|
|
Zástupný symbol |
|
Funkční celky | Dokumenty v Kaskádě |
|
Avizování představuje v Kaskádě jeden ze základních prvků pro organizaci komunikace, času, úkolu, práce, jde o mechanismus pro "přisouvání objektů" jednotlivým uživatelům ať už z iniciativy jiných uživatelů, nebo z iniciativy programu.
Mechanismus avizování je klíčovým prostředkem pro komunikaci uvnitř organizace (používající Kaskádu), je mnohem vhodnější a efektivnější, než zasílání e-mailů mezi pracovníky, neboť
naprostá většina vnitrofiremní komunikace se týká něčeho, co je v Kaskádě uloženo jako datový objekt, např. objednávka, partnerská organizace, smlouva, doklad, určitý produkt, projekt (složka) ....
příjemce avíza dostává "pod ruce" přímo příslušný objekt, kliknutím otevírá jeho prohlížeč a čte si "přilepený" komentář od odesílatele avíza, hned může nad tímto objektem provádět další činnost aniž by ho podle nějakých textových komentářů v e-mailu (což by byla alternativa k avizování) musel teprve vyhledat,
informace o avízech, komentářích i odpovědích uchovává systém v historii daného objektu, takže později se lze k této komunikaci snadno vrátit
Uživatelské rozhraní pro práci s avízy je velmi jednoduché :
pro práci s přijatými avízy má každý uživatel k dispozici Inbox, t.j. speciální složku zobrazující seznam objektů, které mu byly prostřednictvím avíz "přisunuty",
pro vytvoření avíza libovolnému jinému uživateli nebo skupině uživatelů je k dispozici dialog Tvorba avíza, ten je k dispozici v každém prohlížeči i v plovoucím menu nad seznamem objektů ve složkách, kartě Souvisí a pod.
V Inboxu každého uživatele tak průběžně přibývají záznamy, jak e-maily došlé z vnějšího světa, tak vnitrofiremní komunikace, avizované objekty ....
Tato kapitola vysvětluje různé aspekty avizování a odkazuje na související témata.
Avíza slouží k vytvoření "vstupní fronty" toho, čemu by se měl uživatel věnovat, například
došlá zásilka (jak z internetu, tak uvnitř Kaskády od jiného uživatele)
faktura kterou má účetní zaúčtovat (=nastavit vlastnost Zaúčtováno), o což jí žádá formou avíza jiný uživatel
průvodka práce, která přechází do etapy "Řešení" a referentem této etapy je daný uživatel
složka, kterou někdo uživateli poskytuje ke sdílení
dokument, který někdo zmodifikoval a dává to jinému uživateli na vědomí
... a další a další ....
Avízo není samostatný objekt, zpráva ani žádný jiný speciální datový záznam.
Jde o využití standardního mechanismu propojování objektů, kterým je řešeno i mnoho jiných úloh.
V tomto případě je avizovaný objekt propojen s objektem Uživatel (=příjemce) propojením typu "Avízo",
Avizovaný objekt je tedy libovolný datový objekt (zásilka, dokument, produkt, …), který je avízem propojen s uživatelem.
Typ avíza představuje jemnější rozlišení avíz a jeho hlavním smyslem je umožnit různé zpracování avíz podle typu.
Typ avíza je určen v okamžiku jeho vzniku a to buďto pevně (bez možnosti změny) vzhledem ke kontextu, v němž avízo vzniká (např během poskytnutí složky ke sdílení), jindy lze typ avíza do určité míry uživatelsky ovlivnit (především při ručním avizování v dialogu Tvorba avíza).
Existují následující typy avíz :
Informace
Tento typ avíza je velmi univerzální a slouží především pro ruční avizování.
Sdílení složky
Tento typ avíza je určen situaci, když některý uživatel určitou svojí složku poskytuje jinému ke sdílení.
Specifický je vznik takovéhoto avíza a specifické je i jeho zpracování.
Nastavení procesní vlastnosti
Obvyklé použití je v situaci, kdy uživatel provedl s objektem určité činnosti a další krok - nastavení
určité vlastnosti musí provést někdo jiný.
Odezva
Tento typ avíza vytváří program v situaci, kdy některý uživatel realizuje odezvu (stiskl tlačítko) na
avízo, jehož autor při odesílání nastavil požadavek zpětné odezvy.
Seznam avíz, na něž čekám (u kterých jsem vyžadoval nějakou odpověď), lze monitorovat v podkartě "Čekám
odezvu na avízo" v Úkolech.
