|
|
Manipulace s doklady | Účel dodávky |
|
Vystavení dokladu je jedním z důležitých kroků v životním cyklu Dokladu. Doklad se okamžikem vystavení (např. použitím klávesové zkratky <Ctrl+Shift+V> v prohlížeči dokladu nebo v seznamem dokladů) stává platným a dále je silně omezena možnost jeho editace. Pro řadu druhů dokladů se v tom okamžiku provádí zápis do operativních evidencí (sklady, pokladny,...).
Odvystavením se rozumí navrácení dokladu do stavu před vystavením. Provedou se tedy "zpětné kroky", jak vyplývá z následujícího textu.
Tato kapitola vyjmenovává kontroly a činnosti, které program při vystavení (odvystavení) provádí. Znalost těchto "technických detailů" vám může pomoci v situaci, kdy doklad nelze vystavit nebo se vám zdá, že při vystavení neprobíhá vše korektně.
Následující text je rozdělen do dvou částí, jedna pro vystavení a druhá pro odvystavení, neboť se vzájemně liší.
Část funkcionality je společná, tou popis začíná.
Pokud objekt neexistuje, činnost je přerušena. Může to nastat například v situaci, kdy máte v programu zobrazen seznam objektů, jiný uživatel odstranil určitý objekt, který je ve vašem seznamu a vy spustíte funkci pro "vystavení dokladu" dřív než dojde k občerstvení seznamu.
Pokud nemáte právo k vystavení (odvystavení), činnost bude přerušena.
Pokud má daný aktér v prohlížeči kontaktu v kartě Další / Další parametry zaškrtnutý údaj Prodej zakázán (problematický zákazník), je zcela znemožněno vystavení vydaného dodacího listu, vydané faktury nebo přijatého zálohového listu (vydaná záloha) na tohoto aktéra.
Pokud zásobník (Pokladna, Banka, Sklad) je pro datum uskutečnění účetního případu dokladu již uzavřen, činnost bude přerušena.
Pokud spadá datum uskutečnění účetního případu do uzavřeného
dílčího období, bude činnost přerušena.
Pokud období DPH, které je zadáno v hlavičce daňového dokladu je uzavřeno, činnost bude přerušena.
Více v kapitole Datumy a období.
Jde o technickou kontrolu, za běžného stavu by zde nikdy neměl nastat problém. Program kontroluje, zda předkontace, na které se odkazují jednotlivé řádky dokladu, skutečně existují. V případě problému se zobrazí dialog informující o případném problému s možností přerušení či dokončení činnosti vystavení dokladu (např. nesouhlasí-li součet částek řádků s nárokem na odpočet daně s povinností přiznat DPH).
Pokud je v konfiguraci účetnictví zaškrtnuto Inventarizovatelné účty povinně párovat, pak program provede kontrolu účtování u párovací položky. Ta na jedné straně (MD nebo Dal) musí mít stejný účet, na jaký účtoval odkazovaný párovatelný doklad.
Pokud má aktér v prohlížeči kontaktu na kartě Další / Další parametry vyplněné datum zániku nebo úmrtí a toto datum je menší než datum vystavení, činnost bude přerušena.
Zde jsou uvedeny činnosti, které probíhají při vystavení dokladu.
V závislosti na nastavení uživatelských preferencí a stavu dokladu tyto činnosti proběhnou "v tichosti", tzn. že
se uživateli nezobrazí žádné varování či chybové hlášení, které by vystavení dokladu bránilo.
V uživatelských preferencích lze ovlivnit, zda program má/nemá před samotným vystavením dokladu žádat uživatele o jeho potvrzení. V případě, že uživatel na toto potvrzení odpoví záporně, činnost vystavení bude přerušena.
Pokud doklad
ovlivňuje agendu DPH,
a zároveň jde o přijatá plnění (např. přijaté faktury od plátců DPH), nebo je v konfiguraci účetnictví na kartě DPH / Období DPH, cesta pro ověřování DIČ vynuceno ověřování DIČ při vystavení nejen přijatých, ale i uskutečněných plnění,
nebo místo plnění je EU,
pak program provádí kontrolu platnosti DIČ.
