Evidence přijatých upomínek plateb

Cíl provozního scénáře

Zaevidovat platební upomínku v situaci, kdy naši věřitelé upomínají neuhrazené platby po splatnosti.

Předpoklady ( výchozí situace )

V Kaskádě jsou evidované přijaté faktury, nebo jiné párovatelné doklady s charakterem závazku.
Každý doklad má ve svém platebním kalendáři (karta Párování / Platební kalendář v prohlížeči Dokladu) jeden nebo více záznamů s uvedeným datem splatnosti.
Do firmy přichází dopis s platební upomínkou, případně probíhá telefonický hovor na toto téma.

Postup práce

Záznamenejte upomínku do Kaskády

Komunikace, která proběhla, musí být zaznamenána v Kaskádě. To je nutná podmínka pro jakékoliv další činnosti, týká se to nejenom platebních upomínek, ale všech firemních aktivit.

Pokud
- přišla upomínka v elektronické podobě,
  pak již je záznam proveden, neboť v Kaskádě existuje příslušná zásilka.
- přišel klasický dopis v papírové podobě,
  pak jej zaznamenejte do Kaskády jako došlý dopis běžným způsobem, viz. Zadání nového dopisu.
- proběhl telefonický hovor (nejspíš telefonoval nějaký pracovník dodavatele - věřitele),
  proveďte buďto hned v průběhu hovoru, nebo bezprostředně po něm, do Kaskády záznam o hovoru viz. Prohlížeč druhu Hovor.
Propojte záznamu o komunikaci s platebním kalendářem

Záznam o komunikaci, který byl proveden dle popisu v minulém odstavci, je nutno propojit s příslušnými záznamy v platebním kalendáři, které jsou již po splatnosti.
Použijte v prohlížeči komunikace volbu Objekt / (Zásilka elektronická / Zásilka hmotná / Hovor) / Záznam upomínky plateb. Tato volba je k dispozici ve všech třech prohlížečích.

Při záznamu upomínky můžete zvolit, zda
- jedná se o běžnou upomínku
  Jde o takovou upomínku, v rámci které jste neprovedli žádný slib platby.
- jedná se o upomínku s příslibem platby
  Tuto volbu použijte v případě, že jste věřiteli přislíbili provedení platby, prakticky to připadá v úvahu především u telefonických hovorů.
Ať už jste zvolili jednu nebo druhou volbu, program zaznamená odkaz na tuto komunikaci u těch řádků v platebním kalendáři příslušného aktéra, které jsou po splatnosti.
Poznámka: Pokud chcete záznam provést nikoliv ke všem řádkům po splatnosti, ale pouze k některému z nich, postupujte dle následujícího odstavce.
Záznamenejte komunikaci pouze ke zvolenému řádku v platebním kalendáři

Toto je méně obvyklá činnosti, při které se upomínka netýká všech plateb po splatnosti, ale pouze některé zvolené.
Zaevidování komunikace probíhá i v tomto případě stejně, ale liší se způsob záznamu do Platebního kalendáře. Nelze použít v prohlížeči komunikace volbu Objekt / ..... / Záznam upomínky plateb, ale
- otevřete prohlížeč příslušného kontaktu (věřitele),
- vstupte do karty Platební kalendář,
- napozicujte záznam, ke kterému chcete komunikaci zaznamenat,
- dvojklikem ve sloupci "Up" (počet upomínek) vyvolejte dialog Řádek platebního kalendáře,
- v dialogu klikněte na kartu Historie,
- na této kartě klikněte na tlačítko Záznam příslibu platby,
- v dialogu Záznam o komunikaci zvolte nebo přímo zapište číslo komunikace, kterou jste před tím vytvořili,
- dialog potvrďte kliknutím na tlačítko OK.

Výsledek a závěrečná kontrola

Pohled na zaevidované upomínky

Pohled na zaevidované upomínky je k dispozici v Platebním kalendáři, ať už do něho vstupujeme z prohlížeče Kontaktu, nebo z prohlížeče Dokladu či z prohlížeče Bankovního účtu.

Ty řádky Platebního kalendáře, na které byla uskutečněna nějaká upomínka, případně příslib,

jsou odlišené barevně,
ve sloupci "Up" je uveden počet upomínek, případně ve sloupci "Sl" počet příslibů,
dvojklikem na řádku lze otevřít dialog Řádek platebního kalendáře, kde jsou detailní informace o příslušném řádku včetně historie.

Zde je tedy na první pohled zřejmé co bylo upomínáno a vy se můžete snadno rozhodnout, jak dál postupovat.

Využití informací o upomínkách a příslibech při plnění platebního příkazu

Při plnění obsahu platebního příkazu máte v levé části jako zdrojová data Platební kalendář s možností nastavení různých filtrů. V rámci těchto filtrů lze zaškrtnout volbu Upom. (pouze upomínané) nebo Slib. (pouze přislíbené) a tím takové záznamy snadno zpřístupnit a platbu případně zrealizovat.

Příbuzná témata:

Tvorba a evidence odeslaných upomínek plateb

Provozní scénáře

Evidence, tisk a odeslání hmotné zásilky (běžné pošty)