|
|
Výchozí elektronické adresy |
|
Elektronické adresy Kontaktu | Využití elektronických adres při příjmu zásilky z internetu |
|
Duplicitou mailových adres míníme situaci, kdy jedna a tatáž e-mailová adresa je zapsána
Zcela obecně lze říci, že adresa je v systému zapsána více než 1x a není jasné, ke kterému kontaktu primárně náleží.
Ideální stav je, když žádná adresa není duplicitně přiřazená k více kontaktům či k propojení mezi kontakty. Pokud je e-mailová adresa v systému zadána právě a pouze jedenkrát, pak
přijímač zásilek může automaticky vytvářet propojení zásilek přícházejících z dané e-mailové adresy na jejich odesilatele (kontakty) a nebude nutno později "ručně" upřesňovat odesílatele,
uživatel může snadno vyhledat příslušný kontakt zadáním e-mailové adresy do pole pro rychlé hledání.
V opačném případě nemůže přijímač zásilek automaticky propojovat příchozí zásilky a tato práce zůstává na uživateli.
Vzhledem k tomu, že duplicity jsou problematické, informuje program uživatele malým dialogem při ukládání dat o tom, že pořizuje duplicitní záznam e-mailové adresy.
Zda program dovolí nebo nedovolí takovou duplicitu vytvořit, záleží na nastavení ve vaší globální konfiguraci - viz. dále.
Pokud je to v systému povoleno, záleží jen na uživateli, jak se rozhodne, zda duplicitní adresu uloží nebo ne.
V životě mohou nastat situace, které logicky k zadání duplicitních e-mailových adres vedou. Jde například o situaci, kdy
jeden nějaký člověk (kontakt-osoba) externě pracuje pro dvě či více firem (kontakty-organizace),
ke komunikaci "jménem těchto firem" používá stále jednu e-mailovou adresu, svojí soukromou, ačkoliv jde o komunikaci, která se týká dané firmy (a tohoto člověka).
V takovém případě
je vhodné zadat příslušnou e-mailovou adresu ke každému propojení této osoby s příslušnými organizacemi,
pokud přijde z takovéto adresy e-mail, přijímač zásilek nemůže jednoznačně určit odesilatele a u takové zásilky bude odesítel neurčen (titulek Od (??) u pole Odesílatel je červený),
následně by uživatel měl po otevření takové zásilky provést upřesnění odesílatele, kliknutím na titulek "Od (??)", program mu v tom případě nabídne v dialogu Výběr odesílatele z více možných k výběru ty kontakty, u nichž adresa figuruje.
Bohužel uživatelé často navzdory varování vytváří zbytečně duplicity i v situacích, kdy to vůbec není potřeba. Ať už je to z důvodu neznalosti nebo nedůslednosti či lajdáctví, vždy je to potenciální zdroj potíží.
Nejčastějším případem je situace, kdy zadají stejnou mailovou adresu jak k určité osobě, tak k organizaci v
níž osoba pracuje.
Správným řešením je přitom zadání adresy k propojení mezi danou osobou a organizací, obvykle je to propojení
typu "Osoba pracuje v organizaci".
Tady je každá rada drahá.
Systém poskytuje technickou možnost, jak duplicitám zabránit, ale ....
Rozhodnutí je v rukách uživatele - vrcholového administrátora Kaskády, který může v menu kartě Kontakty prostřednictvím zaškrtávacího pole Povolit duplicitní e-mailové adresy u kontaktů.
Tuto volbu lze použít pokud
nepotřebujete zadávat (ve vašem okolí neexistují) situace, kdy jedna e-mailová adresa figuruje v komunikaci s více organizacemi či osobami
nebo to potřebujete, ale vyšší prioritou je pro vás zamezení duplicitám a proto ty situace, kdy by to potřeba bylo, si vyřešíte "nějak jinak".
Pokud volbu použijete, nemusíte ve věci "zamezení duplicitám" vynakládat velké úsilí ve směru k
pracovníkům, protože jim to systém jednoduše nedovolí, tvrdě brání vložení druhého výskytu e-mailové
adresy.
V dialogu, který běžně informuje o existenci duplicitní adresy, vůbec nedovoluje uložení této duplicity.
Je možný pouze návrat k editaci či pohled na výskyt této e-mailové adresy.
Tuto volbu lze (je potřeba) použít pokud
potřebujete zadávat situace, kdy jedna e-mailová adresa figuruje v komunikaci s více organizacemi či osobami,
nebo pro vás zamezení duplicitám není prioritou a nevadí vám.
Pokud volbu použijete, musíte ve věci "zamezení duplicitám" vynaložit určité úsilí ve směru k
pracovníkům, kteří kontakty a jejich adresy zadávají.
Je nutno tyto pracovníky vést ke správnému způsobu práce, aby duplicity využili opravdu pouze v
nezbytných situacích.
Odstranění určité duplicity je potřebné jak v situaci, kdy jste nastavili restrikci a v datech jsou duplicity z dřívějška, tak v situaci kdy globální restrikci neuplatňujete, ale určitou konkrétní a nechtěnou duplicitu chcete odstranit.
Především je potřeba si uvědomit, že pokud jde o určitou e-mailovou adresu, na kterou zatím nebylo nic odesláno ani z ní přijato, ani není uvedena v tabulkách pro Výchozí elektronické adresy, stačí nechtěnou adresu smazat.
Pro ostatní případy poskytuje Kaskáda v dialogu Elektronické adresy kontaktu činnost "Sloučení elektronických adres".
|
|
Výchozí elektronické adresy |
|
Elektronické adresy Kontaktu | Využití elektronických adres při příjmu zásilky z internetu |
|