Prohlížeč Zásilky - datová zpráva

Prohlížeč Komunikace

Prohlížeč Hovoru

Prohlížeč druhu Zásilka hmotná

Prohlížeč druhu Zásilka hmotná slouží k vedení záznamů o došlé nebo odeslané hmotné zásilce (poště). V kapitole popisující druh Zásilka hmotná jsou podrobné informace o způsobu použití, o možnostech hromadných zásilek apod.

Řada standardních funkcí je k dispozici ve všech prohlížečích, tyto funkce jsou popsané v kapitole Prohlížeč objektu. Nepopisujeme je proto opakovaně u všech prohlížečů. Zde jsou popsány pouze funkce a vlastnosti, které k základní funkcionalitě přidává tento prohlížeč.

Karty

• Zásilka hmotná (první karta)

  Viditelnost níže uvedených údajů se může v závislosti na konkrétních datech zásilky měnit.

  • Horní část karty

    Obsahuje

    • Název

      Délka názvu není v uživatelském rozhraní nijak omezena, doporučujeme však omezit název na takový počet znaků, aby se vešel na jeden řádek stránky A4. Některé tiskové sestavy, ve kterých se tento název tiskne, neumožňuje zalomení textu a proto se vytiskne jen taková část, která se vejde na šířku stránky. Zbylá část názvu bude ignorována.

    • Souvisí s

      Primárně související věc, které se dopis týká.

    • Číslo zásilky

      Toto číslo je automaticky vytvářeno programem v rámci číselných řad, jedná se o standardní číslování objektů Kaskády

  • Levá část karty

    Obsahuje následující údaje

    • Předloha

      Odkaz na šablonu, ze které dopis vznikl.

    • Typ zásilky

      Rozlišuje došlou a odeslanou zásilku, tzn. její směr je příchozí do firmy nebo odchozí. Je dán nastavením v šabloně. Při tvorbě a následné editaci zásilky již nelze typ zásilky měnit.

    • Balení

      Druh balení (Balík/Dopis) vyjadřuje fyzické vlastnosti příslušné zásilky (její formu), nikoliv "přepravní cestu". Za balík je považována jakákoliv zásilka větší než dopis (např. krabice, paleta, pytel, kontejner, ... ).

    • Hromadná

      Zaškrtnutím tohoto údaje přepnete na hromadnou poštovní zásilku.

    • Vlastní text

      Informace o tom, zda text dopisu je uložen přímo v objektu nebo zda je uložen v šabloně.
      Zaškrtnutím tohoto pole bude v tisku dopisu použit text příslušné zásilky, odškrtnutím bude použit text ze šablony.

    • Počet kusů

      Informace o počtu kusů balíků v případě vícekusové zásilky. Toto pole je dostupné pouze u typu balení "Balík" a zároveň zvolená přepravní služba musí mít v konfiguraci daného číselníku zaškrtnuto Lze více kusů.
      Pokud je počet kusů více jak 1, pak se ve spodní části v panelu nástrojů pro editaci kusů zásilky zobrazí combo pro výběr daného kusu.

    • Přepravní služba

      Přepravní služba použitá pro tuto zásilku.
      Nastavení specifických vlastností jednotlivých služeb provedete ve velkém číselníku "Přepravní služby" nebo v prohlížeči kontaktu konkrétního přepravce v kartě Další / Přepravce.

      V případě, že je pro přepravní službu zaregistrována webová služba, bude stav zásilky přebírán automaticky přímo od přepravce a nebude možné ho editovat.

    • Poštovné

      Textové pole do kterého lze zadat částku poštovného (přepravného).

    • Doporučeně

      Informace, zda byla zásilka odeslána / přijata doporučeně.

    • Dodejka

      Zaškrtnutí tohoto údaje znamená, že přepravce je povinen po doručení poskytnout odesílateli potvrzení o převzetí příjemcem.

