|
|
Zásilka elektronická | Expirační časy u propojení zásilky a kontaktu |
|
Pro účely této kapitoly budeme používat pojem schránka a míníme tím složku přijatých nebo odeslaných zásilek.
Odstranění zásilky je v Kaskádě řízeno řadou pravidel, jejichž správné pochopení je velmi nutné.
Je to proto, že zásilka v Kaskádě
může být (a často skutečně je) sdílena více uživateli a/nebo distribučními seznamy
může být (a obvykle skutečně je) propojena s dalšími kontakty, tedy odesílateli/příjemci
představuje v naprosté většině případů "firemní majetek" – tedy informace týkající se firemních aktivit, ke kterým je nutno přistupovat systematicky, dle firemních metodik práce.
Zásilka, kterou obdrželo více příjemců, je zde fakticky pouze jedenkrát a díky tomu nedochází k duplicitám a nejasnostem. Díky tomu lze zásilku propojovat s dalšími daty a jednoznačně jí tak zařazovat do systému firemních informací.
Dříve než vysvětlíme jednotlivé aspekty – zde je základní princip:
Existují různá propojení, která zásilku "drží v databázi". Po odstranění (nebo vypršení platnosti) všech těchto propojení bude zásilka z databáze definitivně odstraněna.
Uživatel pracující s Kaskádou často přistupuje k zásilce z Inboxu. Pokud dá pokyn k jejímu odstranění z Inboxu, neznamená to v žádném případě odstranění z jeho "Přijatých zásilek" a už vůbec to neznamená úplné odstranění zásilky z databáze.
Odstranění z Inboxu lze provést
V prohlížeči zásilky volbou "Odstranit z mého Inboxu"
Při práci v obsahu Inboxu (seznamu objektů) prostřednictvím plovoucího menu, volbou "Odstranit propojení"
Schránka přijatých/odeslaných zásilek je k dispozici ve stromě složek ve větvi komunikace. V první úrovni je vždy schránka přihlášeného uživatele, další členění zpřístupňuje schránky distribučních seznamů, jejichž členem je přihlášený uživatel.
Ve schránce jsou vidět zásilky, které uživatel (distribuční seznam) odeslal nebo přijal a přitom ještě nevypršela "doba platnosti", tedy časový úsek nastavený u zásilky pro tuto schránku.
Pokud vydá uživatel pokyn k odstranění zásilky ze schránky, ukončí Kaskáda právě v tom okamžiku platnost propojení s touto složkou a zásilka se zde již nebude zobrazovat.
Neznamená to však nutně, že je zároveň odstraněna z databáze, to se stane pouze tehdy, když v tom okamžiku neexistuje žádné jiné platné propojení a uživatel odsouhlasí definitivní odstranění zásilky z databáze.
Odstranění z přijatých/odeslaných zásilek lze provést
V prohlížeči zásilky volbou "Odstranit z mých přijatých (odeslaných) zásilek"
V prohlížeči zásilky v kartě Souvisí, najetím na příslušné propojení a použitím funkce "Odstranit propojení" v panelu nástrojů v této kartě.
Při práci v obsahu příslušné schránky (seznamu objektů) prostřednictvím plovoucího menu, volbou "Odstranit propojení"
V tomto odstavci mluvíme o jiných složkách než přijaté/odeslané zásilky.
Odstranění ze složky
spočívá ve smazání propojení zásilky s touto složkou. Je to stejná činnost, jako odstranění jakéhokoliv jiného objektu z nějaké složky, ale
pokud po tomto odstranění propojení již u zásilky nezbude žádné jiné (platné) propojení, pak bude při nejbližším nočním úklidu tato zásilka z databáze zcela odstraněna
Úplné odstranění z databáze je nevratnou operací, po které již nebude zásilka nikomu a odnikud dostupná, nebude zabírat žádný paměťový prostor v databázi. Je to tedy velmi zásadní činnost.
K úplnému odstranění může dojít v následujících situacích:
Tato varianta připadá v úvahu, jestliže administrátor mail-systému v konfiguraci mail-systému zaškrtnul volbu Mazat při nočním úklidu "nepotřebné" zásilky.
Hlavním prvkem, který rozhoduje o (ne)možnosti automatického smazání, jsou propojení zásilky s dalšími objekty a především aktuálnost těchto propojení. Jsou zde však i další pravidla, popsaná zcela přesně v následujícím odstavci.
