Vytvoření, vykázání a vyúčtování cestovního příkazu

Cíl případu použití

Provést naplánování pracovní cesty, její vykázání a vyúčtování.

Předpoklady ( výchozí situace )

Máte provedené všechny náležitosti ke zprovoznění cestovních příkazů viz. kapitola Cestovní příkazy

Postup práce

Vytvořte novou událost podle připravené šablony.
- V kalendáři pomocí plovoucího menu vytvořte novou událost (pokud ji vytvoříte pro příslušnou skupinu např. "Celá firma", uvidí ji v kalendáři všichni uživatelé této skupiny).
- V prohlížeči kalendářové události na kartě Událost zadejte předpokládaný počátek a konec pracovní cesty.
Zadejte všechny účastníky pracovní cesty
- Přepněte se na kartu Účastníci.
- Zadejte všechny účastníky pracovní cesty (pozor, pokud u druhu zvolíte "Skupinu", je nutné účastníky přidat jako jednotlivé uživatele, nikoliv jako celou skupinu).
Zadejte údaje pracovní cesty
- Přepněte se na kartu Pracovní cesta
- Zadejte všechny základní údaje pracovní cesty jako je
  - Cestou pověřil (osoba, která rozhodla o pracovní cestě)
  - Dopr. prostředek (dopravní prostředek, který bude použit jako výchozí při zadávání řádků pracovní cesty s druhem aktivity "Cesta autem")
  - Aktéra pracovní cesty (kontakt, ke kterému se pracovní cesta vztahuje)
  - Druh aktivity (tato aktivita bude použita jako výchozí při zadávání řádků pracovní cesty)
Zadejte plán pracovní cesty
- Pomocí přepínačů v boxu Účastníci pracovní cesty vyberte jednoho účastníka (většinou řidiče).
- Napozicujte se do tabulky s plánem aktivit.
- Pomocí klávesy <Insert> vkládejte postupně jednotlivé aktivity s příslušným časovým plánem (např. Cesta autem služebním, Pracovní výkon, Cesta autem služebním), u řidiče zaškrtněte pole Řidič.
- Zadání proveďte u všech účastníků pracovní cesty.
  Můžete k tomu využít činnost "Zkopírovat plán k ostatním" dostupnou v plovoucím menu nad seznamem aktivit.
- Cestovní příkaz u jednotlivých účastníků vystavte (zaškrtnutím pole Vystaveno).
- Pomocí plovoucího menu proveďte tisk jednotlivých cestovních příkazů.
Promítněte plán do skutečnosti a odešlete pracovní cestu k vykázání jednotlivým účastníkům
- Napozicujte se do tabulky s plánem aktivit.
- V plovoucím menu klikněte na volbu Promítnou plán do skutečnosti.
- Stejnou činnost proveďte i u ostatních účastníků.
  Můžete k tomu využít činnost "Zkopírovat popis skutečnosti k ostatním" dostupnou v plovoucím menu nad seznamem aktivit. Pozor, tato skutečnost se zkopíruje pouze k účastníkům, kteří mají zaškrtnutou vlastnost "Vystaveno".
- Kliknutím na tlačítko nebo pomocí kláves <Ctrl+J> vytvořte a odešlete avízo každému účastníkovi s prosbou o upřesnění a doplnění skutečných časů a aktivit, případně doplnění financí souvisejících s danou pracovní cestou. Po doplnění těchto skutečností je potřeba, aby každý účastník zaškrtnul volbu "Vykázáno".
K pracovní cestě zaznamenejte finanční náhrady

Pokud účastník v rámci pracovní cesty zaplatil např. za parkovné, je potřeba tuto skutečnost promítnou do CP k proplacení. Tento krok může udělat jak samotný účastník při vykazování pracovní cesty, tak uživatel, který je pověřen vyúčtováním CP.
- Pomocí přepínače zvolte účastníka pracovní cesty
- Pokud se finanční náhrada váže k nějaké konkrétní aktivitě, napozicujte se na ni a ve spodní části označte pole "Vázané na řádek aktivity". Pokud není nutné finanční náhradu vázat s danou aktivitou, ponechte přepínač na hodnotě "Všechny záznamy" nebo "Pouze nevázané".
- Napozicujte se do tabulky s financemi a pomocí klávesy <Ins> vytvořte nový řádek s finanční náhradou.
Proveďte vyúčtování pracovní cesty
- Pomocí plovoucího menu spusťte činnost Návrh vyúčtování.
  Program dle zadaných časových údajů a sazeb stravného vypočítá a do tabulky s financemi zapíše vypočtenou výši stravného.
- Vypočtený údaj prověřte, případně upravte.
- Pokud je to potřeba, doplňte další finanční položky u jednotlivých účastníků.
- Zaškrtněte vlastnost Vyúčtováno.
Proveďte vyplacení pracovní cesty

Proplacení pracovní cesty (stravné, parkovné, ...) se provádí pomocí výdejového pokladního dokladu.
- Vytvořte nový pokladní doklad (výdejový).
- Do pole příjemce zadejte příslušného účastníka CP.
- Pokud je zaškrtnuto pole Jednořádkový, odškrtněte ho.
- Pokladní doklad uložte.
- Spusťte činnost "Načtení úhrad cestovních příkazů". Tím se automaticky vytvoří řádky se správnými částkami, napojené na příslušné cest.příkazy.
- Pokladní doklad vystavte a vyplaťte peníze.