Platba došlých dobírek z pokladny

Cíl případu použití

Vydat peníze z pokladny, aniž by byla přijatá faktura v Kaskádě kompletně zadaná a vystavená.

Situace

V reálném provozu dochází k situacím, kdy pokladní musí rychle vydat z pokladny hotovost, typicky např. při doručení nějaké dobírky. Nemá přitom časový prostor k vytvoření faktury se vším všudy a tedy také k její následné úhradě, přesto je žádoucí, aby peníze vydala na základě regulerního pokladního dokladu vytvořeného v reálném čase v Kaskádě. Pokladní doklad přitom musí být napojen na příslušnou fakturu.

Předpoklady ( výchozí situace )

Máte hmotnou zodpovědnost za pokladnu, z níž budete vydávat peníze.
Jste pokladní(k) a víte, že se peníze mají skutečně vyplatit (nepotřebuje realizovat "schvalovací proces" nad fakturou).
Nemáte fakturu v rukách (je např. zabalena uvnitř zásilky apod.).

Postup práce

Vytvořte fakturu přijatou
- Běžným způsobem založte novou fakturu přijatou
- V hlavičce dokladu zadejte nejzákladnější údaje
  - aktéra (dodavatele) - pokud vytváříte fakturu z prohlížeče kontaktu, je již předvyplněný,
  - do pole Uhradit zapište celkovou částku platby (částku znáte, protože doručitel tyto peníze od pokladní vyžaduje),
  - v combu Forma úhrady vyberte "Hotově".
- Fakturu přijatou uložte.
Zadání těchto údajů je dostačující k tomu, aby faktura v Kaskádě vznikla, dostala své číslo a bylo s ní možno dále pracovat.
Vytvořte pokladní doklad
- V prohlížeči nově vytvořené faktury přijaté spusťte činnost Objekt / Faktura přijatá "XXX" / Úhrada v hotovosti.
  
  Program v této situaci zobrazí varování, protože přijatá faktura ještě není vystavena. Jde pouze o upozornění.
- Potvrďte, že skutečně chcete provádět hotovostní úhradu.
- Zkontrolujte a případně upřesněte údaje v pokladním dokladu.
- Pokladní doklad uložte.
Zamkněte a vytiskněte pokladní doklad, vydejte hotovost
- Spusťte tisk pokladního dokladu.
- Potvrďte zamknutí pokladního dokladu.
- Nechte si doklad podepsat příjemcem hotovosti.
- Vydejte hotovost z pokladny.

Výsledek a závěrečná kontrola

Je založena hotovostní faktura přijatá.

Fakturu co nejdříve kompletně dozadávejte a vystavte. Obvykle je možné tuto činnost provést bezprostředně po odchodu doručitele dobírky.
Někdy však situace tak jednoduchá není a faktura i pokladní doklad zůstanou nějakou chvíli nevystaveny. Kaskáda v této situaci pomůže tím, že po vystavení přijaté faktury, která byla uhrazena ještě před vystavením, automaticky pošle avízo pokladní s doporučením, aby již příslušný pokladní doklad vystavila.
Je založen a uhrazen pokladní doklad.

Pokladní doklad bude možné vystavit až poté, kdy bude kompletně zadaná příslušná přijatá faktura a ta bude také vystavena.

Příbuzná témata:

Založení nové Pokladny

Pokladna

Vyrovnání pokladního dokladu v cizí měně jinou cizí měnou