|
|
Určování datumu splatnosti |
|
Ekonomika v Kaskádě | Variabilní symbol |
|
Tato kapitola popisuje mechanismy umožňující uživatelům Kaskády spolehlivé sledování průběžných účetních transakcí. Jsou to operace, u kterých vyplývá z podstaty věci, že určitá finanční částka musí být v budoucnosti vypořádána jinými operacemi. Zároveň tento mechanismus umožňuje snadnou inventarizaci příslušných účtů.
Typickým příkladem je účtování na účet pohledávek při vystavení faktury, neboť později (při úhradě, zápočtu apod.) musí být odpovídající částka z účtu pohledávek přeúčtována jinam (peníze, jiná forma pohledávky,...).
Na veškerá účetní data lze nahlížet ze dvou úhlů:
Jakýkoliv doklad může mít charakter párovatelného dokladu, což znamená že:
Bude "svázán" s určitým účtem, jehož zůstatek při svém zaúčtování ovlivní, takže např. faktura bude "svázána" s účtem pohledávek k odběratelům. Nazývejme tento účet nadále párovacím účtem.
Program si vynutí v řádcích tohoto dokladu takové účtování, aby na určené straně (MD nebo Dal) byl právě párovací účet. Díky tomu prostý součet částek v řádcích odpovídá hodnotě, kterou doklad na příslušný účet účtuje. Opět si to lze snadno představit u jakékoliv faktury.
Po zaúčtování bude představovat jeden z dokladů, použitých pro inventarizaci příslušného účtu, ale také např. pro vyčíslení aktuálních závazků nebo pohledávek k určitému obchodnímu partnerovi (aktér dokladu) apod.
Takový doklad nebude považován za vyrovnaný, dokud jiné doklady na jeho vrub nezaúčtují svými párovacími položkami stejnou souhrnnou částku, jakou tvořil jeho počáteční zůstatek (tedy jakou zaúčtoval na párovací účet).
Doklad, který není Vyrovnaný, může být považován za Uhrazený, jestliže byl např. "přeplacen", to má význam hlavně u faktur v režimu tvorby upomínek.
Příklady párovatelných dokladů jsou např. pohledávky a závazky, peníze na cestě, časové rozlišení, pořízení zásob apod. Problematiku párování na příkladu vydaných záloh názorně ilustruje provozní scénář Založení, vystavení, uhrazení a vyrovnání Zálohového listu vydaného.
Doklady některých druhů jsou párovatelné vždy, nastavuje to automaticky program a uživatel to nemůže změnit. Příkladem je faktura přijatá, vydaná, zálohové listy apod..
U jiných druhů může uživatel rozhodnout, zda doklad párovatelný bude nebo nebude. Jsou to například interní doklad, pokladní doklady, ...
Určitou výjimkou jsou přijaté daňové doklady, kde plátci DPH vzniká povinnost přiznat daň - v tomto případě se částka DPH účtuje na jiný účet, protože nepředstavuje závazek k dodavateli, ale de facto ke státu.
Párovací položka je taková položka ( = řádek) dokladu, která se odkazuje na jiný doklad a tím ovlivňuje (zvyšuje nebo snižuje) jeho zůstatek. Přitom platí:
Položku (řádek) dokladu učiní uživatel párovací položkou tím, že v prohlížeči řádku zvolí
Typ položky: Párovací položka
a program se následně k takové položce chová specifickým způsobem - viz. další body.
Uživatel je u párovací položky nucen zvolit (zadat číslo nebo vybrat ze seznamu...) párovatelný doklad, jehož zůstatek chce uživatel ovlivnit.
Název řádku program předvyplní tak, že bude obsahovat číslo párovaného dokladu a jeho název.
Účtování u párovací položky musí být takové, že na jedné straně (MD nebo Dal) musí být stejný účet, na jaký účtoval odkazovaný párovatelný doklad. Tuto podmínku program napomáhá splnit tím, že automaticky vytváří potřebnou předkontaci. Tuto podmínku program striktně kontroluje a uživateli nedovolí, aby svými ručními zásahy do předkontace pravidlo porušil.
Již před vystavením dokladu, obsahujícího párovací položku (jednu nebo více) je v odkazovaném dokladu k dispozici "zpětná informace" o tom, že na něj párovací položka(y) míří, je to v kartě párování, je tam uvedena i prognóza, jaký bude zůstatek po vystavení dokladu s párovacími položkami.
Zůstatek odkazovaného párovatelného dokladu se opravdu změní až v okamžiku vystavení dokladu s párovacími položkami.
