|
|
Práce s elektronickými adresami | Dialog Elektronické adresy Kontaktu |
|
Tento dialog je určen k sestavení seznamu adresátů určité zásilky.
Jedná se o určení cílových elektronických adres a předpokládá se proto znalost problematiky elektronických adres kontaktu.
Podrobnější kapitoly, které se této problematice věnují, jsou Využití
elektronických adres při tvorbě zásilky a Určení výchozí elektronické
adresy.
Tento dialog lze otevřít z prohlížeče Zásilky, klepnutím na tlačítko Komu nebo V kopii nebo Slepá, případně klávesou <F4> pokud jste napozicovaní v jednom z editačních polí. Ať už bylo použito kterékoliv z použitých tlačítek, je možno pracovat i s ostatními "podseznamy". Tedy pokud například byl dialog otevřen tlačítkem Komu, lze následně určit i adresáty pro kopie.
Něco vám v dialogu chybí? Důvodem může být nastavený filtr. Podrobnější informace najdete níže, v popisu panelu nástrojů ve spodní části seznamu.
Levá část dialogu představuje prostor, v němž vybíráte (zadáváte) adresy, které chcete použít. Lze použít jak adresy registrované v Kaskádě, tak i adresy volně zapsané, které Kaskáda nezná.
V pravé části jsou tři pole, která představují seznam adresátů ve skupinách Komu, Kopie, Slepá.
Ve střední části jsou tlačítka, která umožňují vkládat nebo odebírat do / ze seznamu adresy a to jak jednotlivě, tak formou vícenásobného výběru. To tlačítko, které je zobrazeno tučně, ukazuje na oblast, do které budou vkládány adresy v případě, že použijete poklepání myší nebo klávesu <Enter> na příslušné adrese. Pokud použijete k přesunu adres do cílového pole některé jiné než označené tlačítko, akce se provede a napříště bude toto tlačítko zobrazeno tučně a přesuny adres budou probíhat do tohoto pole.
V dolní části dialogu jsou vpravo tlačítka pro ukončení práce (uzavření dialogu) a také tlačítka pro práci s kontaktem a to jak pro otevření prohlížeče existujícího kontaktu napozicovaného v seznamu kontaktů, tak tlačítka pro vytvoření nového kontaktu (ta jsou v levém dolním rohu).
Toto pole není žádným způsobem spojeno s dalšími výběrovými prvky, které jsou zobrazeny pod ním. Uvádíme to proto, aby nevznikl mylný dojem, že zde můžete vybírat pouze kontakty ze zvolené složky. Ve skutečností zde můžete zadat libovolný kontakt evidovaný v Kaskádě, nebo mailovou adresu, která ani v Kaskádě evidována není.
Neměl by to být nejčastější způsob odesílání, ale přesto někdy chcete odeslat zásilku na adresu, kterou v Kaskádě nemáte registrovanou. V tom případě napište do tohoto pole příslušnou e-mailovou adresu (a stiskněte <Enter>).
Můžete zde způsobem, který běžně v Kaskádě používáte, napsat jméno kontaktu, po napsání několika prvních písmen program doplní kompletní jméno (název) a vy můžete šipkami dolu a nahoru vybírat ze seznamu podobných jmen.
Druhou možností v rámci tohoto pole je výběrové tlačítko na jeho pravém okraji. Tím vyvoláte Vyhledávač a v něm můžete běžným způsobem vyhledat potřebný kontakt.
Máte-li v poli vyhledán příslušný kontakt (nebo napsanou adresu neevidovanou v Kaskádě), stačí stisknout <Enter> nebo tlačítko pro přesun do cílového seznamu.
Pokud je zde adresa, která není evidována v Kaskádě, vloží jí program do cílového seznamu tak jak je.
Pokud je zde vybrán některý kontakt, který má
více elektronických adres
zobrazí program dialog pro výběr adres, kde je možné klávesami <Up> a
<Down> (šipkami nahoru/dolu) pozicovat příslušné elektronické adresy a klávesou
<Enter> je potvrdit, nebo pomocí dvojkliku myší je přímo vybrat a potvrdit.
Pokud k potvrzení použijete klávesy <Ctrl+Enter>, dojde i k zavření dialogu pro
výběr adres.
Ve stromě figurují nejen adresy přímo související s daným kontaktem, ale u organizace i adresy
nepřímo souvisejících kontaktů např. od kontaktu, který figuruje jako externí spolupracovník
organizace, daňový poradce, ale také adresy od organizační jednotky.
pouze jednu elektronickou adresu
vloží do adresního pole příslušnou elektronickou adresu (výchozí
adresa).
Ačkoliv toto pole na první pohled nevypadá jako strom složek, stačí stisknout tlačítko v jeho pravé části a
rozbalí se skutečně plnohodnotný strom složek. Jsou zde větve Databox a
Kontakty, což jsou dva možné typy složek, ve kterých se mohou vyskytovat kontakty.
