|
|
Hromadné zásilky - určení množiny adresátů |
|
Mail-systém v Kaskádě | Digitálně podepsané zásilky |
|
Možnosti jednotlivých uživatelů manipulovat se zásilkami v Kaskádě jsou řízeny systémem přístupových práv Kaskády stejně, jako u jiných druhů objektů.
Jsou zde však určitá specifika, kterým se věnuje tato kapitola :
Poté co je zásilka tvořená uživatelem Kaskády odeslána, nelze jí už z podstaty věci modifikovat, proto následující možnosti editace jsou každopádně omezeny pouze na některé údaje v zásilce, u nichž to má smysl - určitě to není samotný obsah zásilky, seznam adresátů ....
Obecně je očekáváno, že zásilka bude dostupná přinejmenším odesílateli (u zásilky tvořené a odesílané uživatelem v Kaskádě) a příjemcům (u zásilek vzniklých v Kaskádě i příchozím z internetu), což zajišťuje systém automaticky tím, že u zásilky příslušným uživatelům nastaví explicitní práva v okamžiku jejího příjmu z internetu nebo odeslání z Kaskády.
Odesílatel a/nebo příjemce může být nejen uživatel, ale také distribuční seznam, v tom případě je zásilka dostupná všem členům tohoto seznamu bez ohledu na to, zda dostávají/nedostávají příslušné zásilky do svých inboxů (systém to zajišťuje nastavením práv k příslušné zásilce pro všechny členy dist.seznamu).
Kromě výše uvedeného předpokladu je ve většině situací požadováno, aby zásilka byla dostupná (viditelná) i pro další uživatele v organizaci, kteří mají v případě potřeby vědět o probíhajících procesech, domluvách .....
Tento požadavek se standardně řeší prostřednictvím nastavení "skupinového vlastnictví" zásilky, což je obecný mechanismus, ale u zásilek existuje určitá specifická logika, jak systém toto skupinové vlastnění inicializuje - viz. odstavec Nastavení vlastnící skupiny u zásilek.
Rozhodující konfigurace a data pro tuto záležitost jsou
Vlastnící skupina u výchozí šablony pro tvorbu zásilek - zda je/není určena, která skupina to je
...
To má význam pro zásilky tvořené v Kaskádě jednotlivými uživateli a také pro všechny zásilky přicházející
do Kaskády z internetu.
Vlastnící skupiny u dalších šablon pro tvorbu zásilek - zda je/není určen, která skupina to je ...
To má význam pouze pro zásilky tvořené v Kaskádě jednotlivými uživateli.
U jednotlivých uživatelů nastavení v kartě Administrace, údaj Sdílení zásilek, který má varianty
U jednotlivých uživatelů a distribučních seznamů a jiných kontaktů (odesílatelů zásilek přicházejících z internetu) nastavení údaje "Vlastnící skupina mailů odeslaných tímto kontaktem"
Nastavení vlastnící skupiny rozhoduje o tom, zda kromě příjemců/odesílatelů uvidí zásilku také jiní uživatelé - členové příslušné skupiny, obsazení v té skupině do role "Kancelář - Junior" nebo "Komunikace - Senior".
Prvotní nastavení vlastnící skupiny provede systém automaticky při prvním uložení zásilky, kterou uživatel vytvořil (pokud jí ihned odesílá, pak je to v tuto chvíli).
Následně, pokud uživatel zásilku hned neodeslal, může do určité míry (viz. dále) ovlivňovat nastavení sdílení třemi způsoby
Kliknutím na šipku vpravo od ikony pro nastavení vlastnící skupiny. Ta se nachází vpravo nad textovým polem pro zadání textu zásilky a reprezentuje aktuální stav sdílení takto:
Zásilka není sdílena s žádnou vlastnící
skupinou
Zásilka je sdílena, vlastnící
skupina je vidět jako popiska po najetí myši na ikonu.
Zaškrtnutím / odškrtnutím zaškrtávacího pole Poskytnout ostatním právo číst tuto zásilku během odesílání zásilky, v dialogu Odeslání zásilky.