Tato kontrola probíhá nejprve při prvotním uložení dokladu a v případě, že do vystavení dokladu platnost DIČ
vypršela, provede se kontrola i při vystavení.
je DIČ v databázi Kaskády u daného kontaktu považováno za platné a pokud NENÍ, oznámí uživateli, že DIČ aktéra již není platné, ukončí činnost vystavení a doklad nevystaví.
byla v posledních X měsících (počet měsíců je uveden v konfiguraci účetnictví na kartě DPH / Období DPH, cesta pro ověřování DIČ) provedena kontrola platnosti DIČ a pokud
ANO - DIČ je v databázi Kaskády u daného kontaktu považováno za platné a program pokračuje v činnosti vystavení.
NE - program zobrazí dialog, ve kterém jsou k dispozici následující činnosti:
Ověřit DIČ nyní - program provede ověření platnosti DIČ na webové stránce, a poté provede kontrolu platnosti DIČ znovu.
Návrat - nevystavovat - program přeruší činnost vystavení dokladu.
Pokračovat bez ověřování - program akceptuje rozhodnutí uživatele o platnosti DIČ a bude dál pokračovat v činnosti vystavení dokladu.
Vzhledem k tomu, že z vydaných faktur do EU, jejichž odběratelem je plátce DPH, se neodvádí na FÚ žádné DPH, je tato kontrola stejně důležitá, jako je kontrola správnosti DIČ u přijatých faktur, kde se nárokuje odpočet DPH. Odečíst si DPH či neuvádět DPH na vydané faktuře lze jen v situaci, kdy odběratel i dodavatel jsou plátci DPH. Za správnost v obou případech ručí plátce DPH, který plnění uskutečňuje, či nárokuje odpočet daně.
S výjimkou Zálohového listu je požadováno, aby vystavovaný doklad měl alespoň jeden řádek. Jinak doklad nemá smysl a činnost bude přerušena.
Program provede součet všech částek v řádcích a zapíše údaje do hlavičky. Přestože při práci s jednotlivými řádky hlavičkové údaje program průběžně aktualizuje, pro jistotu je tento přepočet proveden i v okamžiku vystavení.
Datum vystavení je závislé na ručním zadání uživatele (u přijatých dokladů) a konfiguraci účetnictví. Více v kapitole Datumy a období / Datum vystavení.
Pokud v hlavičce skladového dokladu není zaškrtnuta volba Povolit mínus stav, pak program prověří závěrečný zůstatek na Skladě (zvoleném nebo v součtu na všech v závislosti na nastavení globální konfigurace Záporný zůstatek při výdeji kontrolovat "striktně") a pokud se dostane pod 0, vystavení dokladu bude přerušeno.
Pokud se jedná o zásobníkový doklad, pak v tomto okamžiku proběhne zápis na skladové karty.
Pro vydanou fakturu provádí program zaokrouhlení prostřednictvím zaokrouhlovacího řádku. Celá funkčnost je popsána v samostatné kapitole Automatické (nebo poloautomatické) zaokrouhlování v dokladech.
K vytvoření čísla dokladu během vystavování dochází v těch situacích, kdy příslušný druh má v konfiguraci nastaven požadavek vytvořit číslo při vystavení. V takovém případě byl dosud v hlavičce dokladu uveden pouze kód číselné řady a program nyní přiděluje nejbližší volné pořadové číslo a sestavuje tak číslo dokladu.
Variabilní symbol v tomto okamžiku program vytváří v situaci, kdy doklad je vydaná faktura nebo vydaný zálohový list a přitom variabilní symbol dosud v hlavičce není vyplněn a zároveň číslo dokladu vyplněno je. Program podle algoritmu popsaného v kapitole Variabilní symbol stanoví jeho hodnotu a zapíše ji do hlavičky.
Pokud se jedná o párovatelný doklad, zapíše program výchozí částku v národní i operativní měně do hlavičky.
Pokud vystavovaný doklad obsahuje párovací položky
(položky, které se odkazují na jiné párovatelné doklady)
pak program zpracuje každou takovou položku a provede modifikaci zůstatku v párovatelném dokladu, na který se
položka odkazuje.
