|
|
Mail-systém v Kaskádě | Zásilky a přístupová práva |
|
Hromadnou zásilkou rozumíme zásilku adresovanou velkému počtu adresátů, může jít o jednorázovou záležitost nebo opakovanou.
Zde se věnujeme tomu, jak co nejpohodlněji pracovat s množinou adresátů, kterým
zásilka má být odeslána - to je vaše přání,
případně naopak nemá být odeslána - respektování přání některých osob, aby nedostávali nevyžádané zásilky.
Uvědomte si prosím, že hromadná zásilka je po technické stránce zásilka jako každá jiná:
můžete jí vytvářet prostřednictvím nějaké předpřipravené šablony nebo kopií jiné zásilky
obvyklým způsobem určujete kdo je jejím odesílatelem (uživatel nebo distribuční seznam)
běžným způsobem můžete zadávat adresáty přímo v prohlížeči zásilky, v dialogu pro určení adresátů atd...
V ideálním případě již máte v systému složky kontaktů, tvořících cílovou množinu nebo jiné objekty, okolo kterých jsou kontakty soustředěny, jako např :
vyhledávací složky kontaktů postavené např. nad atributem klasifikace zákazníka - ty můžete přímo použít pro tvorbu zásilky určitému typu odběratelů,
jakékoliv další vyhledávací složky kontaktů, které poskytují množiny kontaktů odpovídající vaší firemní strategii
jakékoliv vyhledávací složky, které poskytují jeden nebo více druhů objektů např. vyhledávací složka pro nějakou akci obsahující osoby, organizace, objednávky, faktury apod. a aktérům těchto objektů budete posílat nabídky budoucích akcí, poděkování, ...
fyzické (nevyhledávací) složky kontaktů obsahující určité dodavatele, které opakovaně oslovujete,
fyzické (nevyhledávací) složky kontaktů - účastníků nějaké dřívější akce, které budete chtít opět dávkově oslovit,
fyzické (nevyhledávací) složky různých objektů u nichž figuruje aktér (faktury, objednávky, dokumenty, ...) a tyto aktéry budete chtít opět dávkově oslovit,
dealerský ceník, v němž v kartě Odběratelé figurují vaši dealeři, kvůli určení jejich konkrétních slev,
....
Tyto a mnoho dalších množin kontaktů můžete následně použít mimo jiné pro snadné vložení e-mailových adres do hromadné zásilky.
Pokud dosud v Kaskádě neexistuje objekt který by potřebnou množinu "sdružoval" (viz. minulý odstavec), můžete jej nyní vytvořit. Nejvhodnější k tomu bude složka kontaktů, pojmenovaná například "Seznam adresátů pro zasílání info-mailu", ale může to být i databoxová složka, která bude obsahovat různé druhy objektů.
Do takové složky propojíte kontakty (případně jiné druhy objektů), jimž chcete zásilky opakovaně posílat, přitom použijete techniky propojování objektů (kontaktů) do složek, jichž je několik a slouží mnoha různým účelům.
Pokud chcete určit jinou než výchozí e-mailovou adresu pro některý kontakt v rámci této složky, využijte k tomu postup z kapitoly Určení výchozí adresy pro hromadné zasílání zásilek členům kategorie kontaktů ve složce.
Uvědomte si však, že v průběhu dalšího času bude jen na vás, přidávat sem další kontakty nebo je odebírat, což vyžaduje úsilí, čas, důslednost. Důkladně proto přemýšlejte, zda nelze potřebnou množinu získat snadněji, na základě existujících dat, s použitím nějakých logických podmínek. S tím vám mohou pomoct pracovníci dodavatele Kaskády.
Předpokládáme, že existují množiny které hodláte použít - viz. předchozí odstavce.
Techniky pro jejich zařazení mezi adresáty (hromadné) zásilky jsou následující :
pomocí plovoucího menu nad složkou, výběrem funkce Odeslat zásilku kontaktům,
V případě, že tuto volbu použijete nad databoxovou složkou, program kromě volby způsobu adresace (Komu, V kopii a Slepá) zobrazí dialog, ve kterém je potřeba rozhodnout o tom, odkud přebírat adresy pro vytváření zásilek, protože složka může obsahovat jak kontakty, tak jiné objektů. K dispozici jsou tyto volby:
Použít vše, t.j. kontakt přímo, u ostatních použít aktéra
Použít pouze kontakty, ostatní objekty ignorovat
pomocí plovoucího menu v kartě Souvisí nebo v různých kartách prohlížečů (např. karta Odběratelé u prodejního ceníku, v kartě Smluvní partneři u smlouvy apod.),
v dialogu Adresáti zásilky výběrem složky a/nebo více složek kontaktů a zařazením mezi adresáty (zde nemusíte zařazovat mezi adresáty všechny kontakty, ale postupně pouze některé),
v dialogu Adresáti zásilky vložením elektronických adres pomocí textového souboru a/nebo schránky Windows (clipboard),
v prohlížeči zásilky přímým zadáváním do editačního pole "Komu", "V kopii" a/nebo "Slepá".
Jednotlivé techniky lze samozřejmě libovolně kombinovat, obvykle nejprve vložíte množinu adresátů z nějakých složek, potom můžete doplnit další individuální adresáty dle potřeby, někoho třeba vyřadit atd.
Při definování množiny adresátů neopomeňte správně rozhodnout, zda použijete adresní pole "Komu", "V kopii" nebo "Slepá kopie", viz. kapitola Základní pravidla při psaní zásilek.
Jde o osoby, které odmítají vaše hromadné zásilky a pokud jejich přání opomenete respektovat, budou dotčeni a rozzlobeni.
Pokud se nějaká taková osoba ozve (telefonicky, e-mailem, ...) s prosbou, že nechce na danou adresu dostávat
hromadné zásilky, měl by uživatel ihned v dialogu Elektronické adresy Kontaktu u dané adresy nastavit příznak
Neobtěžovat hromadnými zásilkami.
Samotné nastavení však neznamená, že na tuto adresu nepůjde odeslat žádný e-mail. K tomu je ještě zapotřebí u
hromadné zásily v kartě Možnosti zaškrtnout volbu
Respektovat přání "neobtěžovat".
|
|
Mail-systém v Kaskádě | Zásilky a přístupová práva |
|