|
|
Párovatelné doklady, párovací položky, inventarizace účtů ... |
|
Ekonomika v Kaskádě | QR platba a QR faktura |
|
Variabilní symbol slouží jako jeden z identifikátorů plateb. Není dán žádnou legislativou, ale je dán praxí v obchodních a platebních mechanismech a stycích. Je to identifikátor, který je standardní součástí bankovních transakcí a figuruje ve výpisech z bankovních účtů.
Při zpracování těchto bankovních transakcí (výpisů) slouží variabilní symbol k párování dokladů, ať už pro automatické párování řádků Bankovního výpisu nebo pro uživatele, který zpracovává výpis ručně (opisem).
V praktickém životě je někdy variabilní symbol používán i při vzájemné komunikaci mezi obchodními partnery k identifikaci dokladu o kterém jednají a to především u faktur. Takové pooužití je samozřejmě možné, ale přesto je potřeba si uvědomit, že variabilní symbol jako takový je něco jiného než číslo dokladu, ačkoliv v některých informačních systémech může být použita taková logika, že číslo dokladu a variabilní symbol jsou totožné.
Pozor, variabilní symbol v Kaskádě není používán pro záznam do kontrolního hlášení.
Variabilní symbol má v Kaskádě formát celého kladného čísla v délce maximálně 10 znaků, větší počet program nedovolí zadat. Tuto délku nelze upravovat, protože u bankovních operací (resp. pro bankovní instituce) je podmínkou číselná forma maximálně 10 znaků.
Tvorbu variabilního symbolu ve vydaných dokladech program zajišťuje automaticky viz. odstavec Automatická tvorba variabilního symbolu.
Ruční zadání variabilního symbolu, které provede uživatel sám v prohlížeči Dokladu, má vždy přednost a program do něho nezasahuje.
Tento variabilní symbol se zadává v hlavičce dokladu.
Jde o nejobvyklejší způsob práce s variabilním symbolem, VS má pokud možno jednoznačně identifikovat příslušný doklad tak, aby s ním bylo možné v budoucnu spárovat příslušné bankovní operace.
Každý záznam v platebním kalendáři při svém vytvoření
(obvykle automaticky při vystavení dokladu) obsahuje VS převzatý z hlavičky příslušného dokladu jehož je
součástí. Může to být jak jeden záznam, tak více záznamů např. při rozdělení za účelem postupných
plateb.
V dialogu Řádek platebního kalendáře má uživatel možnost VS změnit.
Pokud existuje pouze jeden záznam v platebním kalendáři, pak tuto změnu VS promítne program automaticky i do
hlavičky dokladu a naopak.
Pokud existuje více řádků v platebním kalendáři, pak má uživatel možnost u jednotlivých řádků zadat různé VS
a zároveň v tisku dokladu (faktury vydané nebo zálohového listu vydaného) bude ve spodní části uveden "Rozpis
plateb" včetně individuálních variabilních symbolů jednotlivých konkrétních plateb.
Aktuálně je tento VS využíván v rámci objednávky od zákazníka kde je pro uživatele k dispozici v první kartě prohlížeče objednávky od zákazníka v podkartě Platby.
Tento údaj může sloužit jako alternativní a společný platební prvek pro doklady, které se na smluvní vztah
odkazují.
Tento údaj umožňuje odběrateli provádění opakovaných plateb přes jeden stálý VS, např. při platbě
pravidelných konstantních záloh prostřednictvím trvalého příkazu v bance.
Pokud budou následně přicházet platby na konto takových dokladů, bude program při automatickém párování řádků Bankovního výpisu akceptovat jak variabilní symbol v
dokladu (platebním kalendáři nebo hlavičce dokladu), tak (pokud nic nenalezne) i tento "alternativní"
variabilní symbol u objednávek.
Tento VS lze zadat v prohlížeči kontaktu na kartě Další parametry.
Neslouží k přenášení do hlaviček dokladů, ale pouze pro identifikaci aktéra takových příchozích plateb, které
nebyly provedeny na základě předchozího dokladu (v Kaskádě takový doklad zatím neexistuje).
Při automatickém párování řádků Bankovního výpisu program podle tohoto VS
identifikuje alespoň aktéra, od kterého platba přišla.
Vzhledem k tomu, že variabilní symbol má sloužit k identifikaci určitého dokladu (platby), je žádoucí, aby toto číslo bylo jednoznačné. Jiná je situace u dokladů vydaných a jiná situace u dokladů přijatých.