    • Do vlastních rukou

      Zaškrtnutí tohoto údaje znamená, že přepravce je žádán o doručení do vlastních rukou konkrétní uvedené osoby.

    • Expres (pilné)

      Označení zásilky, která má být doručena v co nejkratší čas.

    • Sync. s doklady

      Volba, která určuje, zda se má/nemá níže uvedená hmotnost a/nebo částky synchronizovat s doklady.
      Možné volby jsou:

      • <nesynchronizovat>
        Pole Udaná cena, Dobírka i Hmotnost budou přístupná, hodnoty si může uživatel vyplnit ručně. Program nebude částky ani hmotnost synchronizovat s doklady.

      • Pouze hmotnost
        Pole Hmotnost bude synchronizováno pouze pokud jde o jednokusovou zásilku, tzn. že pole bude nepřístupné, celkovou hmotnost bude program přebírat z primárně související faktury vydané nebo ze souvisejících vystavených dodacích listů. U vícekusové zásilky hmotnost synchronizována nebude, uživatel si ji může zapsat ke každému kusu zásilky ručně.
        Pole Udaná cena a Dobírka synchronizovány nebudou, uživatel si může ceny zapsat ručně.

      • Pouze částky
        Pole Udaná cena a Dobírka bude nepřístupné, ceny bude program přebírat ze souvisejících vystavený faktur vydaných. U vícekusových zásilek budou ceny synchronizovány pouze u prvního kusu.
        Pole Hmotnost synchronizováno nebude, uživatel si může hmotnost zapsat ručně.

      • Hmotnost i částky
        Pole Udaná cena a Dobírka bude nepřístupné, ceny bude program přebírat ze souvisejících vystavený faktur vydaných. U vícekusových zásilek budou ceny synchronizovány pouze u prvního kusu.
        Pole Hmotnost bude synchronizováno pouze pokud jde o jednokusovou zásilku, tzn. že pole bude nepřístupné, celkovou hmotnost bude program přebírat z primárně související faktury vydané nebo ze souvisejících vystavených dodacích listů. U vícekusové zásilky hmotnost synchronizována nebude, uživatel si ji může ke každému kusu zásilky zapsat ručně.

    • Panel nástrojů pro editaci kusů zásilky

      Tento panel se liší v závislosti na přepravní službě a na tom zda je zásilka vícekusová. K dispozici jsou následující volby.

      • eRegistr

        Toto tlačítko je k dispozici pouze v případě, že daná přepravní služba má v Kaskádě nastavenou webovou službu. Po vyplnění všech potřebných údajů o balíku a kliknutím na toto tlačítko dáte pokyn k zaregistrování zásilky u daného přepravce. Program bude nadále automaticky s dopravcem komunikovat a aktualizovat stav zásilky.

      • eOdRegistr

        Toto tlačítko je k dispozici pouze v případě, že daná přepravní služba má v Kaskádě nastavenou webovou službu a slouží k odregistrování zásilky u přepravce. Podmínkou je, aby u zásilky nebyl objednán svoz.

      • eTest

        Toto tlačítko je k dispozici pouze v případě, že daná přepravní služba má v Kaskádě nastavenou webovou službu a slouží k načtení aktuálních dat o stavu příslušné zásilky u přepravce.
        Ověření stavu lze provést i dávkově přestřednictvím funkce Ověření stavu hmotných zásilek nad složkou komunikací.

      • Co s ní?

        Toto tlačítko je k dispozici pouze v případě, že příjemce zásilku nevyzvedl a vrátí se zpět (stav zásilky je "Vráceno odesílateli"). Uživatel Kaskády má pak dvě možnosti dalšího postupu (kliknutím na tlačítko):

        • Připravit k novému odeslání
          Tato volba umožňuje znovu odeslání stejného balíku, tzn. zákazník balík stále chce.
          Program po kliknutí na tuto volbu pročistí čísla zásilek, číslo svozu, odkazy pro tisk štítků a stav balíku a vrátí balík do stavu "Připravuje se", aby bylo možné vytisknout nový štítek k předání přepravci.

