Novinky úpravy UPK-22-0045

Rozšíření funkčnosti v oblasti hmotných zásilek

Touto úpravou vytváříme v Kaskádě předpoklady pro sofistikovanou práci s Hmotnými zásilkami, především ve smyslu jejich odesílání zákazníkům (nebo komukoliv jinému) ve vazbě na zákaznické objednávky a dodací listy.

Nové pojetí druhu "Pošta běžná (papírová)"

Doposud:

• Pro druh objektů, používaných pro evidenci dopisů a balíků, se používal název "Pošta běžná (papírová)".

• Dosavadní "Pošta běžná (papírová)" sloužila pro evidenci odeslané a přijaté pošty bez provázání na další části Kaskády. U odeslaných dopisů umožňovala (a stále umožňuje) psaní textu, následný tisk a odeslání (i hromadné) včetně možnosti tisku štítků apod.
  U balíků byla sice možnost určit typ balení "Balík", ale další návaznosti na přepravce apod. zde nebyly, údaj byl pouze informativní.

Nyní:

• Nový název je Zásilka hmotná;
  Zároveň došlo k přejmenování druhu "Zásilka" na Zásilka elektronická

• Nyní tento druh objektu obsahuje některé nové atributy a některé z již existujících mají nový význam především ve vazbě na ostatní data v Kaskádě, díky čemuž se tento druh objektu může stát součástí sofistikovaných firemních procesů v oblasti expedice zásilek. Přitom je úprava provedena tak, aby se uživatelům, kteří s poštou dosud pracovali nějakým jednoduchým způsobem, jejich postupy nezkomplikovaly.

Novým prvkem v celém systému je Přepravce

Přepravcem je určitá Organizace, u které uživatel v prohlížeči kontaktu na kartě Další / Bližší určení organizace zaškrtne údaj "Přepravce" a doplní jeho případný "Kód přepravce".
Takovou organizaci lze následně použít v číselníku přepravních služeb.

Nový je přístup k atributu "Způsob dopravy", se kterým Kaskáda pracuje u

• kontaktu (preferovaný způsob dopravy)

• objednávek

• dodacích listů

• faktur

• zásilek hmotných (dříve Pošta běžná papírová)

• vykazování druhu dopravy v agendě Intrastat

Dosud zde byly dva malé číselníky, jeden pro "poštu", druhý pro vše ostatní, oba číselníky obsahovaly několik matričních položek a umožňovaly doplňování uživatelských položek. Na konkrétní položky číselníků nebyla navázána žádná další funkcionalita, byly to prostě "evidenční údaje".

Nyní

• je v Kaskádě pouze jeden sjednocený číselník "Přepravní služby"

• je to velký číselník s uživatelsky modifikovatelnými hodnotami

• každá přepravní služba váže na nějakého Přepravce (je to povinný údaj u položky číselníku)

• při aktualizaci Kaskády program analyzuje dosavadní data, zjistí které způsoby dopravy byly někdy použity, podle toho naplní nové hodnoty nového číselníku a správně je propojí s existujícími daty (objednávkami, dodacími listy ...)

• dosavadní pojem "Způsob dopravy" byl přejmenován na "Přepravní služba" (včetně tiskových sestav)

Zásilka při vzniku přebírá přepravní službu od souvisejícího objektu, pokud je to takový, který příslušným údajem disponuje (DL,OBJ,kontakt).

Uživatel může údaj v prohlížeči měnit, dokud je zásilka ve stavu "Připravuje se" nebo "Čeká na přepravce" a přitom ještě není určeno číslo zásilky od přepravce.

Hmotnost zásilky

Je to atribut zásilky, který existoval již dosud, nebyl však programem nikterak nastavován, bylo to čistě věcí uživatelské editace v prohlížeči.
Nyní, pokud zásilka vzniká v souvislosti s dodacím listem, nebo je k ní dodací list připojován/odpojován, nastaví program hmotnost zásilky automaticky a to jako součet brutto hmotností všech připojených dodacích listů.

Částka dobírky

Je to atribut zásilky, který existoval již dosud, nebyl však programem nikterak nastavován, bylo to čistě věcí uživatelské editace v prohlížeči.
Nyní program může převzít částku ze související faktury, pokud je v ní nastavena forma úhrady "Dobírka".

Popis jednotlivých atributů týkajících se hmotné zásilky je uveden v kapitole Prohlížeč druhu Zásilka hmotná

Synchronizace údajů se souvisejícími doklady

Nově (pokud to uživatel požaduje) může program automaticky synchronizovat hmotnost a částku se souvisejícími doklady (DL a faktura). Správné zadání hmotnosti a případně ceny pro dobírku je důležité především při elektronické komunikaci s přepravcem nebo při tisku přepravního štítku.

Požadavek na tuto synchronizaci se nastavuje v prohlížeči zásilky, je to atribut "Sync.dle souv.dokl." a možné jsou hodnoty

• <nesynchronizovat>

• Pouze hmotnost

• Pouze částky

• Hmotnost i částky

Komunikace s přepravci

Ačkoliv hmotná zásilka může v Kaskádě existovat sama o sobě, na základě ručního vytvoření uživatelem, bez jakékoliv elektronické komunikace s přepravcem, podstatným aspektem této úpravy je právě podpora komunikace s přepravci.

Nejde pouze o to "mít ve svém systému zaevidovaný nějaký objekt", ale "nad tímto objektem řešit proces odesílání"

• přípravu (balení)

• zaregistrování u přepravce (případně zrušení registrace)

• čekání na převzetí (možno přeskočit)

• převzetí zásilky přepravcem

• sledování stavu až po doručení cílovému příjemci

Komunikační kanály

Komunikace s přepravcem (který zajišťuje určitou přepravní službu) může probíhat

• Prostřednictvím webové služby (provozované přímo přepravcem nebo zprostředkovatelem)

• Jinak (telefonáty, emaily, ...)

Sofistikovanější práce s hmotnými zásilkami spočívá v tom, že uživatel v Kaskádě

• nad zákaznickými objednávkami vytváří dodací listy s dodávkami zákazníkovi

• pro tyto dodací listy buďto jednotlivě nebo ve skupinách vytváří zásilky

• nad těmito zásilkami realizuje komunikaci s přepravní službou (provede zaregistrování zásilky a objednání svozu)

• realizuje se proces odeslání, sledování stavu ...

Vícekusové balíky

Nové pojetí hmotné zásilky umožňuje také vést evidenci vícekusových zásilek včetně podpory při elektronické komunikaci s přepravcem.

Stav zásilky

Dosud bylo možné sledovat pouze informaci o tom, zda a kdy byla zásilka odeslána/doručena.

Nyní je možné u každého kusu dané zásilky sledovat jeho stav, který má několik postupných hodnot.

• Připravuje se
• Čeká na přepravce
• Na cestě
• Doručeno
• Vráceno odesílateli
• Stornováno

Tento stav lze zadat buď ručně, nebo v případě, že je pro přepravní službu zaregistrována webová služba, bude stav zásilky přebírán automaticky přímo od přepravce a nebude možné ho editovat.