Pokud některá z těchto párovacích položek míří na již vyrovnaný doklad, program ohlásí výjimku s textem
"Tento doklad nelze vystavit, protože jedna z jeho položek se odkazuje na již vyrovnaný doklad.". V takové
situaci je potřeba doklad, na který míří párovací položka, označit jako nevyrovnaný a celý proces vystavení
dokladu opakovat.
V případě, kdy tato kontrola zjistí problém, zobrazí program dialog s textem problému a se třemi možnostmi jak dále pokračovat:
Jde o automatické spuštění činnosti, která je jinak dostupná v menu činností.
Předpokládáme, že mohlo dojít k nějakému omylu a doklad bude ještě nějak upraven.
I přesto, že kontrola hlásí chybu, uživatel je přesvědčen, že je to tak v pořádku.
Pokud uživatel zvolí tuto možnost, je jeho odpověď zaznamenána do historie příslušného dokladu.
Program u všech produktových řádků kontroluje vyplnění hmotnosti
základní měrné jednotky a pokud vyplněna není, pak ji program automaticky do řádku doplní z dat od
produktu (pokud u něj existuje - viz. kapitola helpu Hmotnost - jak se v
Kaskádě eviduje a jak se využívá).
Pozor, za vyplněnou hmotnost je považována i hodnota 0. Tzn. že program bude kontrolovat pouze takové
produktové řádky, u kterých není zadáno nic (technicky null, uživatelsky prázdné nevyplněné pole).
Tento krok provede program pouze v případě, že je v uživatelských preferencích zapnuta volba Při vystavení faktury vydané kontrolovat základnu pro
dat.splatnosti.
Program při vystavení faktury vydané zobrazí
varování, pokud je základna pro výpočet datumu
splatnosti více nežli 3 dny v minulosti od aktuálního datumu.
Tento krok provede program pouze v případě, že v uživatelských preferencích je nastaven požadavek "Při vystavení
vyd. fak. kontrolovat limit 100 tis. Kč u řádků přen. daň. pov.".
Program provede posouzení částky, která je v dokladu evidována na předkontaci DPH, která má použitý druh DPH
používaný k evidenci prodejů v režimu přenesení daňové
povinnosti.
Nejde tak o posouzení řádků jako takových. Kontroluje se zde zda částka, která je právě v tomto okamžiku
fakturována v režimu přenesení daňové povinnosti, dosáhla limitu 100 000Kč.
Tento krok provede program pouze v případě, že v uživatelských preferencích je nastaven požadavek Při vystavení faktury kontrolovat data DL - nabídnout
opravu.
Program nabídne, pokud je datum uskutečnění zdanitelného plnění dané faktury jiné než nejvyšší datum dodacího
listu, který v této faktuře figuruje, že tento datum uskutečněného zdanitelného plnění opraví podle
nejvyššího data dodacího listu.
Tuto kontrolu program provede v případě, že máte v uživatelských preferencích zapnutou volbu V prohlížečích DL/OBJ nutit k určení výchozího skladu.
Následující činnosti probíhají v rámci vystavení dokladu za předpokladu, že předchozí činnosti proběhly bez
problémů.
Tyto činnosti jsou závislé na nastavení v globální konfiguraci a uživatelských preferencích a pro jejich vykonání
zpravidla vyžadují prostřednictvím dialogu potvrzení uživatele.
Při vystavování faktury vydané program prověří existenci nevyrovnaných zálohových listů a pokud existují, pak
zobrazí dialog s možností jejich vypořádání.
Více viz. Vyúčtování zálohových listů vydaných
Odeslání hlášení EET se provede pouze v případě, že
je funkčnost elektronické evidence tržeb zapnuta a
program po vyhodnocení aktuálního stavu a situace nazná, že je hlášení potřeba odeslat.
V případě že se hlášení nepodaří odeslat do 10 min. (např. z důvodu výpadku internetu apod.), je o tomto stavu uživatel informován prostřednictvím varovného panelu a je pouze na uživateli, zda a kdy hlášení odešle ručně (viz. karta EET - právy).
Tento krok provede program pouze v případě, že v uživatelských preferencích je nastaven požadavek při vystavení dokladu automaticky zaúčtovat. Pokud dojde k chybě při zaúčtování bude odvolána operace jako jeden celek, nedojde tedy ani k vystavení ani k zaúčtování. Pokud zaúčtování proběhne bezproblémově, bude po ukončení činnosti doklad vystaven i zaúčtován.