        • Stornovat
          Tato volba umožňuje provést storno daného balíku (zákazník ho již nechce), aby nevisel mezi vrácenými, ale bylo zřejmé, že se o vrácené zboží někdo postaral (vrátil do regálů, na sklad,...).

      • Combo pro volbu balíku

        Toto combo je k dispozici pouze u vícekusové zásilky. Umožňuje přepínat se mezi jednotlivými balíky.

      • Tlačítka pro Editaci, Uložení a Odvolání změn

        Tato tlačítka jsou k dispozici pouze u druhého a dalšího kusu.

        POZOR: Editace prvního kusu zásilky se provádí v rámci editace celého objektu.

    • Stav zásilky

      Tento údaj zobrazuje informaci o tom, v jakém stavu se daný kus zásilky právě nachází. Může být nastaven buď ručně uživatelem nebo v případě že je u přepravní služby zaregistrována webová služba, tak automaticky dle stavu u přepravce.

      Součástí stavu daného kusu zásilky je i datum a čas platný pro daný stav.

      Pokud zásilka souvisí s nějakým dodacím listem, bude o jejím stavu informovat barevný podklad boxu Další údaje.

    • Udaná cena

      Pokud je údaj vyplněn, znamená to, že je zásilka považována za cennou a na příslušnou cenu je pojištěna.
      Podle nastavení Sync. s doklady (viz. výše) se cena buď automaticky synchronizuje se souvisejícími fakturami, nebo si cenu může zapsat uživatel ručně.

    • Dobírka

      Částka v národní měně, kterou má přepravce vybrat od příjemce zásilky.
      Podle nastavení Sync. s doklady (viz. výše) se cena buď automaticky synchronizuje se souvisejícími fakturami, nebo si cenu může zapsat uživatel ručně.

    • Křehké / Neskladné

      Označení vlastnosti zásilky, podle které se přepravce k dané zásilce chová.

    • Hmotnost

      Hmotnost zásilky brutto v kilogramech. Tato hmotnost je jedním ze zásadních údajů pro přepravce. U dopisů je hmotnost uvedena např. v tisku poštovního podacího archu, v němž je seznam doporučené pošty setříděn podle hmotnosti zásilek a v rámci stejných hmotností podle adresáta.
      Podle nastavení Sync. s doklady (viz. výše) se hmotnost buď automaticky synchronizuje se souvisejícími dodacími listy, nebo si hmotnost může zapsat uživatel ručně.

    • ID přepravce

      Identifikátor zásilky dle přepravce, který do tohoto pole zapsal program automaticky po zaregistrování zásilky u přepravce.

    • ID zprostředk.

      Identifikátor zásilky dle zprostředkovatele, který do tohoto pole zapsal program automaticky po zaregistrování zásilky u přepravce.

    • ID svozu

      Identifikátor svozu, který do tohoto pole program automaticky zapsal po objednání svozu.

  • Pravá část karty

    • Box Odesílatel / Adresát

      Zobrazuje název a adresu odesílatele nebo adresáta. Jde-li o hromadný dopis jsou adresáti uvedeni na zvláštní kartě a text v tomto boxu pouze na tuto kartu odkazuje.

    • Doplněk adresy

      Doplňující text k adrese daného kontaktu (např. údaj o konkrétní osobě, útvaru v cílové organizaci … ). U hromadné pošty je možné tento doplněk zaznamenat ke každé adrese zvlášť v dialogu Informace o propojení na kartě Doplňující údaje. Tento doplněk se pak promítne do tisku adresy na obálku nebo tisku adresního štítku.

    • Značku protistrany

      Značka (kód,číslo,...) pod kterou eviduje tuto záležitost protistrana ( aktér ). Tento údaj m.j. lze použít v poli pro rychlé hledání objektu.
      U hromadné pošty značka protistrany nelze zadat.

