|
|
Dokumenty v Kaskádě | Technologie sledování interních dokumentů otevřených v externích programech a načtení změn do databáze |
|
Potřeba archivovat informace existuje již od pradávna, v současnosti však dochází k dramatickým změnám v metodách práce s dokumenty. Tyto změny jsou samozřejmě způsobeny pronikáním informačních systémů do všech oblastí našeho života.
Dlouhou dobu byl základním médiem pro uchování dokumentů
papír.
Skříně plné šanonů s dokumenty byly (a leckde dosud jsou) typickým obrazem ve firemních prostorách.
Digitalizace dokumentů představuje kardinální změnu, ale práce s elektronickou formou dokumentů má mnoho možných podob, od ukládání dokumentů do volných datových souborů, přes použití dokumentových skladů, až po uložení a práci s dokumenty přímo v prostotu komplexního ERP systému, jako je tomu v Kaskádě.
Papír je to, na co jsou lidé zvyklí a mnozí na něm lpí až iracionálně.
Výhodou papírové formy dokumentů je samozřejmě jejich nezávislost na technické infrastruktuře - počítač, paměťová média, dodávka elektřiny ....
Nevýhod papírové formy dokumentů je také mnoho, počínaje spotřebou papíru, značnými nároky na archivaci, obtížné sdílení, kvůli kterému často vznikají nežádoucí tištěné kopie, obtížné hledání v množství jiných dokumentů, nemožnost (nebo přinejmenším velká obtížnost) kategorizace a třídění podle různých úhlů pohledu, ztráta barev (viz. vyblednutí účtenky až do úplné nečitelnosti), aktuálnost dat ......
V dnešní době jsou elektronické dokumenty plnohodnotně použitelné stejně jako papírové, jejich výhody vysoce převyšují jejich nevýhody.
Vlastní zkušenost autorského týmu Kaskády je taková, že oproti dřívějším deseti (a více) šanonům s novými dokumenty ročně, nyní vzniká nejvýš jeden šanon ročně, přitom se řádově snížila spotřeba času, věnovaného práci s dokumenty.
Nejjednodušší možností kam uložit digitální dokumenty jsou volné datové soubory na nějakém datovém médiu, jako je pevný disk lokálního počítače, sdílený disk na souborovém serveru, flash paměť, cloudové úložiště ....
Výhodou je snadnost tohoto řešení, není potřeba žádný sofistikovaný systém pro správu, práce se soubory je "přirozenou" vlastností každého operačního systému (MS Windows, Linux, Android, IOS ...).
obtížné (nebo nemožné) řešení diferencovaných přístupových práv pro různé osoby
nutnost řešit nějakým způsobem archivace a zálohování
kromě zařazení do složek (každý dokument v určité jedné složce) nemožnost sofistikovaného kategorizování a propojování do souvislostí s dalšími daty (informačními zdroji....)
mohou vznikat nežádoucí kopie
Sofistikovaným prostorem pro uložení digitálních dokumentů může být specializovaná aplikace typu "dokumentový sklad", která organizaci práce s dokumenty posouvá na mnohem vyšší úroveň než jsou volné diskové soubory.
Dokumenty jsou v tomto případě uživatelům přístupné prostřednictvím SW aplikace, která řídí přístupová práva, kategorizaci, indexaci, archivaci ....
Nevýhodou zůstává fakt, že dokumenty nejsou nijak propojeny s dalšími firemními daty, jako jsou projekty, zakázky, produkty ....
Dokumentový sklad samozřejmě umožní vytvoření složek, představujících cokoliv, třeba zakázky, ale bude to paralelní struktura vedle ERP systému, kterou budou muset uživatelé ručně udržovat v souladu, stále se budou při práci s daty pohybovat v několika "prostorech".
Kaskáda nabízí funkčnost dokumentového skladu jakožto součást své komplexní datové struktury.
Dokumenty uložené v databázi jsou nedílnou součástí firemních dat, včetně vztahů a vazeb, z čehož plynou následující výhody
papírový exemplář není nutno uchovávat vůbec, nebo jej založit "do archivu" a již nikdy jej nevyndávat, neriskovat jeho ztrátu, poškození ....
přístup k elektronické podobě pro všechny oprávněné pracovníky je proti "chození k šanonům a jejich prohledávání" nesrovnatelně rychlejší, operativnější a intuitivnější, neřeší se počet a umístění kopií, lze je pohodlně vyhledávat dle různých kritérií
takto uložený dokument figuruje v systému jedenkrát, s jednoznačnou identitou, právy, ale také s libovolným počtem dalších propojení s dalšími souvisejícími informacemi.
interní dokument v Kaskádě můžete sdílet, avizovat, připojovat k zásilkám, odkazovat se na ně v souvislostech s různými jiným objekty, apod.
samozřejmostí je možnost propojovat dokumenty do složek a to vícenásobně, do libovolného počtu složek (nikoliv kopií, ale odkazem)
přístupová práva k dokumentům lze vymezit jak podle skupin uživatelů tak zcela individuálně
u jednotlivých dokumentů lze nastavovat datum archivace a skartační údaje
|
|
Dokumenty v Kaskádě | Technologie sledování interních dokumentů otevřených v externích programech a načtení změn do databáze |
|