Obě činnosti jsou podmíněny nastavením v Uživatelských preferencích společných pro Kaskádu:
Proces nabízení tisků a odesílání je ovlivněn také nastavením, které rozhoduje o tom, zda zákazníkovi posílat e-mail nebo papírový dopis. Ovlivněno je to údajem Šablona k odes.faktury, který je k dispozici v prohlížeči kontaktu na kartě Další / Další parametry v dolním panelu, box "Parametry zákazníka", ale také nastavením v globální konfiguraci.
Pokud jsou obě výše uvedené preference zapnuté, pak
Jako první bude zobrazen dotaz, zda se má/nemá odeslat elektronická zásilka (e-mail) nebo hmotná zásilka (pošta). V tomto dialogu je přesně vidět, jaký druh komunikace je vyžadován (v závislosti na nastavení u aktéra, viz. výše), což usnadní další rozhodování.
Následně je zobrazeno tiskové okno (je-li požadováno), ve kterém se uživatel může rozhodnout, zda tisk provede nebo ne.
Pozn: V případě, že je uživatelem potvrzeno odeslání hmotné zásilky, nabídne se tisk i v případě, že je v preferencích požadavek tisku vypnutý.
Až na konci celého procesu spojeného s vystavením dokladu je nabídnuto vytvoření dané komunikace (pokud uživatel její tvorbu v prvním dotazu potvrdil).
Přestože se může někomu zdát pořadí dotazů a následné provedení požadovaných činností poněkud "na přeskáčku", má toto chování své opodstatnění. Je tomu tak z technických důvodů, aby bylo možné mít proces vystavení pod kontrolou až do konce, vč. případného odeslání.
Pokud v rámci činnosti "vystavení dokladu" odeslání ani tisk neproběhne (např. proto, že jsou preference vypnuté), může uživatel kdykoliv obě činnosti spustit v prohlížeči dokladu ručně.
Je-li vystavovaným dokladem Faktura nebo Zálohový list, forma úhrady je "Hotově" a zůstatek dokladu je nenulový, pak program nabídne možnost vytvořit hned pokladní doklad. Zvolíte-li tlačítko Ano, pak zobrazí prohlížeč jednořádkového Pokladního dokladu s předvyplněnými údaji.
V případě odvystavení bude přerušena činnost v případě, že se na doklad odkazují párovací položky z jiných - již vystavených - dokladů (typicky v situaci, kdybyste chtěli odvystavit fakturu, která již byla alespoň částečně uhrazena peněžním dokladem a tento peněžní doklad je již vystaven). Pokud chcete doklad skutečně odvystavit, musíte nejprve odvystavit ty doklady, které ho vyrovnávají.
Automatické odúčtování
Tento krok provede program pouze v případě, že v konfiguraci účetnictví je
nastaven požadavek Při vystavení dokladu automaticky účtovat. Pokud dojde k chybě při
odúčtování bude odvolána operace jako jeden celek, nedojde tedy ani k odvystavení ani k odúčtování. Pokud
odúčtování proběhne bezproblémově, bude po ukončení činnosti doklad odvystaven i odúčtován.
Zápis do zásobníků (sklad, pokladna, bankovní účet)
Pokud se jedná o zásobníkový doklad, pak v tomto okamžiku dojde k
odpočtení hodnot ze skladových karet.
Vyřešení párovacích položek
Pokud vystavovaný doklad obsahuje párovací položky
(položky, které se odkazují na jiné párovatelné doklady), pak program zpracuje každou takovou položku a
provede odpočítání částky od zůstatku v párovatelném
dokladu, na který se položka odkazuje.
Vynulování zůstatku u párovatelného dokladu
Pokud se jedná o párovatelný doklad, vynuluje program
datum splatnosti a výchozí částky v hlavičce dokladu.
Vystavení zásobníkových dokladů mohou provádět pouze uživatelé, kteří mají právo editace k příslušnému konkrétnímu zásobníku (Skladu, Pokladně, Bance).
Odvystavení dokladů může provádět pouze uživatel, který má v kartě Administrace uživatele v podkartě Další práva / Odvystavování nastavena práva k této činnosti.
|
|
Manipulace s doklady | Účel dodávky |
|