    • Oblast činnosti

      Tato podkarta umožňuje provádět klasifikaci z určitého úhlu pohledu ( oblast činnosti ), což slouží pro následnou možnost filtrování dat podle tohoto údaje.
      Pokud bude nastavena hodnota "Obchodní příležitost", bude tento objekt uveden u aktéra v prohlížeči kontaktu, v kartě Obchodní příležitost.
      Více viz. funkční celek Kontakt jako obchodní příležitost.

      Při ukládání objektu program hlídá zda je/není oblast činnosti nastavena na "Obchodní příležitost". Pokud ano a zároveň aktér tohoto objektu není ve stavu probíhající obchodní příležitosti, vyzve program uživatele k nastavení korektního statusu obchodní příležitosti pro daného aktéra nebo nabídne otevření prohlížeče objektu pro daného aktéra, odkud může (v kartě Obchodní příležitost) uživatel upravit stav obchodní příležitosti mnohem detailněji.

    • Oslovení

      Oslovení, které program použije při tisku dopisu, podle principu popsaných v kapitole Zásilka hmotná.

    • Text

      Ve spodní části je vlastní text dopisu. Jde o stejný text, který je součástí karty Text (viz. dále), zde je pouze "více na očích".

• Text

  Tato karta obsahuje vlastní text dopisu, který má význam především pro odeslanou zásilku (poštu). Pokud je vlastní text součástí šablony dopisu, můžete tento text použít pro vaše vlastní poznámky.
  U došlé zásilky (pošty) můžete do textu napsat charakteristiku obsahu nebo jiné poznámky.
  V menu Nástroje nebo plovoucím menu nad textem je k dispozici velice užitečná funkce Kontrola pravopisu, které umožňuje velice snadno si zkontrolovat pravopis daného textu. Podrobnější popis o kontrole pravopisu je v kapitole Editor formátovaného textu.

• Adresáti hromadného dopisu

  Kartu program zobrazuje pouze v případě, že se jedná o hromadnou zásilku. Obsahuje přehled Kontaktů, kterým byla zásilka odeslána.

• Souvisí / Obraz zásilky hmotné

Přizpůsobení prohlížeče v závislosti na typu Balení

V závislosti na zvoleném Balení se v prohlížeči zobrazují a skrývají níže uvedené údaje. V případě, že je zvolen

• Balík

  pak se zpřístupní

  • pole Počet kusů

  • combo Sync. s doklady,

  • panel nástrojů pro jednotlivé balíky

  • ID zprostředkovatele

  a naopak skryjí tyto údaje

  • zaškrtávací pole Hromadná

  • zaškrtávací pole Vlastní text

• Dopis

  pak se zpřístupní

  • zaškrtávací pole Hromadná

  • zaškrtávací pole Vlastní text

  a naopak skryjí tyto údaje

  • pole Počet kusů

  • combo Sync. s doklady,

  • panel nástrojů pro jednotlivé balíky

  • ID zprostředkovatele

Zadání nového dopisu

Samotné zadávání nové zásilky je od ostatních prohlížečů trochu odlišné, ačkoli základní prvky zůstávají zachovány.

Při tvorbě nové zásilky program zobrazí nabídku šablon, zde vyberte podle typu zásilky tu, kterou potřebujete. Typ zásilky (Došlá / Odeslaná) není možné později změnit.

• Odeslaná zásilky

  Typ zásilky se automaticky předvyplní a nelze ho již měnit.

  Číslo zásilky program určí při uložení podle číselné řady určené šablonou.

  Pokud odpovídáte na nějakou zásilku vyplňte údaj Značka protistrany, který umožní lepší identifikaci odpovědi na straně adresáta.

• Došlá zásilka

  Typ zásilky se automaticky předvyplní a nelze ho již měnit.

  Číslo zásilky program určí při uložení podle číselné řady určené šablonou.

  U došlé zásilky automaticky nastaví stav zásilky na "Doručeno", datum a čas bude nastaven na právě aktuální.

