|
|
Rozlišení vnitřních adres |
|
Elektronické adresy Kontaktu | Duplicitní emailové adresy |
|
Vzhledem k tomu, že u kontaktu může být evidováno víc elektronických adres
(typicky e-mailových, ale i faxových čísel apod.) vzniká pochopitelná otázka, kdy kterou adresu použít.
Obecně princip výchozích elektronických adres má své uplatnění i u telefonních čísel (pevné i mobilní linky), ale
hlavní smysl a využití je u e-mailových adres.
Pokud uživatel neočekává od systému žádnou pomoc a vždy se chce sám při tvorbě zásilky (psaní e-mailu) rozhodovat, na které e-mailové adresy zásilku pošle, pak se tématu "Výchozí adresy" nemusí vůbec věnovat. To ale není "to pravé ořechové".
Pokud uživatel od systému očekává, že mu při tvorbě zásilky podle aktuální situace "napoví" a nějak předvyplní určitou jednu nebo více adres, potřebuje znát pravidla pro takové chování - to je smyslem této kapitoly.
Výchozí adresy
Jsou pomůckou pro nastavení výchozího stavu adresátů zásilky při určitém postupu práce.
Negarantují v žádném případě to, že by se určité adresy do zásilek nějak "vnutily" při libovolném postupu
práce.
Jinými slovy - je potřeba znát tuto problematiku a používat takové způsoby vytváření zásilek, při kterých
program v daném kontextu může výchozí adresy při vzniku nové zásilky nastavit.
Pro běžnou komunikaci s Kontaktem (tedy pro Zásilky odesílané na jeho adresu bez propojení na jiné objekty v Kaskádě) je obvykle žádoucí využívat některou z jeho adres.
Často však dochází k domluvě s obchodním partnerem, že například Zásilky informující o stavu určité zakázky, budou zasílány na některou jinou jeho elektronickou adresu.
Další domluva může být taková, že všechny faktury máte posílat na určitou e-mailovou adresu, třeba i více než jednu.
Další domluvy se mohou týkat směrování určitého typu sdělení na určité adresy atd .....
Požadovanou cílovou adresou přitom může být nejen některá z adres, příslušejících přímo danému kontaktu, ale i adresa příslušející propojení Organizace / Osoba (např. veškeré zásilky ohledně určité smlouvy chcete posílat na adresu zaměstnance dané firmy, registrovanou u propojení Josef Novák - Firma Slibotechna).
Kaskáda je navržena tak, aby v co největší míře "předvídala" podle situace, co je nejvhodnější údaj.
Cílem je, abyste pracovali intuitivně a pouze v situacích, které se vymykají standardu, určili adresáty sami, jinak než vyplynulo z vámi nastavených pravidel.
Výchozí adresu lze vnímat z různých úhlů pohledu a za různých okolností jsou tyto adresy používány různým
způsobem.
Následující tři odstavce popisují tři možné úhly pohledu na výchozí adresy, jejich zadávání uživatelem a jejich
využití programem.
Výchozí adresa kontaktu může být pouze jedna od každého druhu elektronické adresy.
E-mailovou elektronickou adresu program použije tehdy, když není v daném kontextu k dispozici
konkrétnější určení - viz. další body.
Je to tedy například
při psaní zásilky "z čisté vody" nějakému kontaktu, který v Kaskádě existuje, zároveň tato zásilka nemá vazbu na jiné objekty (faktury, objednávky, apod.) a je tvořen ze základní "prázdné šablony".
při vkládání adresáta do již vytvořeného rozpracované zásilky.
při vytváření nové zásilky z prohlížeče kontaktu volbou v panelu nástrojů nebo pomocí klávesové zkratky <Ctrl+Alt+M>.
Výchozí elektronické adresy vlastní organizace mají mj. svůj specifický význam pro sestavení textové formy zápatí externích tiskových sestav.
Uživatel může výchozí adresu pro kontakt nastavit na dvou místech
V prohlížeči kontaktu prostřednictví plovoucího menu nad polem s některou adresou buďto v horní části první karty (adresy tohoto kontaktu) nebo v dolní části u propojených osob/organizací (typicky adresy pracovníků v dané organizaci) nebo
V dialogu Elektronické adresy kontaktu, vyvolaného z prohlížeče kontaktu.
Uživatel nemusí žádnou výchozí adresu pro kontakt nastavovat
V tom případě jí systém zvolí automaticky viz. dále.
Nejdříve zjišťuje, zda uživatel explicitně nastavil výchozí adresu (je označena modrou barvou), pokud ano, použije ji a dál nepokračuje, jinak
zjišťuje, zda existuje alespoň jedna adresa u kontaktu (aktéra), pokud ano, použije tu, která je na první pozici a dál nepokračuje, jinak
zjišťuje, zda existuje nějaká adresa u propojení typu Osoba pracuje v organizaci mezi aktérem a nějakou osobou (primárně prověří platné propojení), pokud ano, program použije tu, která je u první nalezené osoby zaznamenána u propojení na první pozici a dál nepokračuje, jinak
zjišťuje, zda existuje nějaká adresa u ostatních vazeb mezi aktérem a nějakou osobou, pokud ano, program použije tu, která je u první nalezené osoby zaznamenána u propojení na první pozici.
