|
|
Dotazník |
|
Komunikace |
Druh Zásilka hmotná představuje klasické papírové dopisy, balíky apod. přijímané/odesílané nikoliv elektronicky, ale naopak klasickými cestami jako je pošta, zásilkové služby apod.
Ačkoli žijeme v době bouřlivě se rozvíjející elektronické komunikace, stále je mnoho věcí zasíláno klasickými cestami. Proto Kaskáda podporuje i tento druh Objektu, který popisuje uvedené druhy komunikací.
Každý objekt tohoto druhu má základní atribut Typ pošty, který může být buď "Došlá pošta" nebo "Odeslaná pošta".
Obvykle je v rámci Kaskády pouze evidována, objekty tohoto druhu představují knihu došlé pošty. Ten kdo v rámci firmy poštu přijímá, bude namísto klasické papírové knihy došlé pošty zaevidovávat jednotlivé dopisy jako objekty Kaskády, určí v jejich rámci Odesílatele a případně avizuje takovouto poštu pracovníkovi, který se jí má následně věnovat.
Zde je podstatně větší spektrum možností. Stejně jako u došlé pošty je možno provádět pouze evidenci odesílaných dopisů, ale také lze přímo zde (v Kaskádě) dopisy vytvářet a využít mnoho komfortních mechanismů. Jsou zde samozřejmě k dispozici poštovní adresy jednotlivých adresátů, je zde k dispozici editor pro vytvoření samotného obsahu, s výhodou lze použít šablony a především každý takový dopis bude v Kaskádě uchován, propojen s příslušným Kontaktem, případně s dalšími objekty (Procesy, Zakázky,...). Stane se tak součástí informační báze s možností kdykoliv se k těmto datům vrátit. Je zde k dispozici informace o datumu odeslání, k dopisu lze následně připojit informace o zpětné odezvě atd.
Pro odeslanou zásilku (poštu) je k dispozici také mechanismus, který podporuje hromadné odeslání. Díky němu, při zaškrtnutí pole Hromadná v prohlížeči hmotné zásilky, lze
vybrat více kontaktů, kterým je dopis odesílán (v kartě Adresáti hromadného dopisu),
vytisknout příslušný počet dopisů (nebo samotných obálek) adresovaných na jednotlivé adresáty (včetně individuálního oslovení),
vytisknout příslušnou sadu adresních štítků
a odeslání realizovat.
Dopis (hmotná zásilka) přitom bude představován jediným objektem Kaskády, který bude propojen se všemi adresáty a díky tomu bude kdykoli ze strany kteréhokoli adresáta dostupný.
Pro tisk odeslaného dopisu je oslovení důležitým prvkem. Týká se to jak zásilek individuálních tak zásilek hromadných, v případě hromadných je samozřejmě situace složitější. U individuální hmotné zásilky může totiž uživatel napsat oslovení přímo v prohlížeči dopisu, je to konkrétní oslovení týkající se příslušného adresáta a vše je vyřešeno. Na druhou stranu u hromadných zásilek je často potřeba vkládat do dopisu individuální oslovení pro jednotlivé adresáty.
Kaskáda poskytuje podporu pro individuální oslovení jednotlivých kontaktů, zároveň ale nenutí vyplňovat toto oslovení pro každý kontakt pokud se uživatel spokojí s jedním společným oslovením. Při tisku dopisu program použije oslovení podle následujícího algoritmu.
Nejprve zjišťuje zda přímo v konkrétním dopise uživatel vyplnil oslovení, pokud ano bude použito přednostně.
Pokud v dopise oslovení zadáno nebylo, pak program použije oslovení zadané u příslušného kontaktu, pokud je u tohoto kontaktu nějaké oslovení vyplněno.
Pokud nebylo vyplněno oslovení ani v dopise ani u kontaktu použije Kaskáda oslovení zadané v globální konfiguraci.
Doporučujeme v prohlížeči kontaktu, pokud oslovení zadáváte, použít pátý pád například tedy: "Vážený pane Nováku".
Pracovník přijímající hmotnou zásilku (poštu) od doručovatelů provádí její záznam do Kaskády obvykle následovně:
vyhledá příslušný Kontakt,
pokud Kontakt ještě neexistuje, pak jej v Kaskádě vytvoří,
v kartě Souvisí zvolí druh Zásilka hmotná a vytvoří nový související dopis,
v prohlížeči Zásilky hmotné je již předdefinovaný příslušný odesílatel, uživatel pouze doplní do názvu stručnou charakteristiku, případně může podrobnější informace uvést do obsahu,
v poli Souvisí s lze vyplnit objekt, se kterým souvisí, může to být například Zakázka, které se dopis týká nebo jakýkoli jiný Kaskádní objekt,
dopis tím dostává své číslo, je navázán na příslušného odesílatele a seznam těchto dopisů představuje Knihu došlé pošty.
Uživatel, který chce vytvořit hmotnou zásilku (odeslaný dopis), vyhledá Kontakt, kterému píše,
v kartě Souvisí zvolí druh Zásilka hmotná a vyvolá vytvoření nového dopisu,
v prohlížeči Zásilky hmotné je předdefinován Adresát, uživatel vyplní Název a případně Oslovení,
pokud dopis vytvářel podle šablony, může zde být předdefinovaný obsah, v opačném případě do obsahu napíše obsah samotného sdělení,
pokud sám řeší odeslání, může zaškrtnout údaj Odesláno, v opačném případě může ponechat údaj nezaškrtnutý a využít vyhledávací složku , ve které pracovník zodpovídající za odesílání pošty vždy nalezne ty dopisy, které jsou připraveny k odeslání. Tento pracovník má v prohlížeči složky "Pošta k odeslání" k dispozici tisk poštovního podacího archu určeného pro poštu.
Obecný filtr je společný všem objektům.
Pro tento druh integritní kontrola zatím není definována.
Druh Zásilka hmotná je poddruhem Komunikace.
Druh Zásilka hmotná nemá další poddruhy.
|
|
Dotazník |
|
Komunikace |