Expirační časy u propojení zásilky a kontaktu

Expiračním časem rozumíme časový úsek od vzniku propojení mezi zásilkou a určitým kontaktem do konce platnosti tohoto propojení. Toto nastavení je velmi důležité pro vyhodnocování situace při pokusu o odstranění zásilky z databáze.

Výchozí hodnotu můžete nastavit u každého kontaktu v kartě Další .../ Další parametry / Standardní platnost mailů. Tuto hodnotu použije Kaskáda při vytvoření zásilky. Nic nebrání tomu, abyste následně u konkrétních zásilek ke konkrétním kontaktům tuto expirační dobu změnili tak, jak je v konkrétní situaci potřeba.

Nastavení expiračního času nijak nebrání "ručnímu" odstranění zásilky z databáze uživatelem, pokud k tomu má dostatečná práva a nebrání k tomu jiné okolnosti.

Expirační čas u doručenek

U doručenek, resp. u zásilek, kdy jde o příjem či odeslání potvrzení o přečtení, SMS echo a e-mail v nepřítomnosti, se použije expirační čas 14 dní, protože tyto zásilky nemá smysl v databázi déle udržovat. V ostatních případech se expirační čas přebírá od daného kontaktu.
U doručenek se nevytváří propojení na okolní objekty podle původní zásilky, aby nebylo blokováno jejich mazání po uplynutí expirační doby.

Individuální změna expiračních časů u konkrétní zásilky

Pro existující zásilku můžete upravit expirační časy dvěma způsoby.

V kartě Souvisí

V kartě Souvisí jsou uvedena propojení na odesilatele a příjemce zásilky. Pro kterékoliv z těchto propojení můžete otevřít dialog Informace o propojení a v něm změnit údaj Konec platnosti.
V kartě Možnosti

V boxu Platnost zásilky v kartě Možnosti lze nastavit platnost toho propojení, které zde Kaskáda zobrazuje.
Program provádí určitou predikci a zobrazuje takové propojení, u něhož je nejpravděpodobnější, že chcete změnit jeho platnost, preferuje propojení na toho uživatele, který je právě přihlášen, atd.

Dávková změna výchozích expiračních časů u kontaktu

Nad jakoukoliv složkou kontaktů ve stromě složek lze pomocí plovoucího menu volbou Nastavit std. platnost e-mailů zavolat dialog Platnost zásilek. V tomto dialogu můžete zadat novou standardní platnost zásilek pro všechny kontakty v příslušné složce. Zaškrtnutím zaškrtávacího pole "Pouze zvyšovat (jinak vynechat)" ve spodní části dialogu, zajistíte, že nové nastavení platnosti zásilek se uplatní pouze u těch kontaktů, u kterých je dosavadní platnost zásilky menší. U těch kontaktů, které mají platnost zásilky vyšší, zůstane jejich platnost zásilky zachovaná. Pokud toto zaškrtávací pole necháte odškrtnutné, nové nastavení platnosti se uplatní u všech kontaktů dané složky.

Informace o expiraci je zobrazena v prohlížeči každé zásilky, v kartě s hlavičkovými údaji zásilky.

Praktická doporučení

Záleží samozřejmě na vás, jako uživatelích Kaskády, jak provedete nastavení výchozích expiračních časů u jednotlivých kontaktů. Pokud chcete, můžete se řídit následujícími doporučeními.

Převážná většina kontaktů (běžné nastavení) - 1 rok
Uživatelé Kaskády - 3 měsíce
Vaše vlastní distribuční seznamy - individuálně podle účelu těchto seznamů
Kontakty, od kterých dostáváte elektronickou poštou důležité dlouhodobě potřebné informace, které chcete uchovávat mnoho let - neomezeno, nebo větší počet let podle potřeby
Instituce a úřady - 3 roky
Důležití odběratelé a dodavatelé - 3 roky

Příbuzná témata:

Zánik (odstranění) zásilky

Zásilka elektronická