Pokud máte u určitého kontaktu zadánu více než jednu e-mail adresu, pak jako výchozí nastavte tu, na
kterou budete nejčastěji posílat zásilky.
Tato adresa se pak uplatní v případech, když nebude v daném kontextu k dispozici konkrétnější určení
adresy.
Pro obecnou situaci lze nastavovat pouze e-mailové alektronické adresy a to v libovolném počtu.
Program tyto elektronické adresy použije pouze při vzniku zásilky, vznikající
podle určité šablony a případně
v souvislosti s nějakým objektem určitého druhu ( např. fakturou vydanou, smlouvou, .... )
Např. při založení nové zásilky v prohlížeči faktury vydané, založení zásilky přes funkci Odeslat zásilku kontaktům v plovoucím menu nad složkou kontaktů apod.
Vzhledem k tomu, že tyto definice operují se čtyřmi prvky ( kontakt, druh objektu, šablona zásilky, e-mail adresa ), jsou také k dispozici 4 místa, kde lze tyto definice prohlížet a měnit. Všechna tato místa obsahují kartu Výchozí e-mail adresy dle situace.
Prohlížeč kontaktu / karta Další
Konfigurace / Konfigurace druhů
Konfigurace / Konfigurace druhů / karta
Šablony
tato podkarta je ale k dispozici pouze pro druh Zásilka, pro jiné druhy
nemá smysl a není ani zobrazena.
Dialog Výskyt elektronické adresy
Ve všech uvedených místech lze prohlížet definice, mazat i vytvářet nové, v závislosti na právech přihlášeného uživatele k editaci kontaktů, jejichž definice se snaží ovlivňovat.
Výchozí adresa pro konkrétní místo může být pouze jedna od každého druhu elektronické adresy.
E-mailovou elektronickou adresu program použije pouze při vzniku zásilky v
souvislosti s daným objektem (např. objednávkou), ať už použijete volbu v menu , nebo obdobnou volbu v nástrojovém
panelu, nebo v kartě Souvisí využijete universální možnost vytvořit
jakýkoliv související objekt.
Pokud v daném místě je konkrétní adresa určena,
má toto určení nejvyšší prioritu a určitě bude adresa do vytvářené zásilky předvyplněna,
za určitých okolností mohou být předvyplněné i jiné adresy definované pro (obecnou) situaci.
Výchozí adresu můžete nastavit v dialogu Informace o propojení na kartě Výchozí adresy pro toto místo.
V tomto dialogu
uvidíte, která z e-mail adres je aktuálně vyhodnocena jako výchozí a byla by použita pokud u daného objektu (např. objednávky) vyvoláte tvorbu zásilky (t.j. o tomto objektu budete někomu, pravděpodobně aktérovi něco sdělovat),
můžete dvojklikem nad nějakou jinou adresou vnutit pro dané místo tuto adresu.
U kontaktu, který v Kaskádě zadáte, si povšimněte, kterou e-mailovou adresu považuje program za výchozí - je to ta, která je zobrazena modře.
Pokud jste přesvědčeni, že v převážné většině případů budete odesílat na jinou adresu, pak jí ručně označte jako výchozí následujícími kroky:
v prohlížeči kontaktu vyvolejte plovoucí menu nad požadovanou adresou a zvolte položku , nebo
v dialogu Elektronické adresy Kontaktu napozicujte požadovanou adresu a stiskněte tlačítko "Jako výchozí"
V rámci objektu, který má určitého aktéra (smlouva má smluvního partnera
apod.), můžete chtít definovat výchozí adresu pro komunikaci o této věci (smlouvě).
V tom případě se řiďte pokyny podle případu použití Určení výchozí
el.adresy pro komunikaci související s určitým objektem.
Často řešenou úlohou je sestavení seznamu kontaktů, kterým budete opakovaně zasílat hromadné zásilky
(např.aktuální týdenní novinky ... ).
Zde je často potřeba určit pro jednotlivé kontakty zcela konkrétní adresu, na kterou má být odeslána
příslušná zásilka.
Pro sestavení potřebného seznamu slouží Složka (kategorie) kontaktů, do které
propojíte potřebné kontakty.
Pokud chcete řešit podobnou úlohu, řiďte se pokyny popsanými v případu použití Určení výchozí el.adresy pro hromadné zasílání zásilek členům kategorie kontaktů
ve složce.
|
|
Rozlišení vnitřních adres |
|
Elektronické adresy Kontaktu | Duplicitní emailové adresy |
|