|
|
Evidence přijatých upomínek plateb |
|
Provozní scénáře | Evidence provozních záloh zaměstnanců včetně jejich zúčtování |
|
Tento provozní scénář popisuje, jak se chovat k hmotné zásilce (dopisu), když zaměstnanci (obchodníci, účetní, atd.) vytváří dopisy, které neodesílají, třeba ani netisknou a zaměstnanec, který má poštu na starosti (zpravidla sekretářka), ji má při odchodu vyřídit (vytisknout, označit jako odeslanou, ...).
Uživatelé postupně během dne vytváří hmotné zásilky (dopisy).
Samotný tisk dopisu buď předají odpovědné osobě, která má poštu na starosti nebo provedení tisku dopisu ponechají odpovědné osobě.
Odpovědná osoba ke konci pracovní doby prověří seznam odeslané pošty k vyřízení. K tomuto účelu je k dispozici vyhledávací složka .
Pokud nějaký dopis existuje, vytiskne ho (pokud tak neučinili ostatní zaměstnanci), zabalí do obálky, změní stav zásilky na "Na cestě" a odnese ji na poštu. Jednotlivé úkony, které lze s poštou provést, jsou popsané dále.
Pokud uživatel vytvoří dopis, který nechce hned odeslat, stačí změnit stav zásilky na "Čeká na přepravce".
Jde o speciální tisk pro hmotné zásilky, který obsahuje souhrnný přehled doporučených zásilek k odeslání.
Tento tisk je možné vyvolat z prohlížeče vyhledávací složky z panelu nástrojů tlačítkem 
Seznam doporučené pošty v tisku je setříděn podle hmotnosti zásilky a v rámci stejných hmotností podle adresáta. Toto setřídění nelze měnit.
Této funkce lze využít pomocí K-schránky. Pokud jsou v dialogu Obsah K-schránky pouze objekty druhu Zásilka hmotná, zpřístupní se v panelu nástrojů tlačítko Odesláno/Přijato dnes. Kliknutím na toto tlačítko program u všech objektů vložených do K-schránky nastaví stav zásilky na "Na cestě" u odeslané pošty a na "Přijato" u došlé pošty. Dále nastaví pro tento stav aktuální datum a čas.
Ve stromě složek se napozicujte na složku Zásilky odeslané (hmotné), stav "Čeká na přepravce", NEobjednán svoz.
Zkontrolujte, zda máte zapnutý multiselect (v menu ), pokud ne, zapněte ho.
V seznamu objektů označte ty objekty, které chcete nastavit jako doručené (např. pomocí klávesy <Ctrl + A> pro označení všech objektů nebo kliknutím myši na požadovaný objekt s použitím klávesy <Ctrl> označíte pouze konkrétní objekt).
V plovoucím menu nad seznamem objektů spusťte funkci "Vložit do K-schránky".
Otevřete dialog Obsah K-schránky (menu ).
V dialogu v panelu nástrojů klikněte na tlačítko Odesláno dnes.
Zavřete K-schránku.
Stejný postup lze využít i pro označení přijaté pošty.
Samotný tisk dopisu provedete v prohlížeči běžné pošty standardní tiskovou sestavou.
V případě, že chcete tisknout více dopisů s jedním adresátem, můžete využít K-schránky.
POZOR: dávkový tisk dopisů vložených do K-schránky lze uplatnit pouze v případě, že všechny tyto dopisy mají pouze jednoho adresáta (u hromadného dopisu by se adresát v tiskové sestavě nevytiskl). V případě, že chcete tisknout hromadný dopis (dopis, který má více adresátů), využijte funkce pro Tisk hromadného dopisu viz. dále.
Ve stromě složek se napozicujte na složku Zásilky odeslané (hmotné), stav "Čeká na přepravce", NEobjednán svoz.
Zkontrolujte, zda máte zapnutý multiselect (v menu ), pokud ne, zapněte ho.
V seznamu objektů označte ty objekty, které chcete vytisknout (např. pomocí klávesy <Ctrl+A> pro označení všech objektů nebo kliknutím myši na požadovaný objekt s použitím klávesy <Ctrl> označíte pouze konkrétní objekt). Jak již bylo řečeno výše, vyberte pouze poštu, u které je pouze jeden adresát.
V plovoucím menu nad seznamem objektů spusťte funkci .
Otevřete dialog s obsahem K-schránky (menu ).
V dialogu v panelu nástrojů spusťe požadovaný typ tiskové sestavy. Tento typ sestavy bude použitý pro všechny dopisy vložené do K-schránky.
Zavřete K-schránku.
Za hromadný dopis je považována zásilka hmotná s jedním společným textem pro více jak jednoho adresáta. Na každém dopisu (tiskové sestavě) pak program vytiskne pokaždé jiného adresáta ze seznamu, text dopisu však bude vždy stejný.
Tato funkce je přístupná v prohlížeči zásilky hmotné na panelu nástrojů
jako podvolba tlačítka
Tisk dopisů probíhá v pořadí, které odpovídá aktuálnímu setřídění adresátů v prohlížeči hmotné zásilky na kartě Adresáti. Lze si tedy toto pořadí uživatelsky definovat a lépe pak zorganizovat svojí práci při fyzické kompletaci dopisů.
Po spuštění tisku Kaskáda zobrazí dialog pro nastavení parametrů tisku. Po potvrzení tlačítkem OK Kaskáda zobrazí dialog, ve kterém je nutné určit typ tiskové sestavy. K výběru jsou tři možnosti:
Dopis formální - obsahuje adresu adresáta, formální náležitosti (naše číslo, vaše číslo, vyřizuje a dne), název dopisu (věc) a text dopisu.
Dopis zjednodušený - obsahuje adresu adresáta a text dopisu
Dopis jednoduchý - obsahuje pouze text dopisu
Po určení typu sestavy se zobrazí (v případě, že se jedná o hromadnou poštu) poslední dialog, ve kterém uživatel určí, co má s danou tiskovou sestavou dál dělat. Na výběr jsou čtyři možnosti.
Vytisknout - Kaskáda vytiskne pouze jeden dopis, pro adresáta vypsaného v horní části tohoto dialogu, podle nastavených parametrů. Po provedení tisku zobrazí Kaskáda tento dialog znovu s dalším adresátem v pořadí.
Vynechat - Kaskáda vynechá tisk pro daného adresáta a nabídne dalšího v pořadí.
Tisknout vše dál bez dotazu - Kaskáda tento dialog již nezobrazí a provede tisk dopisů pro všechny adresáty.
Netisknout - skončit - Kaskáda ukončí celý proces dávkového tisku.
V případě, že nepoužíváte obálky s adresním okénkem, můžete pro tisk adresy adresáta využít funkce pro tisk
adresních štítků nebo obálek.
Podrobnější popis je uveden v kapitole Tisk adres na obálky a Tisk adresních štítků.
|
|
Evidence přijatých upomínek plateb |
|
Provozní scénáře | Evidence provozních záloh zaměstnanců včetně jejich zúčtování |
|