Zásady ochrany osobních údajů

Tyto "Zásady ochrany osobních údajů" definují, jakým způsobem nakládá s osobními údaji dodavatel systému eKaskáda jak při dodávce systému, tak při poskytování navazujících podpůrných služeb při provozu tohoto systému.

Úvodem

• Pro potřeby těchto Zásad ochrany osobních údajů se rozumí:

  • Dodavatelem je firma KaskSoft s.r.o., IČO: 19683928, se sídlem nám. Republiky 75/2, 591 01, Žďár nad Sázavou, zapsaná na Krajském soude v Brně, odd. C vložka 135655, email: info@ekaskada.cz, telefon: +420 564 407 560.

  • Uživatelem je zákazník, kterému dodavatel poskytuje licenci pro užívání softwarového produktu eKaskáda.

  • eKaskáda je podnikový informační systém určený pro malé a střední podniky, který se instaluje přímo u uživatele na server uživatele. Dodavatel poskytuje instalační soubor, licenční soubor a případně podporu při instalaci a implementaci tohoto systému u uživatele a dále technickou podporu a hotline během platnosti smlouvy o užívání.

  • GDPR je Nařízení Evropského parlamentu a Rady(EU) 2016/679 o ochraně osobních údajů.

• Tyto Zásady ochrany osobních údajů může dodavatel změnit či doplnit. O každé takové změně bude dodavatel uživatele e-mailem dopředu informovat.

• Tyto Zásady ochrany osobních údajů popisují, jak dodavatel nakládá s osobními údaji při zajišťování funkčnosti jeho produktu. Přitom dodržuje pravidla popsaná v GDPR.

Dodavatel jako správce osobních údajů

• Projevením zájmu uživatele, odesláním poptávky nebo objednávky na dodávku produktu dodavatele začíná dodavatel zpracovávat osobní údaje uživatele. Dodavatel je tedy správcem osobních údajů. Ke shromažďování osobních údajů může docházet i jiným způsobem, např. procházením webu, nebo z veřejně dostupných databází, jako jsou Obchodní rejstřík, ARES, Živnostenský rejstřík, apod.

• Ve smyslu čl. 4 odst. 1 GDPR zpracovává dodavatel tyto osobní údaje

  • jméno a příjmení uživatele, pokud jde o fyzickou osobu

  • jméno a příjmení osob pověřených uživatelem k jednání s dodavatelem ohledně zakoupení produktů

  • jméno a příjmení a pracovní zařazení či funkci osob pověřených uživatelem pro řešení případů technické podpory, případně servisních výjezdů

  • adresu bydliště uživatele

  • elektronické adresy osob dle bodů 1), 2) a 3) jako jsou e-mailové adresy, telefonní čísla, případně adresy jiných prostředků on-line komunikace

  • IČO a DIČ uživatele

  • číslo bankovního účtu uživatele

  • obsah telefonické a e-mailové komunikace při řešení požadavků uživatele, případů podpory, případně při objednávce některého z produktů

  • IP adresy zařízení, které slouží k připojení servisních techniků dodavatele v případě řešení případů technické podpory

• Za jakým účelem zpracovává dodavatel výše uvedené osobní údaje

  • plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, kterým se rozumí jednání o smlouvě před zakoupením produktu, proces uzavírání a plnění licenční smlouvy, smlouvy o implementaci softwaru, smlouvy o objednané úpravě software dle přání uživatele, plánování a realizace technické podpory při užívání systému dodavatele.

  • informování o plánovaných nebo realizovaných změnách v produktech dodavatele za účelem udržení aktuální verze u uživatele s ohledem na provedené změny spojené s legislativními změnami či vylepšení produktu za účelem zkvalitnění práce uživatele, ve smyslu recitálu 47 GDPR kde jde o oprávněný zájem společnosti.

• E-mailovou komunikaci a přepis telefonických hovorů se zákaznickou podporou nebo obchodním oddělením si dodavatel ukládá po dobu platnosti smlouvy a dále ještě dalších 15 let po jejím ukončení, aby na jejím základě mohl poskytnout kvalitnější služby a okamžitě pomoci v případech, které se opakují a to vše v rámci plnění smlouvy a oprávněného zájmu dodavatele. Mohou také posloužit jako důkazní materiál v případě sporů mezi dodavatelem a uživatelem.

• Při poskytování služeb s dodavatelem spolupracují následující zpracovatelé, jejichž provoz je v souladu se standardy ochrany osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů třetími stranami je upraveno jejich vlastními podmínkami poskytování služeb.