Nastavením vlastnící skupiny v dialogu Vlastnosti objektu.
Pravidla, jejichž uplatnění systém zajišťuje jsou následující
Vlastnící skupinu smí měnit pouze vlastník-uživatel zásilky.
Uživatel, který nesmí odesílat neveřejné zásilky
zásilka již při vytvoření dostane vlastnící skupinu a to
prioritně podle šablony, pokud tato má vlastnící skupinu zadanou
sekundárně podle odesílatele (uživatel nebo distribuční seznam) a to podle nastavení, které je v prohlížeči příslušného kontaktu jako "Vlastnící skupina mailů odesílaných tímto kontaktem"
nakonec (pokud se předchozími kroky skupinu nepodařilo zjistit) to bude domovská skupina příslušného uživatele
uživatel může tuto skupinu změnit, ale nemůže zásilku ponechat bez vlastnící skupiny. Pokud nastaví pomocí ikony pro sdílení zásilky "Výchozí vlast. skup.", nastaví se skupina podle výše uvedené logiky.
Uživatel, který smí odesílat neveřejné zásilky
výchozí nastavení vlastnící skupiny při vytvoření zásilky záleží na atributu Režim sdílení odesílaných mailů
Smí neveřejné - výchozí stav "neveřejné"
Bez ohledu na stav šablony, vytvářená zásilka nebude mít vlastnící skupinu
Smí neveřejné - výchozí stav dle šablony
Vlastnící skupina se nastaví podle šablony, takže zde bude (pokud je u šablony) nebo nebude
(pokud u šablony určena není), přitom ikona stavu sdílení zásilek se nastaví podle situace tak,
aby byla v souladu s realitou.
Smí neveřejné - výchozí stav "veřejné"
Vlastnící skupina se nastaví podle šablony, ale pokud u šablony není, tak se určí výše popsaným
postupem, finálně vždy bude nastavena nějaká skupina.
V menu pro změnu vlastnící skupiny lze vlastnící skupinu odnastavit volbou "Neveřejná zásilka (bez vlastnící skupiny)".
Prvotní nastavení vlastnící skupiny provede systém automaticky při příjmu zásilky z internetu.
U datových zpráv je nastavení vlastnící skupiny ovlivněno nastavením Příchozím DZ nastavovat skup.vlastnictví stejně jako jiným zásilkám v
konfiguraci mail-systému.
Následně mají někteří uživatelé v závislosti na nastavení oprávnění ( Administrace uživatele / Sdílení zásilek ) možnost ovlivnit sdílení. Sdílení mohou ovlivnit pouze uživatelé, kteří jsou mezi příjemci zásilky - tedy mezi adresáty je adresa uživatele nebo distribučního listu, jehož je uživatel členem. Sdílení lze opět ovlivnit dvěma způsoby:
Pomocí ikony sdílení zásilky, respektive jejího podmenu pro výběr vlastnící skupiny.
Nastavením vlastnící skupiny v dialogu Vlastnosti objektu.
Pořadí zjišťování vlastnící skupiny při příjmu zásilky z internetu je následující, přitom jakmile je skupina určena, další podmínky se již neuplatní:
Vlastnící skupina u výchozí (prázdné) šablony pro tvorbu zásilek
Pokud u této výchozí šablony
je skupina definována ( není <neurčeno> ), pak se bez výhrad použije a další hledání skupiny podle odesílatele již neproběhne
není skupina definována ( je <neurčeno> ), pak pokračuje systém podle následujícího odstavce.
Vlastnící skupina mailů odeslaných kontaktem
Podstatný atribut je u odesílatele => Skupina vlastnící mailů odeslaných tímto kontaktem.
Aby to nebylo tak jednoduché, tak
odesílatelem může být známý kontakt (evidovaný v Kaskádě) nebo neznámý,
pokud je odesílatel neznámý, je "zastupován" kontaktem <neznámý>, t.j. fiktivní neznámá osoba,
záleží pak na nastavení atributů v prohlížeči této fiktivní osoby.
odesílatelem může být určitá osoba nebo určitá organizace nebo určitá osoba v nějaké
organizaci,
komplikací je samozřejmě třetí varianta, v tom případě se použije přednostně nastavení od osoby,
pokud u ní skupina definována není, pak od organizace.
