - příloha již nebude k dispozici.
  Při tomto postupu je nutné zásilku odeslat ještě před zavřením Kaskády.

Ruční zašifrování jakéhokoliv PDF souboru

Kromě výše zmíněného postupu lze pomocí externí aplikace PDFEncrypt zašifrovat jakýkoliv PDF soubor uložený mimo Kaskádu.

Postup je následující:

• prostřednictvím Kaskády nebo jiné aplikace uložíte PDF někam na disk počítače
• v Kaskádě v menu Konfigurace / Uživatelská stanice klikněte na volbu "Spustit PdfEncrypt"
• otevře se aplikace PdfEncrypt, ve které do prvního pole zadejte cestu k vyexportovanému PDF souboru
• automaticky se doplní i druhé pole pro určení cesty pro zašifrovaný PDF soubor (tuto cestu můžete ponechat nebo zadat jinou cestu)
• do třetího pole zadejte heslo, které bude potřeba k otevření PDF souboru (buď nějaké domluvené s příjemcem nebo si ho můžete pomocí tlačítka Generate nechat vytvořit)
• nakonec klikněte na tlačítko Encrypt pro dokončení

Výsledný zašifrovaný soubor je uložený na vámi zadané cestě. K jeho otevření je nutné zadat heslo.

Pokud byste chtěli posílat dávkově prostřednictvím zásilky mzdové listy všem zaměstnancům (zašifrovaně), postupujte podle UPK-25-0009.