  • Pavel Černý - počítačové služby, IČO: 10116532, se sídlem nám. Republiky 75/2, 591 01, Žďár nad Sázavou, zapsaná na Živnostenském úřadě ve Žďáře nad Sázavou pod číslem jednacím OŽ/1964/05/U za účelem vývoje a technické podpory produktu

  • SKA software, v.o.s., IČO: 25431510, Husova 172, Louka u Litvínova, 435 33, zapsaná u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl A 13310 za účelem podpory produktu dodavatele v rámci modulu Mzdy

  • Petr Černý, IČO: 74614321, Okružní 2008/66, Žďár nad Sázavou, 591 01, zapsaný na Městském úřadě Žďár nad Sázavou pod č.j. 371401 za účelem technické pomoci při řešení specielních technických požadavků

Zákaznická podpora, školení, konzultace

• Servisní podpora produktů dodavatele může být v závislosti na dohodě s uživatelem poskytována telefonicky, e-mailem, prostřednictvím vzdáleného přístupu nebo osobně na místě u uživatele.

• Dodavatel je povinen, na základě smlouvy o užívání systému, zachovávat mlčení o veškerých skutečnostech a datech týkajících se uživatele nejen v době platnosti smlouvy, ale i po jejím ukončení.

• Servisní podporu poskytují proškolení a pověření zaměstnanci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí o všech zjištěných skutečnostech.

• Při řešení případů podpory telefonicky či e-mailem nemá dodavetel k datům uživatele žádný přístup. Dodavatel se snaží vyřešit požadavky uživatele tak, aby jeho data neviděl.
  Pokud takové řešení není možné, domlouvají se obě strany na dalším postupu individuálně, dle konkrétní situace.

  • Vzdálený přístup
    Jde o velmi běžný způsob řešení požadavků uživatele na řešení případů podpory. Přístup na zařízení uživatele je pak realizován dle předem dohodnutých pravidel a to s využitím prostředků pro vzdálenou správu. Jde o aplikaci "Připojení ke vzdálené ploše" od společnosti Microsoft, případně v kombinaci s OpenVPN tunelem, nebo pomocí software TeamViewer. Přístup je pak realizován buď na server, nebo na konkrétní stanici v závislosti na podstatě řešeného požadavku.

  • Osobní servisní zásah
    V případě řešení větších témat, nebo je-li nutná přítomnost dodavatele ve firmě uživatele, je realizována osobní návštěva technika.

  V případě obou uvedených situací je možné, že se technik dostane k údajům vyžadujícím ochranu. Jde však o nahodilý přístup vyžadovaný při řešení požadavku uživatele. V žádném případě technik data neexportuje, nekopíruje a nevyužívá pro svůj či cizí prospěch.

  Vzhledem k tomu, že k údajům, které má uživatel v produktech dodavatele uloženy, přistupuje dodavatel pouze nahodile na vyžádání uživatele, za účelem řešení jeho požadavků, kterým není zpracování osobních údajů, ale servis, oprava a konzultace k produktu, není dodavatel zpracovatelem uživatelových údajů dle čl. 28 GDPR.

• Pokud to situace vyžaduje, z důvodu dořešení problému ve firmě dodavatele, nebo za účelem dalšího vývoje software dle přání zákazníka, je technik po domluvě s uživatelem oprávněn pořídit kopii databáze uživatele a využít ji k domluveným účelům. Tuto kopii dat neprodleně a bezpečně dopraví do sídla firmy dodavatele, přenese na zabezpečené zařízení a z přenosového média smaže.
  Zálohu dodavatel nevyužívá k jiným účelům, než bylo domluvené, nevytěžuje ji a ani jinak ji nezpracovává.
  Po pominutí důvodů držet kopii uživatelovy databáze, tuto databázi dodavatel smaže.

Další ustanovení

• Dodavatel vynaloží veškeré úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů, ale neručí za újmy způsobené neoprávněným zpracováním třetí stranou.

• Dodavatel nezpracovává osobní údaje dětí ani citlivé osobní údaje dle čl. 9 GDPR.

• Dodavatel pomocí webových stránek tp.ekaskada.cz může sbírat a využívat technické údaje a související informace.

• Po ukončení důvodu pro zpracování údajů osobní údaje dodavatel zlikviduje.

• Obě strany jsou povinny poskytnout si vzájemnou součinnost v případě podezření ze zneužití osobních údajů.

• V případě podezření na možné bezpečnostní riziko bude o tom dodavatel uživatele neprodleně informovat.

• Uživatelem poskytnuté osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě v informačním systému dodavatele.

Závěrečná ustanovení

• Veškeré právní vztahy v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. Řešení případných sporů bude v kompetenci českých soudů, které budou aplikovat platné české právo.

• Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti 4. 9. 2023.