Jak postupovat před plánovanou nepřítomností (dovolenou)

Cíl případu použití

Zvolit zástupce, na kterého budou přesměrovány zásilky přicházející na adresu uživatele, který plánuje nějakou nepřítomnost (v našem případě např. dovolenou) a docílit toho, aby na tyto zásilky bylo bez prodlení odpovězeno.
Zároveň nastavit automatickou odpověď na tyto příchozí zásilky, aby obchodní partneři a/nebo zákazníci byli o vaší nepřítomnosti a zastupování informováni.

Předpoklady ( výchozí situace )

Máte stanovený termín dovolené.
Jste domluveni na tom, kdo vás bude v době dovolené zastupovat.
Pro změnu nastavení zastupování interní elektronické adresy v situaci, kdy u daného uživatele již probíhá dovolená je nutné oprávnění administrátora uživatelů a skupin nebo administrátora mail-systému

Postup práce

U vlastní interní mailové adresy nastavte zastupování

Nastavení smí provádět běžný uživatel pouze u své interní adresy. Pokud je již na dovolené, smí toto natavení provést administrátor uživatelů a skupin nebo administrátor mail-systému.
- Otevřete prohlížeč uživatele, který nastupuje na dovolenou.
- Nad příslušnou interní elektronickou adresou, u které chcete provést zastupování otevřete dialog Výskyt elektronické adresy.
- Přepněte se na kartu Zastupování.
- Klikněte na ikonu v panelu nástrojů.
- Pomocí přepínače zvolte uživatele nebo distribuční seznam.
- V editačním poli vyberte konkrétního uživatele nebo distribuční seznam, který bude po dobu vaší nepřítomnosti přijímat zásilky přicházející na tuto adresu (v případě distr. seznamu budou o zásilce informování všichni uživatelé distr. seznamu).
- Pokud má být toto zastupování aktivní ihned po uložení, zaškrtněne pole Zastupování je aktivní (ve výchozím stavu je tato volba již zaškrtnuta).
- Klikněte na tlačítko Uložit.
Pokud chcete vytvořit zastupování i pro dalšího uživatele nebo distribuční seznam a/nebo zajistit zastupování pro další adresu, postup opakujte.
Vytvořte vlastní odpovědní zásilku

Chcete-li, aby odesílatel zásilky, která vám přijde do Kaskády, dostal automatickou odpověď s informací o vaší nepřítomnosti, postupujte následovně.
- V menu Konfigurace / Uživatelská nastavení klikněte na volbu Změna vlastní odpovědní zásilky
- V dialogu Automatická odpověď nastavte termín od kdy do kdy má být automatická odpověď zapnuta.
- Do textového pole napište text odpovědní zásilky.
- Dialog potvrďte kliknutím na tlačítko OK.

Výsledek a závěrečná kontrola

Přehled o všech interních adresách, u kterých je nastaveno zastupování (a to aktivní i neaktivní), má k dispozici administrátor uživatelů a skupin v "Konfiguraci uživatelů a skupin" na kartě Zastupování. Tam má také právo změnit stav aktivity daného zastupování.
V době nepřítomnosti, kdy není uživatel do Kaskády přihlášen, budou na zásilky, které přijdou danému uživateli do Kaskády "z venku", automaticky vytvořené a okamžitě odeslané odpovědní zásilky.
Ověření správného nastavení zastupování a odpovědní zásilky provedete tak, že ze soukromé adresy mimo Kaskádu pošlete na interní adresu uživatele pokusný mail.

Příbuzná témata:

Pozastavení přístupu uživatele

Správa uživatelů