  Značku protistrany vyplňte pro případ, že vás bude odesílatel kontaktovat s odvoláním na jeho číslo dopisu, nebo pokud budete na tento dopis odpovídat.

  Výjimka nastane v okamžiku, kdy u tohoto druhu není nastavena výchozí šablona. Pokud některá ze šablon není zvolena jako výchozí a pokud u tohoto druhu nemáte nastaveno, že vám program má šablony nabízet vždy, pak se při vytváření nového objektu zobrazí dialog pro volbu typu zásilky (Došlá / Odeslaná) a v dalším postupu musíte zadat údaje, které jsou povinné, např. číselnou řadu apod.

  Novou zásilku můžete zadat také kopií napozicované. Podrobněji viz kapitola Vytváření nových objektů - Volba předlohy.

Činnosti s objektem

• Záznam upomínky plateb

  Touto činností provedete propojení záznamu o komunikaci s platebním kalendářem. Více viz. samostatná kapitola Tvorba a evidence odeslaných upomínek plateb.

• Doposlání zásilky

  Touto činností provedete vytvoření nové zásilky hmotné s využitím některých údajů z původní (zdrojové) zásilky hmotné.
  Typicky jsou využity kontaktní údaje (adresa, telefon, email apod) a přepravní služba použitá pro odeslání původní zásilky.
  Nově vytvořená zásilka hmotná bude propojena s původní zásilkou systémovým propojením "Komunikace primárně souvisí".

Další funkce

• Odesláno/Přijato dnes

  Kliknutím na toto tlačítko program u

  • odeslané zásilky nastaví stav "Na cestě"

  • došlé zásilky nastaví stav "Doručeno"

  a zároveň u stavu nastaví aktuální datum a čas.

• Dávkový tisk hromadného dopisu

  Pro odeslanou poštu je k dispozici mechanismus, který podporuje dávkový tisk dopisů.
  Více viz. samostatná kapitola Evidence, tisk a odeslání běžné pošty (papírové).

• Tisk adres na obálky

  Tisk adres na obálky probíhá v pořadí, které odpovídá aktuálnímu setřídění adresátů v prohlížeči. Lze si tedy toto pořadí uživatelsky definovat a lépe pak zorganizovat svojí práci při fyzické kompletaci dopisů.
  Podrobnější popis je v kapitole Tisk adres na obálky.

• Tisk adresních štítků

  Tisk adresních štítků probíhá v pořadí, které odpovídá aktuálnímu setřídění adresátů v prohlížeči. Lze si tedy toto pořadí uživatelsky definovat.
  Podrobnější popis je v kapitole Tisk adresních štítků.

• Tisk poštovního podacího archu

  Jde o speciální tisk pro poštu, který obsahuje souhrnný přehled doporučených zásilek k odeslání. Využije ho především pracovník zodpovídající za odeslání pošty.
  Více viz. samostatná kapitola Evidence, tisk a odeslání běžné pošty (papírové).

• Dávkové označení pošty jako odeslané

  Dávkové označení běžné pošty jako odeslané / přijaté lze pomocí K-schránky.
  Pokud jsou v K-schránce pouze objekty druhu Zásilka hmotná, zpřístupní se v panelu nástrojů tlačítko Odesláno / Přijato dnes pro dávkové označení Odeslání / Přijetí.
  Více viz. samostatná kapitola Evidence, tisk a odeslání běžné pošty (papírové).

Příbuzná témata:

• Druh Zásilka hmotná
• Prohlížeč objektu
• Tisk adresy na obálku
• Tisk adresního štítku
• Tvorba a evidence odeslaných upomínek plateb
• Evidence, tisk a odeslání běžné pošty (papírové)
• Kontakt jako obchodní příležitost
• Karta Obchodní příležitost

Prohlížeč Zásilky - datová zpráva

Prohlížeč Komunikace

Prohlížeč Hovoru