|
|
Zrušení uživatele |
|
Správa uživatelů | Jak postupovat před plánovanou nepřítomností (dovolenou) |
|
Po zvážení všech souvisejících okolnosti pozastavit přístup uživatele do Kaskády, což znamená
nepřevádět uživatele na běžnou osobu (uživatel zůstane v podstatě funkčním i nadále),
zamězit příslušné osobě (uživateli) přihlásit se do Kaskády,
zamezit doručování zásilek a avíz adresovaných na distribuční seznamy do Inboxu tohoto uživatele (je nežádoucí, aby se plnil Inbox "umrtveného" uživatele),
ponechat nastavení dosavadních práv a dalších konfigurací uživatele, jemuž pozastavujete přístup,
ručně převést na jiného uživatele objekty, které jsou v pracovním prostoru daného uživatele, neboť nebudou nijak automaticky převedeny (což by se stalo při skutečném zrušení uživatele).
Pro názornost bude postup prezentován na fiktivním příkladu, vstupní hodnoty jsou popsané v následujícím odstavci.
Jste vrcholový administrátor, nebo administrátor uživatelů a skupin.
Rušený uživatel
dosud byl interním uživatelem
neodchází na trvalo (vrátí se třeba za rok ...), nebo chcete na jeho místo dosadit jinou osobu, která ještě uživatelem není apod.
Lze očekávat (a v demonstračním příkladě tomu tak je), že příslušný uživatel
má jednu nebo více firemních e-mailových adres,
je členem distribučního seznamu "Obchod" s adresou obchod@nasefirma.cz a příchozí zásilky na tuto adresu mu chodí do Inboxu,
je členem distribučního seznamu "Ekonomika" s adresou ekonomika@nasefirma.cz, kde avíza nechodí všem členům seznamu a on zde není tzv. trvalým delegátem, t.j. příchozí zásilky na tuto adresu mu do Inboxu nechodí,
je členem skupin uživatelů "Celá firma" a "Obchodníci",
je odpovědným obchodníkem některých kontaktů,
zodpovídá (je vlastníkem) objednávek od zákazníka, je také prodejcem či realizátorem některých z nich.
Položte si následující otázky
odchází či neodchází na trvalo (vrátí se třeba za rok ...), nebo chcete na jeho místo dosadit jinou osobu která ještě uživatelem není apod. ?
potřebujete/nepotřebujete jeho data převést na někoho jiného, což se mnohem snáze provede při zrušení uživatele?
Podle odpovědí na tyto otázky buďto pokračujte dál nebo proveďte Zrušení uživatele.
Chcete-li zamezit neoprávněnému přístupu uživatele do systému, je dobré změnit uživateli heslo.
Otevřete prohlížeč uživatele
Přepněte se na kartu Administrace / Základní vlastnosti
Klikněte na tlačítko Změnit heslo, zobrazí se dialog "Zadání nového hesla:"
Vyplňte nové heslo a zadání zopakujte pro potvrzení správnosti
Dialog potvrďte tlačítkem OK.
Nebylo by dobré, kdyby zásilky přicházející na adresy odcházejícího uživatele zůstávaly v jeho Inboxu, který nikdo nemonitoruje, zůstaly by zde bez odezvy ležet.
Veškerou emailovou komunikaci tedy přesměrujte k jinému uživateli přesunem elektronické adresy.
Otevřete si prohlížeč vlastní organizace (např. přes menu ).
V prohlížeči vyvolejte Dialog Elektronické adresy např. přes menu .
V dialogu ve stromě elektronických adres vyhledejte odcházejícího uživatele a zobrazte jeho adresy (kliknutím na + vedle příslušného uživatele).
Pomocí myši chyťte a přetáhněte jeho adresu uživateli, který má nadále dostávat zásilky přicházející na tuto adresu odcházejícího uživatele a také má mít možnost adresu použít jako adresu odesílatele při tvorbě nových zásilek.
Takto postupujte pro všechny firemní elektronické adresy rušeného uživatele.
Dialog zavřete, stejně tak i prohlížeč organizace.
Nebylo by dobré, aby uživateli, který se nepřihlašuje, chodily do Inboxu avíza na zásilky, které jsou adresovány na adresu distribučního seznamu, jehož je odcházející uživatel členem.
Otevřete si prohlížeč distribučního seznamu "Obchod".
Na první kartě v boxu Příjem zásilek avizovat ověřte způsob avizování zásilek, podle toho se bude odvíjet další postup:
Všem členům seznamu
V pravém spodním panelu se přepněte na kartu Uživatelé mimo seznam.
Ve spodní části prohlížeče vyhledejte v seznamu příslušného uživatele.
Pomocí tlačítka > přesuňte uživatele z levého seznamu členů, do pravého seznamu uživatelů mimo seznam.
Pouze delegátům
V pravém spodním panelu se přepněte na kartu Uživatel.
Ve spodní části prohlížeče vyhledejte v seznamu příslušného uživatele.
Odškrtněte, nebo ověřte, že je odškrtnutý údaj Trvalý delegát.
Zrušte možnost odesílání jménem tohoto distribučního seznamu odškrtnutím zaškrtávacího pole Smí odesílat jménem seznamu.
Prohlížeč distribučního seznamu zavřete.
U distribučního seznamu "Ekonomika" není potřeba nic měnit, protože odcházející uživatel není trvalým delegátem.
Není potřeba nic dělat, neboť zařazení do skupin a rolí nezpůsobuje samo o sobě žádné avizování apod.
Otevřete prohlížeč kontaktu odcházejícího uživatele.
Přepněte se na kartu Souvisí.
Ve stromě druhů se napozicujte na uzel "Kontakt".
V combu pro výběr typu propojení zvolte Obchodník pečuje o kontakt.
Otevřete prohlížeč kontaktu a přepněte se na kartu Další / Další parametry / Parametry zákazníka.
Uveďte prohlížeč do editačního režimu.
Změňte údaj Odpovědný obchodník na uživatele, který má kontakt přebrat.
Změněná data uložte klávesami <Ctrl+S> nebo klepnutím na tlačítko 
Postup opakujte pro všechny kontakty.
Místo pracného ručního přepisování lze využít služby našeho servisního technika, který po domluvě s vámi provede dávkový přepis původního obchodníka na nového.
V modulu Agenda rozbalte strom Dokumenty / Objednávky od zákazníků a zde v podsložkách Nezávazné objednávky od zákazníků a Závazné objednávky od zákazníků proveďte následující:
Na podkartě Obecný filtr (všechny druhy)
zaškrtněte pole Autorizované osoby,
v poli Vlast. už. vyberte z comba odcházejícího uživatele,
Nyní máte nastaven filtr na objednávky od zákazníků, kde je odcházející uživatel zapsán v poli Zodpovídá.
Otevřete prohlížeč jednotlivých objednávek a do pole Zodpovídá zadejte jméno nového zodpovědného obchodníka zakázky.
I v tomto případě můžete využít funkce špendlíku, nebo služeb našeho servisního technika.
Stejný postup opakujte i u ostatních druhů objednávek, tedy výrobních i dodavatelských, podle toho, zda daný druh připadá v úvahu.
Ověřte, že se daný uživatel nepřihlásí svým jménem do Kaskády.
Požádejte uživatele, na kterého byly převedeny emailové adresy a jiné objekty, aby tyto skutečnosti ověřil.
|
|
Zrušení uživatele |
|
Správa uživatelů | Jak postupovat před plánovanou nepřítomností (dovolenou) |
|