Dokumenty - vyřešené úpravy

Je zavedena podpora biometrických podpisů v PDF dokumentech generovaných Kaskádou  >>>

Biometrický podpis, také se mu jinak říká viditelný digitální podpis, je metoda podepisování elektronických dokumentů, která (oproti digitálním podpisům digitálním certifikátem) zajišťuje větší bezpečnost, jelikož umožňuje zápis a uchování jedinečných charakteristik podepisující osoby, jako je rychlost, tlak, doba podpisu apod.
Je to technologie, která umožňuje podepisovat elektronické dokumenty vlastnoručním podpisem s možností verifikace (kontroly pravosti) podpisu, což jsou velice charakteristické věci, které nelze tak snadno napodobit a jedná se tedy o velice seriózní způsob autorizace dokumentů.
Nejčastěji se s biometrickým podpisem setkáte v bankovnictví, pojišťovnictví, apod.

Kaskáda nyní umožňuje zařadit do firemních procesů biometrické podepisování dokladů/dokumentů, které v Kaskádě vznikají (nebo i jiných).

Celá problematika biometrických podpisů je značně rozsáhlá a technicky náročná. Kaskáda proto neřeší technologii podpisů jako takových, ale zajišťuje integraci se specializovaným softwarem, který umožňuje díky patřičnému hardwaru (podpisová destička) provést vlastnoruční podpis a ten vložit do existujícího PDF dokumentu. Kaskáda „pouze“ tomuto externímu softwaru předloží vytvořený PDF dokument (objednávku, dokument, apod.) a následně, když je PDF dokument obohacen o biometrický podpis, uloží ho zpět do Kaskády k danému objektu pro budoucí použití.

V rámci Kaskády bylo pro potřeby této integrace provedeno několik úprav:

• Vedle dosavadního konfigurovatelného obrazu objektu vzniká další možnost a to u jednotlivých druhů objektů ukládat podepsaný PDF dokument (což má smysl především u dokladů a dokumentů). Pro uživatele to znamená, že se v prohlížeči daného objektu zobrazí další karta a v ní patřičný PDF obrázek s podpisem. Pro zobrazení karty je nutné mít v konfiguraci druhů u daného druhu objektu zapnutou volbu Umožnit přiložit podepsaný dokument jako součást objektu tohoto druhu.

• V dialogu nastavení aplikace spouštěné po exportu lze nyní nastavit nový parametr, který říká programu, že vyexportovaný PDF dokument má uložit zpět do databáze Kaskády k danému objektu do dané karty ("obraz" nebo "podpis").

• Pro samotné spuštění externího softwaru, který umožní podepsání PDF dokumentu, je použit stávající mechanismus. Jde o spuštění externí aplikace, která je definována v dialogu nastavení aplikace spouštěné po exportu. Aplikaci jsou předány příslušné parametry, především parametr "%fnm", který obsahuje jméno vyexportovaného souboru včetně cesty.
  V tomto případě to bude aplikace, která uživatele vyzve k podepsání dokumentu. Až příslušná osoba dokument na destičce podepíše, potvrdí uživatel v Kaskádním dialogu pokračování ukládání (nyní již podepsaného) dokumentu zpět do Kaskády k danému objektu.

Ke zprovoznění funkcionality biometrických podpisů v Kaskádě kontaktujte technickou podporu Kaskády.

V prohlížeči běžného dokumentu je vylepšeno zjišťování jeho umístění  >>>

V prohlížeči dokumentu je k dispozici informace o propojení tohoto dokumentu se složkou (v převážné většině případů se složkou, ve které byl dokument vytvořen).

Doposud:

Tato informace mohla působit zmatečně, pokud byl dokument

• uložen i v jiných složkách nebo

• přesunut jinam.

Navíc tato cesta byla uvedena pouze v situaci, kdy byl dokument propojen s dokumentovou složkou. Pokud byla propojena s databoxovou složkou, cesta zde uvedena nebyla.

