|
|
Určení výchozí el. adresy pro hromadné zasílání zásilek členům kategorie kontaktů |
|
Typické případy použití | Účetní evidence majetku |
|
Tato kapitola popisuje pro někoho na první pohled zcela jednoduchou a jasnou záležitost, kterou nemá smysl ani
číst.
Je to ale opravdu tak jednoduché a řídíme se níže uvedenými pravidly?
Rozhodně se vyplatí zastavit se a zamyslet nad tím, jakým způsobem zásilky píšeme, jak na příchozí zásilky reagujeme atd., protože v dnešní době je elektronická komunikace každodenní záležitostí a naší "vizitkou".
Správné používání zásilek má svá pravidla a zvyklosti, stejně jako pošta
klasická.
Každá zásilka by měla splňovat jistá kritéria (nepsaná pravidla), která by měl každý z nás dodržovat.
Než tedy zásilku odešlete, zkuste se podívat, jestli jste nezapomněli na některé z těchto pravidel:
Úplně první záležitostí je vaše zamyšlení a rozhodnutí o tom, co vlastně chcete sdělit.
Nevytvářejte jednu zásilku pro několik vzájemně nezávislých témat.
Pro každé téma vytvořte vždy novou zásilku, v jejímž názvu bude přesně specifikované téma (viz. následující
body). Velmi tím příjemcům usnadníte orientaci a samostatné řešení jednotlivých věcí, což je v konečném
důsledku prospěšné pro Vás.
Při pohledu na název zásilky by měl mít každý okamžitě jasno, co daná zásilka obsahuje, o čem je (viz. Jedna zásilka - jedno téma).
Výběr pole adresáta je velice podceňovaný krok, přičemž může mít zásadní dopad na utajení/zveřejnění e-mailových adres. Je nutné si uvědomit, že špatnou volbou zařazení adresáta(ů) do příslušného pole prozrazujete e-mailové adresy někomu, komu nemáte, což je nežádoucí.
Komu
v poli Komu uveďte ty adresáty, které chcete oslovit. Všichni adresáti v tomto poli uvidí všechny ostatní
uvedené v poli Komu a V kopii (všichni se vzájemně vidí), ale neuvidí adresy uvedené v poli Slepá kopie.
V kopii
v tomto poli uveďte ty adresáty, kterým chcete dát zásilku pouze na vědomí, ale od kterých nečekáte
odpověď. Všichni adresáti v tomto poli uvidí všechny ostatní uvedené v poli Komu a V kopii (všichni se
vzájemně vidí), ale neuvidí adresy uvedené v poli Slepá kopie.
Slepá kopie
všichni adresáti uvedení v tomto poli budou skrytí před ostatními, uvidí pouze ty adresáty, kteří jsou
uvedeni v poli Komu a V kopii. Typické použití je u hromadných sdělení, kdy adresáti o sobě nemají
vzájemně vědět.
Pozvánka na sraz kamarádů
všichni adresáti budou v poli Komu (oslovuji všechny kamarády), do pole V kopii můžete dát např. třídního
učitele.
Obchodní sdělení odběrateli
v poli Komu bude adresa obchodníka (referenta), v poli V kopii bude např. jeho nadřízený, můj kolega,
který by měl o této zásilce vědět, apod., za předpokladu, že nevadí, když o sobě budou jednotliví
adresáti vědět.
Poptávka, výběrové řízení
v poli Komu budu já sám nebo můj nadřízený, pole V kopii bude prázdné a v poli Slepá kopie budou všichni
adresáti.
Obsah zásilky by měl vždy odpovídat tématu dopisu specifikovaném v položce "Věc", obsah by měl být co
nejvýstižnější a co nejstručnější.
Pište strukturovaně, na začátku ty nejpodstatnější věci a teprve pak ty méně podstatné.
Text zásilky by měl být řádně naformátován (zřetelné odstavce, případně odrážky, ...), aby nesplýval v
jednolitou "lavinu slov".
Stejně jako běžný dopis, měla by i zásilka držet jistou úroveň slušnosti a povinných náležitostí (oslovení, podpis, ...) a rovněž je dobré nezapomínat na pravopis. Je dobré si po sobě vždy zásilku přečíst a pravopis i překlepy opravit. K tomu vám může pomoct funkce pro kontrolu pravopisu v prohlížeči zásilky.
Celková velikost všech příloh by neměla být příliš velká (mnoho MB). Zasílání (ale i přijímání zásilek),
které obsahují několik MB příloh, nejsou tím správným řešením. Nejenom, že zatěžují síťový provoz, ale i
databáze, do které se e-maily ukládají, je tímto velice zatěžována.
Pokud však z nějakého důvodu potřebujete odeslat přílohu větší, lze v takovém případě využít např. službu
www.uschovna.cz.
Také nezapomínejte na správné pojmenování příloh (název by měl být bez diakritiky a mezer, krátký, ale
výstižný, apod.).
Nevytvářejte odpověď (Re: XXX) na nějakou starou zásilku, když otevíráte nové téma. Při zobrazení
"komunikační historie" tím vznikají nesmyslné řetězce a pokud navíc ponecháte i původní název, je to naprosto
špatně.
Napište novou zásilku, ve které uveďte stručné téma (viz. předchozí body).
Vyvarujte se vytváření SPAMu (nevyžádané poště), protože pokud pár takových zásilek odešlete, může se stát,
že brzy začnou končit u příjemce v seznamu nevyžádané pošty a pokud pak budete chtít s tímto příjemcem
komunikovat obchodně, nemusí vaši zásilku vůbec číst.
Newsletter (určitý způsob obchodního sdělení) nemusí být spam, pokud jsou dodržena některá pravidla (viz.
internet Newsletter versus
spam).
To byl výčet nejzásadnějších pravidel. Více je možné si přečíst na internetu, kde je na toto téma mnoho článků,
např. na inernetové adrese 7 pravidel pro správné psaní emailů nebo 6 věcí,
na které nezapomínat při psaní e-mailů.
|
|
Určení výchozí el. adresy pro hromadné zasílání zásilek členům kategorie kontaktů |
|
Typické případy použití | Účetní evidence majetku |
|