|
|
Identifikace a číslování objektů | Identifikace dokladů |
|
Každá číselná řada představuje "počítadlo", které slouží k označování objektů (dokladů) jednoznačným identifikátorem - číslem objektu.
Zajišťuje číslování objektů (dokladů) určitého typu v souvislé řadě.
Číslo objektu je důležitým prvkem pro jednoznačnou identifikaci objektu,
jeho časté využití je m.j. v poli Rychlé hledání objektu.
Každá číselná řada je určena (při svém vzniku) pro objekty určitého druhu (a jeho poddruhy).
Na úrovni číselných řad Kaskáda neřeší práva k použití jednotlivými uživateli - existující řadu smí použít každý uživatel, který má práva k danému druhu objektů.
V praxi je běžné, že číselné řady jsou určeny v šablonách pro jednotlivé druhy objektů, takže uživatel při práci o řadách příliš neuvažuje, ale při tvorbě nových datových objektů vybírá šablonu - tím předurčuje i použitou číselnou řadu.
Vytvářet a/nebo modifikovat číselné řady smí vrcholový administrátor a/nebo administrátor šablon a číselníků.
Uživatelské rozhraní pro vytváření a/nebo modifikaci číselných řad
, zde ve stromě druhů volba příslušného druhu, karta Číselné řady.
Libovolný prohlížeč objektu, při tvorbě nového objektu, během výběru číselné řady - z dialogu pro výběr lze tlačítkem Editace číselníku vyvolat dialog Editace číselníku Číselné řady
Při tvorbě nové číselné řady určuje administrátor všechny její vlastnosti.
Při editaci vlastností číselné řady jsou již možnosti omezené, např. její kód nelze již nikdy změnit.
Číselná řada je obvykle definována pro konkrétní účetní období a v tomto období se podle ní vytváří čísla počínaje hodnotou 1, vzestupně.
Při vytvoření nového účetního období systém automaticky vytvoří ve vytvářeném období všechny řady, které existovaly v období předchozím, přitom jejich "počítadlo" nastaví v novém období na hodnotu 0 (následující první číslo tedy bude mít hodnotu 1).
Pro některé specifické úlohy může existovat potřeba "průběžného číslování", kdy pořadové číslo nebude od
nového roku začínat opět od jedničky. To lze docílit nastavením vlastnosti Spojitá napříč
obdobími, přitom zde v tom případě bude jedno omezení:
Jakmile vznikne první číslo v novém období, nebude již možno použít tuto řadu pro nové objekty ve starším
období.
Podle zákona o účetnictví je účetní jednotka povinna číslovat především doklady v souvislých nepřerušovaných
řadách.
Vzhledem k tomu, že Kaskáda umožňuje s dokladu řadu různých činností, oprav a mazání, je potřeba, aby program
také poskytl kvalitní podporu pro kontrolu číselných řad.
Program poskytuje komfortní činnost, která umožňuje
u každé číselné řady nastavit, zda má/nemá být kontrolována při závěrce (viz. Kontrolovat chybějící čísla při závěrce)
spustit dávkovou kontrolu chybějících čísel v číselné řadě v modulu Knihy a Výkazy, v podmenu tlačítka
Tato kontrola je určena především pro účetní v situaci, kdy má zkompletovaný celý rok a při závěrce chce
provést kontrolu číselných řad.
spustit kontrolu jedné konkrétní číselné řady v konfiguraci druhů a tříd na kartě Číselné
řady pomocí volby Kontrola chybějících čísel v
řadě
Tato kontrola se můžete hodit v případě, že máte u konkrétní číselné řady nějaké podezření a potřebujete si u
ní prověřit, zda je vše v pořádku. Mnohem užitečnější je však předchozí možnost kontroly.
Po spuštění kontroly číselných řad (viz. výše) se v samostatném dialogu zobrazí v textové podobě ucelený report této kontroly, obsahující informace o případných chybějících číslech a pokud je to možné, tak i informace o jejich smazání (kdo, kdy, ...). Tento report je možné
pomocí tlačítka Tisk vytisknout NEBO
(u dávkové kontroly v modulu Knihy a výkazy) pomocí tlačítka Vytvořit Kaskádní
dokument uložit v elektronické podobě jako Kaskádní dokument
pro případné pozdější dohledání těchto problematických objektů. Dokument bude propojen s databoxovou složkou daného účetního období.
V rámci jednotlivých druhů objektů lze určit, zda číslo objektu má být vytvářeno při jeho vzniku nebo v okamžiku vystavení (má význam pro druh doklady) nebo nemá být vytvářeno vůbec. Podle toho se Kaskáda chová při vzniku objektů jednotlivých druhů. Ve všech případech uživatel zadává pouze číselnou řadu a Kaskáda ve správnou chvíli použije tuto číselnou řadu, vyhledá nejbližší volné číslo v rámci této řady a sestaví číslo dokladu podle masky (definice struktury) v konfiguraci.
Pozor: Tato jediná vlastnost se týká všech číselných řad daného druhu (nelze tedy nastavovat pro jednotlivé číselné řady zvlášť).
Vyjadřuje smysl použití číselné řady, zobrazí se v dialogu pro výběr číselné řady v uživatelském rozhraní. Název může administrátor během existence řady kdykoliv změnit.
Může být tvořen abecedními znaky velké abecedy bez háčků a čárek nebo číslicemi. Počet znaků musí odpovídat příslušnému parametru v konfiguraci účetních období. Kód lze zadat pouze při vytváření řady, později již nelze změnit.
Kontinuální řada pokračuje bez vynulování i do dalších období.
Pro lepší představu, jak číslování objektu napříč obdobími funguje, si uvedeme např. tvorbu nového předmětu. Číslování je v tomto případě ovlivněno nastavením datumu výroby v prohlížeči předmětu. Z tohoto datumu výroby si program převezme pouze rok, kontinuální řada však zůstane zachována. Fyzicky pak bude příklad vypadat následovně:
V Kaskádě jsou již vytvořeny následující předměty:
Při vytváření nového předmětu je nastaven:
Nastavením této volby určíte, zda se má/nemá daná číselná řada promítnout do dávkové kontroly chybějících čísel v číselných řadách.
Ve výchozím stavu jsou do této kontroly promítnuty všechny číselné řady pro doklady, ostatní číselné řady
jsou z této kontroly vyjmuty. Pokud potřebujete do kontroly zahrnout i některou "nedokladovou" číselnou řadu,
musíte tuto volbu zaškrtnout).
Předpona variabilního symbolu slouží k zajištění unikátnosti variabilních symbolů, které bude program automaticky vytvářet.
Udává hodnotu nejvyššího použitého čísla u dané číselné řady. Administrátor může tuto hodnotu změnit. Má to smysl především pro vynechání určitého rozsahu, neboť pokud by hodnotu snížil, docházelo by vzápětí ke kolizi při vytváření nových čísel objektů.
|
|
Identifikace a číslování objektů | Identifikace dokladů |
|