Nyní:

Údaj "Umístění" obsahuje i nadále informaci o propojení se složkou, přičemž pokud je dokument propojen

• pouze s jednou složkou ( je jedno jestli databoxovou nebo dokumentovou ), tak je zde vypsaná cesta k této složce, kliknutím na tuto cestu zobrazíte prohlížeč dané složky

• s více než jednou složkou, je zde uveden text <více složek>, kliknutím na tento text se přepnete do karty Souvisí, kde jsou automaticky nastavena všechna propojení s druhem objektu Složka

Je odstraněn problém s otevíráním některých PDF dokumentů  >>>

Některé PDF dokumenty, které se k vám dostanou z "vnějšího světa", mohou obsahovat chyby - především jde o prázdné nebo chybné znaky hned na začátku obsahu souboru.
Takové soubory lze například posoudit validátorem PDF souborů u Národního digitálního archivu na adrese https://digi.nacr.cz/validatorPDF/ a ověřit si, že jsou opravdu vadné.

Pokud jsou takovéto soubory importovány do Kaskády, pak dosud tyto znaky bránily jejich zobrazení v prohlížeči Běžného dokumentu na kartě Obsah dokumentu, nebo v kartě "Obraz objektu" (místo zobrazení obsahu PDF dokumentu se zobrazí text "Tento druh dat nelze zobrazit"). Přitom je možné, že daný soubor šlo zobrazit z jiného prostředí, než je Kaskáda, například v prohlížeči PDF souborů Adobe Acrobat Reader.

Nově má v sobě Kaskáda naprogramován opravný mechanismus takto poškozených PDF souborů. Tento opravný mechanismus se použije v těchto případech

• import nového souboru do Kaskády
• export obsahu dokumentu na disk
• editace údajů v prohlížeči dokumentu
• export dočasného souboru do pracovní složky Kaskády během otevírání dokumentu v externí aplikaci nebo při vytváření náhledu přímo v prohlížeči dokumentu na kartě Obsah dokumentu, nebo na kartě Obraz objektu

V prvních třech případech dojde k opravě a uložení správného formátu PDF souboru do dat Kaskády.
V posledním případě dojde k opravě pouze za účelem zobrazení obsahu dokumentu. Data v Kaskádě i nadále zůstanou poškozena. Pokud ovšem v externí aplikaci provedete uložení tohoto dočasného souboru pod tím samým jménem do stejného umístění, při zavírání externí aplikace převezme Kaskáda opravený obsah souboru.

Aby Kaskáda nabízela otevření PDF dokumentu v externí aplikaci, je nutné zapnout v menu Kofigurace / Pracovní stanice (tiskárna ...) volbu PDF dokumenty považovat za editovatelné.

Proč chybný soubor Kaskáda nezobrazí a Adobe Acrobat Reader zobrazí

Rozdíl je v odlišném způsobu spouštění prohlížeče v systému Windows a v Kaskádě.
Ve Windows je na základě přípony souboru spuštěn Adobe Acrobat Reader (AR) a je mu řečeno, že má otevřít daný soubor. AR se pak snaží daný soubor otevřít a přečíst.
V Kaskádě je použití správného prohlížeče řešeno jiným způsobem.
Pomocí nízkoúrovňových funkcí systému Windows zjišťujeme, jaký program pro otevření příslušného obsahu souboru použít. Protože obsah souboru nezačíná dle konvencí, funkce Windows nám nesdělí aplikaci, která by se pro otevření měla použít. Kaskáda tedy obsah souboru nezobrazí.

Je provedena úprava zajišťující lepší chování prohlížeče interních dokumentů  >>>

Je vylepšeno chování prohlížeče běžného dokumentu při práci s obsahem v těchto aspektech

• odlišuje se lépe chování u dokumentů ke kterým má Kaskáda interní prostředky nejen k prohlížení, ale i k editaci (RTF,TXT,HTML,....)

• je zřetelněji oddělen režim prohlížení obsahu od editace obsahu, přičemž

  • při prohlížení program nečeká na zavření externí aplikace a/nebo nehlídá stav vyexportovaného pracovního souboru

  • při editaci

    • je lépe vyřešeno čekání na zavření externí aplikace a/nebo hlídání stavu vyexportovaného pracovního souboru

    • nikdy se během editace neskrývá samotný prohlížeč

    • uživateli je v první kartě prohlížeče zobrazen stav čekání a když to má smysl, je mu umožněno čekání ukončit

• karta "Obsah jako prostý text" je zobrazena pouze tehdy, kdy to má smysl (např. u dokumentu typu HTML, URL, SQL ...)

