|
|
Úseky a střediska v Kaskádě |
|
Ekonomika v Kaskádě | Náležitosti dokladů |
|
Pochopení pojmů v oblasti datumů a období a jejich smyslů a vzájemných vztahů je velmi důležité. Kaskáda
představuje firemní informační systém pro práci s informacemi v reálném čase, a to jak z hlediska komunikace,
řízení obchodních případů, tak i ekonomiku, operativní agendy a účetnictví. Proto je datum a příslušné období
velmi důležitou charakteristikou u mnoha druhů objektů.
Tato kapitola vysvětluje jednotlivé pojmy a jejich vztahy a zároveň obsahuje řadu odkazů na související kapitoly
v oblasti uživatelského rozhraní a / nebo funkčních celků.
Skutečné systémové datum, kdy uživatel založil v programu doklad (stejně jako každý jiný datový objekt). Je to informativní údaj, neovlivňuje účetnictví ani daně.
Kdo datum určuje: Program automaticky při prvním uložení dokladu.
Kdo a kdy může datum měnit: Nikdo nikdy.
Vychází z reálného života, je to datum, kdy nastala skutečnost, o které se účtuje. Odpovídá totožnému pojmu v
zákoně o účetnictví. Podle tohoto datumu stanovuje program (dílčí) účetní období, do kterého se operace
promítne. Účetní období (jeho kód - např. "04") se promítne do čísla dokladu (ABC-04-00123).
Při takové změně data uskutečnění, která přesahuje do jiného účetního
období (roku) program zobrazí výrazné upozornění, jestliže již doklad z dřívějška má vygenerované číslo.
Je to užitečné na přelomu roku, kdy se zpracovávají doklady dvou období a snadno může dojít k omylu.
V případě skladových, pokladních a bankovních dokladů budou k tomuto datumu připsány obraty na sklady, pokladny a bankovní účty. Tyto zápisy do operativních evidencí program provádí při vystavování zmíněných druhů dokladů.
Kdo datum určuje: Program při založení dokladu nastaví jako výchozí hodnotu provozní datum
Kdo a kdy může datum měnit: Uživatel až do okamžiku, kdy doklad vystaví, přitom datum nesmí
spadat do uzavřeného období (program to nedovolí).
Pokud se datum uskutečnění liší od provozního data více než o 14 dní, zobrazí se na obrazovce informační okno
s oznámením této skutečnosti.
Pokud chcete výchozí hodnotu počtu dní pro upozornění změnit, můžete tak učinit v uživatelských preferencích v sekci Kaskáda v uzlu Prohlížeče objektů
/ Počet dní od aktuálního data pro varování u dokladů.
Program toto datum použije u přijatých plnění pro stanovení "období DPH" viz. dále Období uplatnění DPH.
Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je datumový údaj, definovaný na úrovni druhu "Doklad". Je totožný s pojmem v zákonu o DPH. U vydaných dokladů je DUZP většinou shodné s datumem uskutečnění účetního případu. DUZP u přijatých dokladů může datum uskutečnění účetního případu někdy předbíhat (na rozdíl od období uplatnění DPH, viz dále).
Toto datum je použito především :
Kapitola DPH - DIČ, datumy a období obsahuje mnoho dalších informací z tého oblasti.
Kdo datum určuje: Program datum přednastavuje při založení dokladu a to podle datumu uskutečnění účetního případu.
Kdo a kdy může datum měnit: Uživatel až do okamžiku, kdy doklad vystaví, ovlivní tím agendu DPH. U vydaných dokladů (uskutečněných plnění) datum nesmí spadat do uzavřeného období DPH (program to nedovolí).
Tento údaj neovlivňuje účetnictví ani daně.
Datum vystavení je zásadní z hlediska obchodně právních vztahů, neboť vystavený doklad je považován za doklad platný, který lze někomu poskytnout, doklad je pro příjemce legitimním dokladem pro jeho další aktivity.
U vydaných dokladů (faktura vydaná, vydaný ZL a vydaný DL)
Kdo datum určuje: Datum vystavení je při vystavení doklad nastaven automaticky programem podle nastavení Urč. data vystavení vydaných Fa/ZL/DL v konfiguraci účetnictví, buďto v souladu s datem uskutečnění účetní operace nebo s provozním datem.
Kdo a kdy může datum měnit: Nelze již po vystavení měnit, s výjimkou situace, kdy je vystavení zrušeno a vystaveno znovu, v tom případě program stanoví podle nastavených pravidel datum znovu.