V zásadě jsou dva možné způsoby vzniku, přitom každý z nich má řadu variant:
jako součást určité funkcionality, například:
Při příjmu zásilky z vnějšího světa (internetu) i při příjmu zásilky vnitřní (od jiného uživatele Kaskády) vytvoří program avízo(a) pro příjemce.
Při přechodu procesu do nové etapy program vytvoří avízo referentovi etapy, do které proces vstupuje (to je m.j. také třeba doklad, který je vystaven a tedy vstupuje do etapy "Aktivní existence").
Při přijetí/odmítnutí avíza některým uživatelem vytvoří program (pokud u konkrétního avíza jeho autor požadoval zpětnou odezvu) automaticky avízo "Odezva", kterým autorovi původního avíza signalizuje stav zpracování (reakci příjemce).
(ručně), například:
Prostřednictvím dialogu Tvorba avíza z libovolného prohlížeče objektu.
Prostřednictvím dialogu Tvorba avíza v situaci, kdy v boxu Vlastnosti uživatel vyvolá funkci "Žádost o změnu hodnoty" - program podle kontextu předvyplní dialog Tvorba avíza a poskytne jej uživateli k dokončení odeslání avíza.
Základním prostorem pro práci s avizovanými objekty je Inbox.
Inbox je pouze vizuální prvek (seznam), který zobrazuje přihlášenému uživateli seznam objektů, jež mu jsou avizovány (tedy propojeny s tímto uživatelem propojením typu Avízo). Inbox není žádným dalším speciálním datovým objektem.
Inbox je k dispozici především v modulu Agenda, zde se předpokládá univerzální využití, práce s libovolnými druhy objektů. Můžete však omezit zobrazení pouze na určitý druh, využívat běžné mechanismy filtrování apod.
I v ostatních modulech je často Inbox k dispozici, je to proto, aby byl vždy po ruce.
Inbox není jediným místem, kde lze avizované objekty vidět, neboť propojení objektů (a avízo je propojením) se v uživatelském rozhraní projevuje v mnoha místech, především v kartě Souvisí.
Jsou přinejmenším dvě další místa, i když nejsou primárně určena pro práci v avízy:
Prohlížeč objektu Uživatel
Pokud otevřete prohlížeč uživatele, který v danou chvíli má nezpracovaná (=existující) avíza, pak v
kartě Souvisí jsou uvedeny tytéž avizované objekty jako v jeho Inboxu. U každého takového objektu je
vidět typ propojení "Je upozorněn na"
Prohlížeč objektu, který je někomu avizován
Pokud otevřete prohlížeč objektu, který je v danou chvíli někomu avizován, pak v kartě Souvisí jsou
uvedeni uživatelé, kterým je avizován. Je zde vidět typ propojení "Je předmětem upozornění pro"
V každém modulu je k dispozici jednoduchý ovládací prvek, který poskytuje informaci o počtu avíz, která má v inboxu přihlášený uživatel. Prostřednictvím tohoto prvku lze také do Inboxu vstoupit - bližší popis je v samostatné kapitole.
Správce avíz Kaskády je externí program (KaskNotify.exe, který je součástí instalace Kaskády). Pokud je tento program aktivní, dostane uživatele (bez ohledu na to, zda je nebo není spuštěna Kaskáda) informaci o tom, že do jeho Inboxu přišel nějaký objekt. Více je této problematice věnovaná kapitola Správce avíz Kaskády.
Avizovaný objekt je objekt jako každý jiný, pouze je díky avízu (propojení) zobrazen ve vašem Inboxu. Lze s ním tedy provádět veškeré činnosti, které jsou k dispozici pro daný druh, máte-li k nim oprávnění,....
Za zpracování avizovaného objektu je považována vaše činnost, která nevede nutně k vyřešení avizované věci, ale k jejímu správnému zařazení do pracovního prostoru.
Obvyklý postup práce je následující:
Zorientujete se v situaci - kdo (který uživatel), co (který objekt) vám avizuje a proč (typ avíza, poznámka,...),
Zařadíte si objekt (pokud věc nelze vyřídit ihned) do svého pracovního prostoru, obvykle
Nakonec v kartě K avízu stisknutím tlačítka provedete odezvu (kladnou nebo zápornou) a tím obvykle také avízo odstraníte (viz.dále), neboť objekt již je ve vašem pracovním prostoru na správném místě.