Nad číslem párovatelného dokladu v prohlížeči řádku je zobrazena informace o aktuálním zůstatku tohoto párovatelného dokladu.
Výsledným efektem po vystavení a zaúčtování je neustálá shoda účetní a operativní evidence, neboť došlo
ke změně zůstatku (operativní evidence) odkazovaného dokladu a zároveň
ke změně zůstatku příslušného účtu (účetní evidence), na který účtoval odkazovaný párovatelný doklad.
Vzhledem k tomu, že zůstatky účtů jsou agregované hodnoty, pocházející z mnoha různých dokladů, je pro většinu rozvahových účtů nasnadě otázka "Z čeho konkrétně se zůstatková hodnota skládá?".
Inventarizací účtu rozumíme doložení aktuální hodnoty zůstatku určitého účtu (k určitému datu) příslušnými záznamy z operativní evidence, přitom
Z pohledu této kapitoly je zajímavý první bod, neboť těmi doklady, které zůstatek účtu dokladují, jsou Párovatelné doklady, resp. jejich zůstatky k příslušnému datu.
Pro uživatele je inventura účtů naprosto triviální a blesková. Je to pohled (resp. tisk) na
Takhle triviální je to v případě, že o všech skutečnostech bylo účtováno systematicky, s využitím párovatelných dokladů a jejich následného zúčtování. K tomu, aby program do systematického účtování nutil, slouží nastavení atributu "Inventarizovatelný" u jednotlivých účtů - viz. následující odstavec, zároveň musí být v konfiguraci účetnictví zaškrtnuta volba Inventarizovatelné účty povinně párovat.
Jedním z atributů analytických rozvahových účtů (pro výsledkové to nemá smysl) je v Kaskádě zaškrtávací pole "Inventarizovatelný". To se v konfiguraci analytického účtu zobrazuje pouze tehdy, když je v konfiguraci účetnictví zaškrtnuto Inventarizovatelné účty povinně párovat, jinak totiž nemá význam.
Účinek tohoto atributu je velmi zásadní. Když je zaškrtnut, pak
V důsledku toho existuje trvalá shoda mezi účetní a operativní agendou a uživatel má v kterémkoliv okamžiku přesnou a pravdivou informaci o dokladech, jejichž suma zůstatků tvoří zůstatek účtu.
Speciální pozici mají účty, jejichž Druh je nastaven na hodnotu "Závazky" nebo "Pohledávky". U nich je z podstaty zcela zřejmé, že by měly být inventarizovatelné a program tento atribut při vytváření nového analytického účtu přednastavuje automaticky. Uživatel však má možnost tento atribut změnit.
Zde jsou odkazy na různá místa uživatelského rozhraní, která se dané problematiky týkají:
Učinit doklad párovatelným lze v prohlížečích
Interního dokladu, v první kartě, combo Strana párovatelného účtu.
Pokladního dokladu, v první kartě, zaškrtávací pole párovatelný doklad.
Skladového dokladu, v první kartě, zaškrtávací pole párovatelný doklad.
Pozn: Faktury a Zálohové listy jsou párovatelné automaticky, nelze to uživatelsky změnit.
Kontrolovat u párovatelného dokladu stav jeho párování a zůstatku lze v prohlížeči libovolného dokladu v kartě Párování.
Učinit řádek dokladu Párovací položkou lze v prohlížeči řádku dokladu, prostřednictvím comba Typ položky.
Jedním z nejpoužívanějších míst, kde uživatel pracuje s párovacími položkami, je bankovní výpis, konkrétně Prohlížeč řádku Bankovního výpisu, dále pokladní doklady, konkrétně Prohlížeč řádku Pokladního dokladu.
Globální nastavení, které rozhoduje o tom, zda se má kontrolovat způsob účtování na inventarizovatelné účty je v Konfiguraci účetnictví.
Nastavení atributu Inventarizovatelný u jednotlivých analytických účtů se provádí v konfiguraci účetnictví na kartě Účtový rozvrh.
Dokladová inventura jednoho konkrétního účtu je k dispozici v dialogu Podrobnosti účtu, v kartách Inventura počátečního / koncového stavu.
Dokladová inventura skupiny účtů je k dispozici v Modulu Knihy a výkazy / Tisk inventarizace účtů.
Pohled na aktuální stav párovatelných dokladů je také k dispozici v Modulu Doklady / složka Párovatelné doklady k datu.
Aktuální stav nevyrovnaných párovatelných dokladů určitého aktéra je k dispozici v Prohlížeči kontaktu, v kartě Finance / Párovatelné doklady.
|
|
Určování datumu splatnosti |
|
Ekonomika v Kaskádě | Variabilní symbol |
|