|
|
Skupina uživatelů |
|
Kontakt |
Druh Distribuční seznam představuje prostředek pro sdílení e-mailových adres více uživateli Kaskády.
Ačkoliv je možno použít Distribuční seznam i pro zasílání zásilek uvnitř organizace, jeho hlavním smyslem je vyřešení několika typických situací, které nastávají mezi uživateli Kaskády a "vnějším světem".
Distribuční seznam v žádném případě není určen k vyjmenování vnějších internetových adres, např. za účelem hromadného zasílání informací zákazníkům apod. K tomu jsou určeny kategorie Kontaktů, které mimo mnoha jiných funkcí, plní i funkci seznamu pro adresování zásilek.
Obvykle bývá definována pouze jedna e-mailová adresa pro distribuční seznam, může jich však být i více.
Pro vnější svět (uživatele mimo firmu, v internetu) je to jedna z adres naší firmy. Obvykle se jedná o univerzální adresy jako info@domena, obchod@domena, dispecink@domena, apod.
Pro lepší identifikaci odesílatele nebo firmy, je možné nastavit masku odesílací adresy a to v:
Členy Distribučního seznamu mohou být pouze interní uživatelé Kaskády. Administrátor uživatelů a skupin je do Distribučního seznamu zařazuje výběrem z množiny existujích uživatelů buďto v prohlížeči tohoto Distribučního seznamu nebo v okně konfigurace Uživatelů a skupin.
Uživatel, který je členem Distribučního seznamu, získává tím automaticky možnost číst Zásilky došlé na adresu tohoto seznamu. V uživatelském rozhraní se to projeví tak, že ve stromě složek ve větvi Komunikace bude mít zobrazené "složky" představující jednotlivé Distribuční seznamy a jejich prostřednictvím zobrazí seznam Zásilek došlých/odeslaných na/z adresy tohoto seznamu.
Zásilka došlá na adresu seznamu (např. dispecink@nasedomena.eu) bude propojena s příslušným seznamem jakožto příjemcem, bez ohledu na to, kolik členů příslušný seznam má.
Členové tohoto seznamu se o došlé zásilce dozví tak, že se jim zobrazí v Inboxu podle následujících pravidel:
Bez ohledu na to, zda dotyčnému členu byla nebo nebyla vložena zásilka do Inboxu, může ji kdykoliv prohlížet ve složce příslušného Distribučního seznamu ve stromě složek.
U řady Distribučních seznamů je žádoucí, aby zásilky přicházely do Inboxu pouze některým členům. Navíc například u adresy dispečinku, informační linky apod. se střídají pracovníci, kteří v danou dobu přijímají zásilky a odpovídají na ně, následně ale službu ukončují a práci přebírá někdo jiný.
Pro řešení této problematiky je v Kaskádě zaveden pojem Delegát Distribučního seznamu.
Mluvit o delegátech má smysl pouze u seznamů, u kterých je nastaveno Příjem zásilek avizovat: Pouze
delegátům.
Delegátem může být člen seznamu buďto trvale nebo dočasně.
Delegátem může být člen Distribučního seznamu prohlášen natrvalo, toto nastavení se provede v prohlížeči Distribučního seznamu u příslušného člena. Smysl má takovéto nastavení např. pro vedoucího oddělení podpory, který chce monitorovat ve svém Inboxu všechny příchozí zásilky na adresu podpory.
Ostatní členové (kteří nejsou určeni jako trvalí delegáti) se mohou stát delegátem během doby, kdy mají
spuštěnou Kaskádu. Při spuštění se uživatelům, kteří jsou zařazeni do takových Distribučních seznamů,
automaticky zobrazí dialog, ve kterém mohou určit, pro které seznamy se chtějí stát právě nyní delegáty. Toto
nastavení má účinnost pouze do ukončení jejich práce s Kaskádou.
I v případě, že uživatel nevyužije tento dialog při spuštění
Kaskády, může později ve stromě složek v plovoucím menu nad uzlem Inbox vyvolat stejný dialog a za delegáta příslušného Distribučního seznamu
se prohlásit. Od okamžiku, kdy tak učiní, budou i do jeho Inboxu (kromě Inboxu případných dalších delegátů)
vkládány zásilky, které právě na adresu příslušného seznamu přicházejí.
Každý uživatel při své práci v Kaskádě může odesílat zásilky. Přitom v rámci každé nové vytvářené zásilky zadává v levém horním rohu v prohlížeči adresu, pod kterou zásilku odesílá. V combu, které umožňuje volbu odesílací adresy, je vždy nabídka adresy (adres) příslušného uživatele a dále adresy těch Distribučních seznamů, v rámci kterých má uživatel povoleno odesílání zásilek.
Některé Distribuční seznamy plní takovou roli, že nemá vůbec smysl jejich adresu používat pro odesílání. V takovém případě nastaví správce u seznamu volbu Odesílání zásilek povoleno : Nikomu. Jsou to např. takové seznamy, které jsou určeny pouze pro distribuci určitého druhu informací některým pracovníkům.
Opakem může být Distribuční seznam, jehož jménem (adresou) mohou odesílat zásilky všichni jeho členové. Typickou situací může být malá firma, která má jednu společnou adresu a pod touto adresou vystupují všichni její pracovníci.
Poslední možností je povolení odesílání zásilek jménem seznamu pouze některým členům. Příkladem může být oddělení podpory, které má adresu podpora@nasedomena.eu. Jeho členy jsou všichni pracovníci oddělení podpory, pouze někteří odborníci jsou však pověřeni odpovídáním na technické problémy a pro ně je tedy nastaveno povolení odesílat zásilky.
Zásilka odeslaná jménem Distribučního seznamu vypadá po všech stránkách tak, že ji opravdu odeslal Distribuční seznam. Pokud vás zajímá, který konkrétní uživatel jménem tohoto Distribučního seznamu vystupoval, stačí vyvolat dialog Vlastnosti (<Alt+Enter>) a podívat se na autora tohoto objektu. Tím je uživatel, který skutečně příslušnou zásilku vytvořil a odeslal.
Distribuční seznam vytváří správce za účelem vyřešení situací popsaných výše. Do Distribučního seznamu potom mohou být zařazováni jednotliví uživatelé, kdykoliv během času mohou být také vyřazováni, přidáváni další apod.
Zánik Distribučního seznamu je možný standardní funkcí mazání v situaci, kdy firma již nechce Distribuční seznam dále využívat. Provádět může pouze uživatel s potřebnými přístupovými právy.
Obecný filtr je společný všem objektům.
Pro tento druh integritní kontrola zatím není definována.
Druh Distribuční seznam je poddruhem Kontaktu.
Druh Distribuční seznam nemá další poddruhy.
|
|
Skupina uživatelů |
|
Kontakt |