• pokud nějaké prohlížeče dokumentů zůstanou skryté až do okamžiku zavírání Kaskády (což by se teď už stávat vůbec nemělo), tak je lépe zajištěno jejich zobrazení a uživatel má možnost práci s nimi ukončit

Podrobné informace jsou uvedeny v kapitolách helpu

• Dokumenty v Kaskádě
• Technologie sledování interních dokumentů otevřených v externích programech a načtení změn do databáze
• Nastavení asociované aplikace pro práci s obsahem interního dokumentu

V prohlížeči propojení typu "Smluvní partner" lze nyní zadat k osobám zastupujícím společnost i doplňkový text  >>>

Tato úprava se týká grafické úpravy záhlaví v tisku smlouvy (běžná smlouva nebo objednávka od zákazníka, pracující s mechanismem tvorby smlouvy).
Konkrétně jde o vymezení osob, zastupujících společnost aktéra, t.j. protistranu.

Kaskáda umožňuje zadání jedné nebo dvou osob z těch, které souvisí s danou organizací, tyto osoby pak budou figurovat v záhlaví smlouvy.

• Dosud nebylo možno kromě určení osob přidat nějaký volný text.

• Nyní lze kromě určení osob přidat volný text v délce 30 znaků ke každé z těchto dvou osob. Text bude při tisku smlouvy připojen ke jménům příslušných osob.

Bylo vylepšeno chování programu při zobrazování PDF dokumentů  >>>

Doposud program pro zobrazení PDF dokumentů používal technologii, která využívala aktuálně nainstalovaný Acrobat Reader na stanici. Problém však nastal v situaci, kdy uživatel na stanici nainstaloval jinou než doporučenou verzi Acrobat Readeru, protože komponenty zobrazující PDF dokumenty dokázaly pracovat pouze s určitou verzí AR.

Součástí distribuce Kaskády je nyní nová externí aplikace Sumatra PDF.

Pro zobrazení PDF dokumentů program nyní nejdříve zjistí verzi operačního systému a verzi nainstalovaného Acrobat Readeru a podle toho se zachová (buď použije AR nebo Sumatru).

Bližší informace najdete v kapitole helpu Aplikace třetích stran pro práci se soubory ve formátu PDF.

Dokument lze nyní přetáhnout do Kaskády i když není v cíli určen typ propojení  >>>

Jde o tažení dokumentu z prostředí operačního systému do Kaskády, do plochy tabulky, např. v kartě Souvisí.

Dosud to bylo možné pouze tehdy, když byl v cílovém prostoru určen typ propojení, umožňující propojit dokument s cílovým objektem.

Nyní, pokud typ propojení určen není, program nabídne uživateli dialog pro volbu typu propojení.

Bylo upraveno uživatelské rozhraní a tisk personálních dokumentů  >>>

Do prohlížeče personálního dokumentu na první kartě byla doplněna podkarta s názvem Parametry tisku pers. dokumentu.
Na tuto kartu byly umístěny zaškrtávací pole, která ovlivňují ne/vytištění příslušných údajů a textové pole "Dodatek pro tisk záhlaví do sekce "Údaje o vlastní organizaci""

Stávající tiskové výstupy byly nahrazeny dvěma novými tisky

• Personální dokument - interní tisk
  Slouží především pro interní potřeby zaměstnavatele. Bez ohledu na nastavení zaškrtávacích polí se v záhlaví tisknou údaje o zaměstnanci a zaměstnavateli, údaje o pracovním poměru, o nastavení procesních vlastností personálního dokumentu a o datu účinnosti personálního dokumentu

• Personální dokument - externí tisk
  Slouží především k tisku oficiální podoby dokumentu, který bude předán zaměstnanci. Zde jsou zcela akceptována nastavení jednotlivých zaškrtávacích polí, která ovlivňují množinu údajů k vytištění.

Je vylepšeno zobrazení rastrových formátů (jpg,gif,...) v kartě Obraz objektu  >>>

V minulé verzi Kaskády byla poprvé použita nová zobrazovací komponenta v kartě Obraz objektu.