Variabilní symboly u přijatých dokladů přebíráme z prvotního dokladu, který byl do firmy doručen. Nemůžeme je nijak ovlivnit, musíme akceptovat to, co stanovila protější strana (obchodní partner). Za běžných okolností lze předpokládat, že variabilní symbol by měl být jednoznačný v rámci dokladů od jednoho konkrétního obchodního partnera (dodavatele). Kaskáda proto při vstupování dat provádí kontrolu a pokud uživatel zadává u uvedených přijatých dokladů variabilní symbol stejný jaký již u jiného dokladu stejného obchodního partnera existuje, zobrazí varování. To má sloužit k zamezení chybám - zadání jednoho a téhož přijatého dokladu do systému dvakrát.
Tyto doklady vytváří uživatel a je tedy na něm zajistit jedinečnost variabilních symbolů. Záleží na tom, zda variabilní symboly bude u vytvářených dokladů ručně zadávat podle nějaké vlastní metodiky, nebo využijete systém automatického vytváření variabilních symbolů, který Kaskáda poskytuje.
Pokud uživatel zadává variabilní symbol ručně podle vlastní metodiky, záleží zcela na něm jak jedinečnost zajistí, Kaskáda bude pouze upozorňovat v případě, že je pravidlo jedinečnosti porušeno. Umožní však i za této situace doklad uložit a dále s ním pracovat.
Kaskáda poskytuje mechanismus, který je těsně vázán na číslování objektů a je popsán dále (viz. Automatická tvorba variabilního symbolu) .
Pokud je variabilním symbolem IČO nebo DIČ vlastní firmy (např. mzdové doklady, doklady institucím, apod.), je obvykle těchto dokladů v systému více a proto program na tuto duplicitu (nejednoznačnost) úmyslně neupozorňuje. Varování by bylo zbytečně zdržující.
Pokud program vytváří variabilní symbol automaticky (v případě Faktur vydaných a Zálohových listů vydaných), vychází z čísla dokladu. Mohlo by přitom snadno dojít k duplicitním variabilním symbolům a proto může být pro každou číselnou řadu uživatelem zadána předpona pro variabilní symbol.
Algoritmus, kterým program variabilní symbol automaticky vytváří je následující:
Z předchozího popisu je zřejmé, že tvar výsledného čísla (variabilního symbolu) je velmi závislý na konfiguraci, kterou si sami vytvoříte v rámci číselných řad. Musíte zajistit, že výsledný počet znaků variabilního symbolu nepřekročí hodnotu 10 znaků. Záleží na tom, kolik znaků zadáte do předpony, dále záleží na tom, zda u příslušné řady v jejím kódu jsou nebo nejsou číselné znaky a dále záleží na tom, na kolik míst je v čísle dokladu zobrazováno pořadové číslo a období.
Variabilní symbol je uváděn především jako součást příkazů k bankovním operacím a figuruje ve výpisech z bankovních účtů.
V praxi je nejobvyklejší a nejčistší situace taková, že jeden doklad má jeden konkrétní vyriabilní symbol. Může však nastat situace, kdy
je zapotřebí umožnit odběrateli provádění opakovaných plateb přes jeden stálý VS,
např. při platbě pravidelných konstantních záloh prostřednictvím trvalého příkazu v bance apod.
Tato možnost v Kaskádě existuje a je založena na následujících konceptech:
V prohlížeči objednávky k zákazníkovi na kartě Platby lze zadat variabilní symbol (pokud je u příslušné číselné řady zadána předpona, pak se bude VS tvořit automaticky).
Doklady vznikající v souvislosti s objednávkou se na takovou objednávku odkazují, což je u nich vidět jak v kartě Souvisí (typ propojení Pro doklad je výchozí objednávkou), tak v kartě Rekapitulace, údaj "Objednávka".
Pokud budou přicházet platby na konto takových dokladů, bude program při automatickém párování akceptovat jak VS u dokladů, tak (pokud nic nenalezne) i VS u smluvních vztahů (objednávek).
V kartě Importovaná data / Pracovní tabulka je k dispozici m.j. informace o tom, který VS program při párování nalezl a použil pro spárování.
existuje předpoklad provádění plateb, které nejsou podloženy konkrétními doklady
v tom případě může být žádoucí přidělit variabilní symbol určitému aktérovi (v prohlížeči kontaktu na kartě
Další / Další parametry). Takové
platby jsou identifikovány ne na konkrétní doklad, ale je znám alespoň aktér, podle kterého lze párovaný
doklad lépe vyhledat.
|
|
Párovatelné doklady, párovací položky, inventarizace účtů ... |
|
Ekonomika v Kaskádě | QR platba a QR faktura |
|