U přijatých dokladů (přijatých faktur, přijatých ZL a přijatých DL)
Kdo datum určuje: Pojetí data vystavení u přijatých dokladů musí odpovídat reálnému životu a informačním potřebám, proto je nastavení tohoto datumu v režii uživatele a to podle následující logiky.
ve výchozím stavu (při vzniku dokladu) nebude datum vystavení nijak předvyplněno (datum vystavení je "Neurčeno")
v prohlížeči dokladu vedle pole s číselnou řadou je k dispozici editační pole, kde uživatel může (ale nemusí) opisem z přijatého dokladu zaznamenat patřičné datum
při vystavení pak program
pokud datum bylo uživatelem nastaveno, ponechá jej beze změny
pokud datum nebylo uživatelem nastaveno, nastaví jej program v závislosti na nastavení Urč. data vystavení přijatých Fa/ZL/DL v konfiguraci účetnictví, buďto v souladu s datem uskutečnění účetní operace nebo s provozním datem
při případném odvystavení pak program
pokud datum je nastaveno jinak, než odpovídalo "automatice", pak jej ponechá beze změny (má se za to, že jej uživatel opsal z došlého dokladu a chce jej tak mít),
jinak jej vynuluje (má se za to, že uživatel´datum neřešil a pokud jej opět nebude řešit, nastaví jej program při pozdějším vystavení automaticky)
Kdo a kdy může datum měnit: Toto datum může uživatel měnit pouze u nevystaveného dokladu za předpokladu, že má právo editace dokladu.
U ostatních dokladů
Kdo datum určuje: Datum vystavení je při vystavení doklad nastaven automaticky programem podle nastavení Určení datumu vystavení v konfiguraci účetnictví, buďto v souladu s datem uskutečnění účetní operace nebo s provozním datem.
Kdo a kdy může datum měnit: Nelze již po vystavení měnit, s výjimkou situace, kdy je vystavení zrušeno a vystaveno znovu, v tom případě program stanoví podle nastavených pravidel datum znovu.
Pro účtenky z VEGY (dodací listy) a související individuální faktury vydané platí výjimka. Program za datum vystavení považuje vždy aktuální systémové datum bez ohledu na nastavení způsobu stanovení datumu vystavení v konfiguraci účetnictví.
Skutečné datum, kdy uživatel dal pokyn k zaúčtování dokladu. Je to informativní údaj, který nemusí korespondovat s účetním obdobím, do kterého se účtuje. Vzhledem k legislativě (náležitosti účetního dokladu) se jedná o tzv. "Datum vyhotovení účetního dokladu".
Kdo datum určuje: Program automaticky zapíše systémové datum v okamžiku, kdy uživatel provedl Zaúčtování.
Kdo a kdy může datum měnit: Nelze již po zaúčtování měnit, s výjimkou situace, kdy je zaúčtování zrušeno a zaúčtováno znovu.
Koresponduje s totožným pojmem v zákonu o účetnictví. Obvykle se jedná o kalendářní rok, může to ale být hospodářský rok, který začíná a končí jinak než běžný kalendářní rok.
Správa účetních období je v Kaskádě k dispozici v okně Konfigurace účetnictví / Období (účetní) a práva k tomu má administrátor účetnictví.
Existence účetního období (a dále popsaných dílčích období) je nutnou podmínkou k tomu, aby do příslušného
období mohly být vystavovány doklady.
Pro účetní období platí:
Data pro období ( deník, účtový rozvrh, doklady,...) nejsou "ostře" oddělena, jsou v jedné tabulce a díky informaci o příslušném období, program dokáže zobrazovat selektivně data určitých období.
Období na sebe navazují, každé období je definováno především počátečním a koncovým datumem. Program zajišťuje, aby první den období byl vždy dnem následujícím po posledním dni předchozího období.
Účetní období se skládá z určitého počtu Dílčích účetních období (viz. dále).
Vytváření nových období a případné úpravy již existujících období může provádět administrátor účetnictví v Konfigurace účetnictví / Období (účetní).
V rámci účetního období administrátor může v Kaskádě definovat číselné řady, účtový rozvrh, výkazy, apod. Přitom Kaskáda automaticky při vytváření nového účetního období vytvoří kopie těchto dat z minulého účetního období a administrátor v rámci nového období pouze provede potřebné změny.