Je velmi nežádoucí ponechávat v Inboxu příliš velké množství avíz. Pokud uživatelé nemají sami dostatek kázně, může vrcholový administrátor nastavit v globální konfiguraci limit a dodržování rozumných mezí tím vynutit.
Odezvou rozumíme pozitivní nebo negativní vyjádření uživatele k došlému avízu. V závislosti na typu avíza jde o různě formulovanou odpověď ( Nastavit / Nenastavovat, Schválit / Odmítnout, Převzít / Vrátit,...).
Odezvu provedete v kartě K avízu stisknutím tlačítka s příslušnou volbou. Tato karta je k dispozici v prohlížeči objektu, který jste otevřeli z Inboxu. Přitom se otevře dialog Připomínka, do kterého lze zapsat text s reakcí na dané avízo.
Pokud autor avíza požadoval zpětnou odezvu, pak program v okamžiku realizace vaší odezvy (stisk tlačítka) vytvoří automaticky avízo "Odezva", kterým autorovi původního avíza signalizuje stav zpracování (vaší reakci).
V některých situacích je nutno odezvu zrealizovat, jinak program nepovolí avízo odstranit (viz.dále).
Pokud máte v konfiguraci svých preferencí nastavenu příslušnou volbu, pak dojde zároveň s realizací odezvy (stiskem tlačítka) k automatickému odstranění avíza (viz.dále).
Záleží přitom na nastavení vaší preference v menu , v dialogu ve větvi , položka Po přijetí / odmítnutí avizovaného objektu avízo : Odstranit/Ponechat.
Pokud máte nastavenou volbu Odstranit, pak v okamžiku kdy provedete jednu nebo druhou volbu, dojde k odstranění avíza z Inboxu. Pokud v tomto případě např. chcete ještě propojit avizovaný objekt (jehož prohlížeč máte právě otevřený) s jiným objektem (nebo provést jinou činnost), udělejte to hned, dříve než prohlížeč zavřete. Po jeho zavření totiž neuvidíte příslušný objekt v Inboxu a budete jej muset vyhledat jinde.
Z výše uvedeného plyne doporučení :
Pokud máte nastaveno Odstranit (autoři Kaskády se domnívají, že to je rozumné nastavení), pak pro avizovaný objekt:
Zánik (odstranění, smazání) avíza znamená odstranění propojení - konkrétně jde o propojení avizovaného objektu s uživatelem, jemuž bylo avízo určeno. Vizuálně se to projeví tak, že objekt nadále nebude zobrazen ani v Inboxu, ani v kartě Souvisí u avizovaného objektu, ani v prohlížeči samotného uživatele.
Zánik avíza v žádném případě neznamená odstranění objektu, který byl avizován. Objekt dál existuje v databázi, pouze již není zobrazen v InBoxu....
Účelem je udržování obsahu InBoxu v rozumném (nepřeplněném) stavu, kdy Inbox plní skutečně roli přehledné vstupní schránky, v níž monitorujete nově příchozí věci.
Existují tři typické možnosti odstranění avíza:
automatické odstranění v okamžiku realizace odezvy (pokud to máte požadováno v nastavení vlastních preferencí)
odstranění stiskem klávesy <Delete> v Inboxu nebo jinými ovládacími prvky, které provádí odstranění propojení, pokud to je v daném okamžiku přípustné a program to povolí,
přesunem objektu z Inboxu do nějaké složky, pokud to je v daném okamžiku přípustné a program to povolí.
Pokud se před mazáním objeví dialog Odstranění objektu/propojení, tak obsahuje zaškrtávací pole Ignorovat případné chyby, smazat co půjde, kterým se dá přednastavit, zda při chybě zastavit nebo pokračovat.
Pokud se dialog Odstranění objektu/propojení
nezobrazí, například proto, že se použije pro mazání klávesová zkratka <alt+del> místo <del> nebo
pokud v dialogu nebylo zaškrtnuto přeskakování chyb a dojde k chybě při mazání propojení (jakéhokoliv),
tak program zobrazí dotaz, zda chybu zobrazit a skončit, nebo chybu ignorovat nyní i pro zbytek mazacího
cyklu.
Pokud uživatel zvolí ignorování chyb, mazání dojede do konce bez upozornění na chyby a zároveň odstraní
všechna propojení, která smazat půjdou.
|
|
Zástupný symbol |
|
Funkční celky | Dokumenty v Kaskádě |
|