Postup nastavení vlastnící skupiny je následující:
Pokud odesílatel je znám (když je to od "osoby v organizaci", detekuje se nastavení primárně podle osoby)
když má skupinu zadanou, tak se použije
pokud u něj skupina určena není a je to osoba související s organizací, použije se skupina zadaná u příslušné organizace ( buďto je nebo není nastavena, podle toho dopadne výsledek).
Pokud odesílatel není znám
představuje ho "neznámá osoba" a provede se u ní stejný postup jako je popsán výše.
V tomto případě lze využít jednoduchost situace a usnadnit si správu systému.
Předpokládejme, že jediná skupina se jmenuje "Všichni uživatelé".
Konfigurace pak může vypadat následovně :
u výchozí šablony zásilek zadat vlastnící skupinu "Všichni uživatelé",
běžným zaměstnancům firmy nastavit v kartě Administrace uživatele / Sdílení zásilek : Pouze veřejné
vedoucím pracovníkům, kteří výjimečně potřebují některou zásilku nastavit jako "neveřejnou" nastavit v kartě Administrace uživatele / Sdílení zásilek : Smí neveřejné - výchozí stav "veřejné"
u kontaktů (obchodní partneři, instituce, ....) není potřeba zabývat se údajem Skupina vlastnící zásilku došlou od tohoto kontaktu
V tomto případě nelze konfiguraci zjednodušit podobně jako v minulém odstavci.
Předpokládejme, že
existují skupiny "Všichni uživatelé", "Vedení", "Obchod", "Ekonomika".
všichni uživatelé jsou členy skupiny "Všichni uživatelé" a jednotlivě jsou kromě toho členy dalších skupin.
Konfigurace pak může vypadat následovně :
u výchozí šablony zásilek vlastnící skupinu nezadávat, ponechat "Neurčeno".
další šablony zásilek tvořit pro jednotlivé skupiny, jak to odpovídá jejich práci, u těchto šablon nastavovat příslušnou vlastnící skupinu (ta bude potom systémem použita jako výchozí pro zásilky, tvořené dle této šablony)
běžným zaměstnancům firmy nastavit v kartě Administrace uživatele / Sdílení zásilek : Pouze veřejné
vedoucím pracovníkům, kteří výjimečně potřebují některou zásilku nastavit jako "neveřejnou" nastavit v kartě Administrace uživatele / Sdílení zásilek : Smí neveřejné - výchozí stav "podle šablony"
u kontaktů (obchodní partneři, instituce, ....) je potřeba zabývat se údajem Skupina vlastnící zásilku došlou od tohoto kontaktu a to tak, že
u kontaktů, které komunikují pouze s určitou skupinou, přednastavit tuto skupinu, např. pro Finanční úřad skupinu "Ekonomika" apod.
u ostatních kontaktů nastavit buďto "Všichni uživatelé" nebo "<Neurčeno>" podle toho, zda chcete aby příchozí zásilky od tohoto kontaktu byly/nebyly zpřistupněny příslušné skupině, přitom lze s výhodou využít šablony kontaktů.
Tato problematika vůbec není triviální a přitom pro bezproblémové fungování každé organizace je velmi zásadní.
Doporučujeme:
věnovat tomuto tématu patřičnou pozornost
stanovit si pro svojí organizaci základní principy a strategii sdílení zásilek
konzultovat strategii s dodavatelem systému a s jeho pomocí realizovat patřičné konfigurace
během provozu systému občas provést revizi reálného stavu dat, dodržování pravidel ze strany zaměstnanců, zajištění potřebné důvěrnosti dat a v protikladu k tomu potřebné míry sdílení.
|
|
Hromadné zásilky - určení množiny adresátů |
|
Mail-systém v Kaskádě | Digitálně podepsané zásilky |
|