Složka, kterou zde vyberete, ovlivní seznam kontaktů, který je zobrazen pod tímto polem. Chcete-li tedy
například poslat e-mail všem organizacím, které máte zařazené ve složce "Poslat týdenní aktuality", pak
zvolte tuto složku a v seznamu se Vám zobrazí požadované kontakty. Pokud chcete zobrazit všechny kontakty bez
ohledu na složky, vyberte ve stromě uzel Kontakty / Veškeré kontakty.
Zde je důležité uvědomit si, že pokud zvolíte veškeré kontakty, pak výchozí adresy zobrazené u jednotlivých kontaktů v seznamu budou jejich "základní", které nesouvisí s žádným propojením. Pokud ale zvolíte určitou složku a pokud jste v rámci této složky určili jiné výchozí adresy, budou použity (a zobrazeny v seznamu u jednotlivých jmen) právě tyto speciálně určené výchozí adresy. Jedná se o záležitosti popsané podrobně v kapitole Výchozí elektronické adresy.
Seznam kontaktů, který obsahuje Organizace, Organizační jednotky a Osoby, je zde uveden (možná trochu netradičně) ve stromové struktuře. V základní formě zobrazení jsou však zobrazeny pouze základní řádky - pro každý kontakt jeden. Je zde uveden název a v závorce výchozí adresa, která bude použita, pokud tento kontakt označíte a provedete přenos do cílového pole.
Je zde však celá řad dalších možností.
Pokud klepnutím na znaménko + uzel rozbalíte, zobrazí se další údaje. Jsou to:
Můžete tedy vybrat některou z nestandardních adres uvedených u kontaktů a použít ji pro přesun do cílového seznamu.
Přesouvání položek do cílového seznamu však není jedinou činností, kterou zde můžete provádět. K dispozici je v tomto seznamu plovoucí menu, které umožňuje:
Vidíte tedy, že určení výchozí adresy nemusíte provádět pouze v prohlížeči Kontaktu, ale také zde, v dialogu Adresáti zásilky ve chvíli kdy zjistíte, že toto nastavení potřebujete a chcete ho zachovat do budoucna.
Ve spodní části seznamu je panel nástrojů s tlačítky, která ovlivňují zobrazovaný obsah seznamu.
Čtyři tlačítka nastavují omezení na typ elektronické adresy. Standardně je zde nastavena pouze e-mailová adresa. Je však možno zobrazit i telefonní čísla apod. V současnosti nejsou tyto další možnosti plně využity, přinejmenším faxová čísla však v dohledné době bude možno využít pro alternativní způsob odeslání zásilky formou faxu (viz. Podpora pro faxování).
Volba Včetně prázdných
Umožňuje zobrazit i takové kontakty, u kterých není zadána žádná elektronická adresa. Je-li tato volba
vypnuta a zobrazují se pouze takové kontakty, u kterých existuje elektronická adresa a které lze tedy
použít jako adresáty. Někdy to může být matoucí. Zadáte kontakt, nezadáte mu elektronickou adresu a potom
se divíte proč není v tomto seznamu kontaktu uveden. Zkuste v takovém případě přepnout volbu Včetně prázdných. Program si pamatuje nastavení z minulého použití dialogu.
Filtr
Po stisku tlačítka Filtr se zobrazí standardní filtrovací panel druhu
kontakty, který umožňuje nastavit širokou škálu různých voleb pro filtrování. Je to silný nástroj pro
situace, kdy potřebujete vybírat určitou množinu adresátů.
Ve třech polí se seznamy adresátů v pravé části dialogu je k dispozici plovoucí menu s následujícími funkcemi:
Vymaže z vybraného pole všechny adresy.
Otevře prohlížeč toho Kontaktu, kterému patří vybraná elektronická adresa.
Umožňuje vložit elektronické adresy do napozicovaného seznamu z textového souboru uloženého na disku. V
souboru je třeba zapsat jednotlivé adresy pod sebe do řádků, jinými slovy co řádek to adresa.
Pokud již v seznamu adresátů adresa ze seznamu existuje, vynechá ji (v seznamu bude figurovat pouze pouze
1x). Jde tedy o sjednocení množin.
Umožňuje vložit elektronické adresy ze schránky systému Windows. Do schránky je třeba vložit jednotlivé adresy pod sebe do řádků, tedy stejně jako při vkládání ze souboru. Stejně se program zachová i v případě, že adresa v seznamu již existuje. Jde tedy o sjednocení množin.
Umožňuje z napozicovaného seznamu adresátů odstranit všechny shodné adresy uvedené v textovém souboru uloženém na disku. V souboru je třeba zapsat jednotlivé adresy pod sebe do řádků, jinými slovy co řádek to adresa.
Umožňuje uložit elektronické adresy do textového souboru (pod sebe do řádků).
Umožňuje uložit elektronické adresy do schránky systému Windows (pod sebe do řádků).
Ukončí menu bez jakékoliv akce.
V seznamech adresátů zásilky (v tomto dialogu i přímo v prohlížeči zásilky) je podporován "multiselect" - tedy možnost označit najednou více položek a např. klávesou <Delete> je odstranit ze seznamu.
|
|
Práce s elektronickými adresami | Dialog Elektronické adresy Kontaktu |
|