|
|
Základní pravidla při psaní zásilek |
|
Mail-systém v Kaskádě | Formátování textu v internetových zásilkách |
|
Příloha zásilky je soubor, který je součástí zásilky a příjemce jej může, pokud má k danému typu souboru
nainstalovanou patřičnou aplikaci, zobrazit.
Přílohami mohou být různé soubory (dokumenty, obrázky, hudba, video, apod.) a v případě zásilky odesílané z
Kaskády také objekty uložené v databázi (faktury, dokumenty, apod.).
Tato kapitola popisuje, jak se chovat k přílohám zásilek, jaké jsou dobré mravy při vytváření a odesílání příloh a jak se chovat k přílohám v rámci databáze.
Tato kapitola nepopisuje jak vkládat přílohy do zásilky nebo naopak jak danou přílohu uložit, o tom podrobně pojednává kapitola Karta Zásilka sekce Přílohy Zásilky.
Formát souboru obvykle určuje význam dat (např. JPEG, GIF apod. pro grafické formáty, TXT, DOC apod. pro textové
formáty, ...).
Aby bylo možné zobrazit si plnohodnotně obsah tohoto souboru, je zapotřebí mít k dispozici aplikaci a někdy i
konkrétní verzi dané aplikace, která tento soubor dokáže zobrazit.
Při odesílání příloh počítejte s tím, že příjemce nemusí mít k dispozici stejnou aplikaci pro zobrazení
daného souboru jako máte vy. Proto je důležité ukládat soubory do takových formátů, které jsou co nejvíce
používané a podporované (např. JPEG, GIF, PDF, DOC apod.).
Zároveň pokud daná aplikace umožňuje uložit soubor do stejného formátu, ale rozlišuje (vnitřně) pro jakou
verzi, doporučujeme zvolit vždy možnost pro starší verzi (např. soubor CDR uloženou pro verzi CorelDraw 15
neotevřete ve verzi CorelDraw 12 apod.).
Pokud příjemce z výše uvedených důvodů přílohu neotevře, musí s vámi komunikovat a požadovat čitelnou
přílohu, nebo pokud posíláte nějakou nabídku a příjemce ji neotevře, tak e-mail smaže a dál nic neřeší (a vy
jste tím třeba přišli o obchodního partnera).
Z těchto důvodů doporučujeme posílat přílohy v takových formátech, o který jste si 100% jisti, že je příjemce bez problémů otevře.
S formátem přílohy zásilky, která do Kaskády přišla z vnějšího světa uživatel nemůže nic dělat. Mohou však být k některým typům souborů obezřetnější (viz. následující odstavec).
Většina uživatelů si je vědoma toho, že pokud jim přijde zásilka od neznámého odesílatele, mají být ve střehu a dávat si pozor na otevírání příloh. Pro připomenutí zde uvádíme typy souborů, které byste neměli otevírat, protože se vystavujete nebezpečí virového útoku! Jsou to *.exe, *.vbs, *.com, *.scr, *.pif, *.bat a jiné podobné spustitelné soubory.
Specialitou mezi přílohami může být příloha Winmail.dat, což je jedna ze "specialit poštovních klientů
Microsoftu". Tato příloha za určitých okolností vzniká u klientských aplikací pracujících s produkty
Microsoftu, přitom paradoxně ani např. Microsoft Outlook si s touto přílohou sám o sobě "neví rady".
Tento soubor lze otevřít prostřednictvím volně dostupného programu, který je součástí distribuce Kaskády.
Proto se při otevírání / zobrazení přílohy Kaskáda "podívá" na jméno přílohy a pokud je její jméno
Winmail.dat, uloží kopii souboru do pracovní složky a otevře ho pomocí externího programu wmopener.exe, který
je součástí distribuce Kaskády.
Stejně jako každý jiný název, tak i příloha by měla už z názvu napovídat, co je jejím obsahem.
u příloh, které byly vloženy do zásilky z diskového prostoru
uživatel může ovlivnit název již při vytváření daného souboru, přitom by měl každý dodržovat následující
pravidla:
u příloh, které byly vloženy do zásilky z Kaskády (Kaskádní objekty)
uživatel nemá možnost název ovlivnit, program použije pro název číslo daného objektu.
Při vkládání externího souboru do přílohy zásilky Kaskáda kontroluje jméno tohoto souboru a nedovolí soubor
použít, pokud jméno obsahuje některé problematické speciální znaky (středník apod.). Zamezí se tím hned na
začátku problémům, které by později stejně nastaly.
VAROVÁNÍ (ne z hlediska Kaskády, ale celého IT-světa):
Ačkoliv v prostředí Windows lze soubory pojmenovávat velmi "košatými jmény", je velmi rozumné "držet se při
zemi" :
Ideální a naprosto bezpečné je nepoužívat diakritiku, místo mezer používat tzv. "podtržítka".
Dost bezpečné je (když už používáte mezery), nepoužívat alespoň diakritiku.
Přijatelné je (když už používáte mezery i diakritiku), nepoužívat speciální znaky (tečky, čárky, lomítka ....).
Koledováním o problém je, pokud o jménech vůbec nepřemýšlíte a napíšete tam cokoliv.
S názvem přílohy zásilky, která do Kaskády přišla z vnějšího světa uživatel nemůže nic dělat. Tento název je dán odesílatelem zásilky.
Doporučit maximální celkovou velikost zásilky nelze, protože každá e-mailová klientská aplikace může mít
maximální velikost pro přijatou zásilku nastavenou jinak. Pokud tedy odešlete zásilku, která obsahuje několik
desítek MB dat, není zaručené, že ji příjemce obdrží.
Při přikládání příloh k zásilce je vždy nutné počítat s tím, že výsledná zpráva bude přibližně o třetinu větší,
než jsou všechny přikládané soubory. Není tedy podstatné, jakou velikost má ta nebo ona příloha, ale jakou
velikost má celá zásilka včetně příloh.
Obecně se dá říci, že za maximální bezpečnou velikost e-mailu je považováno 10MB.
Pro redukci objemu databáze Kaskáda umožňuje v odeslaných i přijatých zásilkách "smazat přílohy". Samotná zásilka a text v ní i nadále zůstane
zachována.
Tato funkce může napomoct podstatnému snížení objemu zásilek a následně celého databázového souboru.
Využít tuto funkci lze třeba v situaci, kdy odesíláte zásilku s velkými přílohami (plánky, fotografie, ...),
nadále je pro vás podstatné kdy, kým, komu a s jakým textem byla zásilka odeslána (přijata), ale již vás
nezajímají přílohy. Přitom informace o přílohách (název, velikost) zůstanou u zásilky zachovány, pouze je nepůjde
otevřít.
Samotný pokyn ke smazání příloh může uživatel dát
Kromě mazání příloh má administrátor možnost omezit velikost přijatých i odesílaných zásilek (viz. kapitola Mail-systém / Ochrana proti "zahlcení") a tím částečně předejít zbytečnému zatěžování síťového provozu a databáze.
Přehledný výčet opatření proti zahlcení databáze nepotřebnými zásilkami je uveden v samostatné kapitole Velikost databáze v závislosti na mazání nepotřebných zásilek.
|
|
Základní pravidla při psaní zásilek |
|
Mail-systém v Kaskádě | Formátování textu v internetových zásilkách |
|