Za chodu programu je vždy jedno období Aktuálním účetním obdobím. Je to období, do kterého lze účtovat a vystavovat doklady. Uživatel toto období volí při každém spuštění programu.
Název období (např. Rok 2012)
Počáteční a koncové datum období
Maska pro způsob sestavení čísla dokladu v tomto období, např. %K-%R-%C určuje, že číslo bude sestaveno v pořadí kód číselné řady - kód období (roku) - pořadové číslo v rámci řady. Tuto masku lze měnit pouze u účetního období (na kartě Období (účetní)), ve kterém neexistuje žádný "živý" objekt, tedy hned po otevření nového období. Přitom pokud v daném účetním období existují pouze smazané objekty nikoliv "živé", program u všech číselných řad všech druhů objektů nastaví pořadové číslo číselné řady na hodnotu 0 (pokud není spojené napříč obdobími).
Účet haléřových vyrovnání - použije se při automatické tvorbě zaokrouhlovacího řádku
Účet HV min. období - účet hospodářského výsledku ve schvalovacím
řízení
Doporučujeme použít pro každé účetní období zvláštní analytický účet. Předejdete tím
problémům při případných zásazích do starších účetních období. Pokud ještě zvláštní analytiku vytvořenou
nemáte, můžete si ji přímo zde vytvořit a použít.
Pomocné účty DPH (zdanění záloh)
Počet dílčích účetních období - určuje počet dílčích účetních období, které chce pro toto účetní období uživatel definovat
Kód období (např. pro rok 2012 to obvykle bude kód 12)
Délka kódu řady, tento údaj určuje kolik znaků musí mít kódy jednotlivých číselných řad používaných v tomto období
Délka čísla - tento údaj rozhoduje o tom, na kolik znaků bude vyjádřeno pořadové číslo (v rámci příslušné řady) při sestavování čísla dokladu, číslo bude do příslušné délky doplněno nulami zleva
Přenášet koncové stavy účtů do příštího obd. - pokud tento údaj
Kaskáda on-line (při každé účetní operaci) přenáší koncové zůstatky všech účtů na počátek příštího období.
Činnost organizace - textové pole pro zápis činnosti organizace
Před koncem definovaného účetního období začne program upozorňovat administrátora účetnictví, aby včas otevřel nové období a neponechával program v situaci, kdy reálné datum "vyběhne mimo definovaná období".
Při vytváření nového účetního období se provádí řada kroků, které se týkají účetnictví, přesto je tato činnost nutná i pro ty uživatele, kteří v Kaskádě účetnictví vůbec nepoužívají. Při této činnosti se vytváří nové období, které je nutné při přihlašování do Kaskády v dialogu Výběr datové větve, tvorbě číselné řady, ale také kvůli příjmů mailů, které hned po silvestrovské půlnoci potřebují přidělovat pořadová čísla nového roku.
O tom, jak administrátor vytváří nové účetní období, jak zadává jeho parametry a co všechno při této činnosti
program automaticky provádí, pojednává samostatná kapitola Vytvoření
nového účetního období (otevření nového roku).
Změna parametrů účetního období je velmi zřídkavá (téměř nikdy ke změnám nedochází), ale v případě potřeby může administrátor účetnictví provést změny v konfiguraci účetnictví na kartě Období (účetní). Tyto změny se však nepromítnou zpět do již existujících dokladů, ale budou aplikované do nově vytvářených dokladů od okamžiku editace dále.
V různých vyhledávací složkách a SQL dotazech, které servisní technici vytvářejí na zakázku, a které generují nějaké sumarizace dat z určitého období, lze využít pro nastavení tohoto období přepínatelný parametr a tím ovlivnit zobrazená data. Účetní období (hodnotu parametru) lze uživatelsky nastavit v menu . V combu pro výběr období jsou zobrazena pouze taková účetní období, ve kterých je Kaskáda provozována.
V různých účetních příručkách figuruje pojem zdaňovací období daně z příjmů. Prakticky odpovídá účetnímu období a v rámci Kaskády používáme pouze pojem účetní období.
Program při uzavírání účetního období kontroluje, zda nejde o poslední účetní období a pokud ano, nedovolí období uzavřít a zobrazí varovné hlášení (nebylo by totiž žádné účetní období otevřeno a to by byl technický problém). K tomu, aby bylo možné poslední účetní období uzavřít, je nutné prvně vytvořit nové účetní období.