Automaticky smazány budou takové zásilky, u kterých platí všechny následující podmínky
všichni (interní) příjemci i odesílatel (pokud je interní) zásilku buďto odstranili ze svých schránek, případně vypršel expirační čas propojení do jejich schránek
vypršel expirační čas propojení na všechny externí kontakty (příjemci/odesílatel)
v kartě Možnosti nemají nastavenou takovou oblast činnosti, která brání mazání zásilky při nočním úklidu (vlastnost nastavitelná administrátorem)
zásilka avizována nějakému uživateli neočekává odezvu a/nebo neobsahuje text a to za předpokladu, že není v konfiguraci mail-systému zaškrtnutá volba Avíza bez odezvy a/nebo textu mají také bránit automatickému smazání
neexistuje na tuto zásilku odkaz z karty Výchozí e-mail adresy dle situace
pokud jsou přílohami této zásilky jiné objekty Kaskády (ke každému z nich existuje propojení příslušného typu), pak záleží na tom, jak nastavil administrátor v konfiguraci mail-systému volbu Objekty jež jsou přílohami mají zabránit automatickému mazání
pokud je zaškrtnuto - zásilka se nesmaže
pokud není zaškrtnuto - zásilka se může smazat, tento typ propojení nemá účinek "brzdy"
neexistuje žádné další platné propojení na ostatní objekty (složky, dokumenty, produkty, procesy, atd.)
Tuto volbu může uživatel vyvolat stejně jako odstraňuje jiné objekty v Kaskádě, přitom program postupuje následovně:
odstraní propojení do inboxu a poštovní schránky uživatele, který akci vyvolal,
odstraní propojení do poštovní schránky distribučního seznamu, pokud uživatel, který akci vyvolal, má v rámci toho seznamu právo odstraňovat zásilky,
dále záleží na tom, zda ještě někteří jiní uživatelé (nebo distribuční seznamy) "drží" zásilku ve svých schránkách, pokud
ano - pak se nic ví neprovede, zásilka zůstane v databázi
ne – pak program zkusí provést úplné odstranění, bez ohledu na zařazení ve složkách, propojení s externími kontakty apod; výsledek však také záleží na právech uživatele.
Zde jsou uvedeny některé nějběžnější případy odstranění zásilky
Do Kaskády přijde zásilka určena pouze jednomu uživateli a není propojena (kromě kontaktu odesílatele) s žádným jiným objektem. Uživatel ve svém Inboxu
Odstraní propojení zásilky s Inboxem - zásilka zůstane v databázi do té doby, dokud nevyprší expirační čas, který je uveden u daného kontaktu (odesílatele), teprve pak bude při nočním úklidu zásilka z databáze vymazána.
Odstraní danou zásilku - Kaskáda nebude respektovat expirační čas a zásilku vymaže z databáze.
Do Kaskády přijde zásilka určena pouze jednomu uživateli a je propojena (kromě kontaktu odesílatele) s nějakým jiným objektem. Např. jde o odpověď na zásilku propojenou s nějakou smlouvou. Uživatel ve svém Inboxu
Odstraní propojení zásilky s Inboxem - z důvodu existujícího propojení mezi zásilkou a smlouvou zůstane zásilka stále v databázi, expirační časy se jí netýkají. Zásilka tedy zůstane v databázi do té doby, dokud některý z uživatelů nevymaže propojení, nebo nedá pokyn k úplnému odstranění zásilky.
Odstraní danou zásilku - Kaskáda nebude respektovat expirační čas a zásilku vymaže z databáze.
Do Kaskády přijde zásilka na adresu distribučního seznamu a není propojena (kromě kontaktu odesílatele) s žádným jiným objektem. Uživatel ve svém Inboxu
Odstraní propojení zásilky s Inboxem - zásilka zůstane v databázi do té doby, dokud tuto činnost neprovedou i ostatní členové distribučního seznamu a dokud nevyprší expirační čas, který je uveden u daného kontaktu (odesílatele). Tento expirační čas se počítá od chvíle, kdy poslední člen distribučního seznamu provede odstranění propojení zásilky ze svého Inboxu.
Odstraní danou zásilku - Kaskáda nebude respektovat expirační čas a zásilku vymaže z databáze. Smazáním
zásilky se odstraní i veškerá propojení, tzn. že se odstraní i propojení zásilky s Inboxem ostatních
členů distribučního seznamu.
Tuto činnost smí provést pouze ten uživatel, který má v rámci distribučního seznamu právo mazat zásilku.
V situaci, kdy administrátor potřebuje vyčistit databázový
server od starých a nepotřebných zásilek, je potřeba, aby program při Úplném odstranění zásilky z databáze volbou Odstranit zásilku,
neprováděl kontroly tzv. držících vazeb (odesílatel / příjemce zásilky z řad ostatních uživatelů), které
jinak smazání zásilky brání. K takovým účelům je nutné zapnout volbu Násilně mazat zásilky (v menu ).
Toto nastavení přebírá i dialog Odstranit předchozí
zásilky, ve kterém si vrcholový administrátor může násilné mazání zásilek dočasně (v dané situaci)
vypnout nebo zapnout.
Pro lepší představu o zásilkách v databázi (kolik zásilky zabírají místa, jak dlouho v databázi "leží", jaké zásilky lze smazat, ...) má vrcholový administrátor k dispozici uzel Rozbory zásilek.
Přehledný výčet opatření proti zahlcení databáze nepotřebnými zásilkami je uveden v samostatné kapitole Velikost databáze v závislosti na mazání nepotřebných zásilek.
|
|
Zásilka elektronická | Expirační časy u propojení zásilky a kontaktu |
|