Dílčí účetní období rozdělují základní Účetní období na více částí, obvykle na kalendářní měsíce. Dílčí
účetní období vznikají zároveň s vytvořením nového účetního období (viz. výše).
Do dílčího účetního období se promítne změna stavu účtu zaznamenaná účetním zápisem. Zároveň slouží dílčí
účetní období pro vyčíslení obratů a zůstatků na skladech, pokladnách a bankovních účtech.
V hlavičce každého dokladu je uvedeno dílčí účetní období, do kterého budou příslušné skutečnosti promítnuty. Toto období program automaticky nastavuje podle data uskutečnění účetního případu, které v hlavičce dokladu zadal uživatel.
Všechny položky dokladu se vždy účtují právě do jednoho Dílčího účetního období.
Dílčí účetní období, do kterého se účtuje, může být odlišné od Zdaňovacího období DPH, do kterého spadá datum zdanitelného plnění. Obvykle je zde však shoda, neboť např. při účtování odeslané faktury se účtuje o vzniku pohledávky, která vznikla tím, že firma poskytla zboží nebo službu, což je zdanitelné plnění. Rozdíl mezi dílčím účetním obdobím a zdaňovacím obdobím DPH může být v situaci, kdy firma má z hlediska DPH čtyři zdaňovací období zatímco dílčí účetní období jsou členěna např. po měsících.
Smyslem uzavření účetního období je zablokování příslušného období proti vystavování a účtování dokladů, které svým datumem uskutečnění účetního případu spadají do tohoto období.
Uzavírat dílčí účetní období není nutno z důvodu tvorby jakýchkoliv tiskových sestav a výkazů. Ty lze vytvářet zcela bez ohledu na uzavření / neuzavření období.
Uzavírat lze dílčí období postupně jedno za druhém, nelze tedy žádné vynechat a program vždy dovolí uzavírat pouze dílčí účetní období následující po posledním, které již uzavřeno bylo.
Při uzavírání dílčího účetního období program provádí řadu logických kontrol. Pokud nejsou všechny splněny, upozorní vás na to a období neuzavře.
Uzavření dílčího účetního období může provést administrátor účetnictví v Konfigurace účetnictví / Období (účetní).
Toto combo je použito na mnoha místech, kde můžete jeho prostřednictvím volit rozsah období pro různé
přehledy a rekapitulace. Množina období v tomto combu je většinou omezena na 4 účetní období (obvykle 4
kalendářní roky). Je to praktické, neboť tento časový úsek je nejčastěji sledován.
Pokud (v případě potřeby) potřebujete přepnout rozsah na všechna období (ve kterých je Kaskáda provozována),
stačí zaměřit combo a stisknout <Shift+F5>. Klávesovou zkratku si nemusíte pamatovat, neboť
je uvedena v nápovědě nad touto komponentou ( Co je to? <Shift+F1> ).
Toto nastavení není trvalé, jeho platnost skončí se zavřením okna, ve kterém je combo obsaženo.
Formu zobrazení dílčího účetního období v combu lze uživatelsky ovlivnit nastavením uživatelské preference "Název dílčího účetního období zobrazit zkráceně (RRRR/MM)".
V různých vyhledávací složkách a SQL dotazech, které servisní technici vytvářejí na zakázku, a které generují nějaké sumarizace dat z určitého období, lze využít pro nastavení tohoto období přepínatelný parametr a tím ovlivnit zobrazená data. Dílčí účetní období (hodnotu parametru) lze uživatelsky nastavit v menu .
Tento prvek má své uplatnění v Agendě DPH a jeho zevrubný popis je v kapitole DPH - DIČ, datumy a období, v odstavci Období uplatnění DPH.
V závislosti na typu plnění se program při stanovování období DPH chová následovně
Přijatá plnění
Období DPH program stanovuje podle datumu uskutečnění
účetního případu.
Uskutečněná plnění
Období DPH program stanovuje podle datumu uskutečnění
zdanitelného plnění. Zároveň pokud uživatel provedl změnu datumu uskutečnění účetního případu, bude
DUZP automaticky synchronizováno.
Ostatní typy zdanitelného plnění
Období DPH program stanovuje jako u uskutečněných plnění.
Období DPH lze do vystavení dokladu kdykoliv změnit. V žádném případě však nesmí datum uskutečnění účetního případu ani období DPH předbíhat datum uskutečnění zdanitelného plnění.
|
|
Úseky a střediska v Kaskádě |
|
Ekonomika v Kaskádě | Náležitosti dokladů |
|