Tato komponenta zobrazovala data tak, aby byl vždy vidět celý obraz, bez posuvníků.
Nevýhoda tohoto způsobu spočívá v tom, že např. naskenovaný list A4 byl čitelný špatně nebo vůbec, neboť je to formát "na výšku", takže prostor prohlížeče do šířky zůstal nevyužit.

Nyní je komponenta upravena tak, aby

• V případě obrázku menšího než je plocha karty byla zachována jeho velikost.
  Výhoda tohoto způsobu spočívá v tom, že obrázek nebude nuceně zvětšený a ním pádem "deformovaný".

• V případě obrázku většího než je pracovní plocha byla zaplněna celá plocha která je k dispozici a pokud je to potřeba, je buďto pro vodorovný nebo pro svislý směr k dispozici posuvník.
  Výhoda tohoto způsobu spočívá v tom, že např. naskenovaný list A4 je čitelný bez problémů, neboť je na šířku vsazen do prostoru dané karty, ve svislém směru je posuvník. Zároveň není problém ani s obrazy orientovanými na šířku, komponenta se jim přizpůsobí.

Rozšíření a zobecnění práce s obrázky objektů  >>>

Dosavadní stav

• Kontakty a Produkty umožňovaly ve svém prohlížeči (v podkartě k tomu určené) importovat obrázek a vidět jeho obsah, využít jej např. v eShopu, tisku ceníku apod.

  Pro druh Kontakt byl k dispozici standardní filtr "U kontaktu je obrázek", který umožňoval zobrazit objekty, u kterých byl nějaký obrázek připojen.

• Složky (včetně Databoxu) umožňovaly připojení samostatného dokumentu (objektu Kaskády) plnícího roli "obrázku" např. pro účel eShopu.

• K libovolným objektům bylo možno připojovat propojením typu Prezentace objektu obrázkem libovolný počet dokumentů (objektů Kaskády) plnících roli "obrázku" např. pro účel eShopu u produktů.

Nový stav

• Přiřazení dokumentu s "obrazem" přímo k objektu, stejně jako to bylo dosud pouze u Kontaktů a Produktů

  • Je nyní technicky přepracováno, ovládání je prostřednictvím tlačítek dostupné přímo v příslušné kartě prohlížeče, nikoliv v menu Činnosti prohlížeče objektu, jak to bylo dosud

  • K dispozici je nejen import z diskového souboru, ale navíc přímý import ze skeneru ( viz. UPK-15-0121 )

  • Nově je zde podpora přímého zobrazení PDF souboru v kartě prohlížeče, bez nutnosti spouštět externí aplikaci (Adobe Reader ....)

  • K dispozici je také tisk a export souboru na disk

  • Administrátor může v Konfiguraci druhů na kartě Druh zapnout/vypnout práci s těmito obrazy u libovolného druhu objektů, t.j. zobrazení/nezobrazení příslušné karty v prohlížeči daného druhu objektu

• Připojování libovolných dokumentů (objektů Kaskády) plnících roli "obrazu daného objektu" propojením typu "Prezentace objektu obrázkem"

  Zůstává i nadále možné, stejně jako dosud, přitom

  • výhodou je, že

    • jeden a tentýž dokument lze vícenásobně připojit k různým dalším objektům, což je někdy velmi praktické

    • takový obrázek/obraz v samostatném dokumentu může plnit i další účely

  • nevýhodou může být právě to, že jde o samostatný objekt s nutností vnímat jeho přístupová práva, s rizikem že jej někdo smaže bez ohledu na jeho okolní vztahy a souvislosti ....

• Využití nových technických možností přímo v kaskádním prohlížeči Běžného dokumentu

  Řada datových formátů ( pdf, jpg, tiff, gif, png, ... ) se nyní v kaskádním prohlížeči běžného dokumentu přímo zobrazí v kartě Obsah dokumentu, aniž by bylo nutno spouštět externí aplikaci a zobrazovat obsah dokumentu jejím prostřednictvím.

• Velikostní limit pro dokumenty

  Z technických důvodů Kaskády omezuje velikost dokumentu ukládaného do databáze na 32 MB ( 33 554 432 B ).

• Nová činnost v prohlížeči dokumentu "Přesunout obsah dokumentu k dokladu"

  Tato činnost je užitečná, pokud chce uživatel využít novou možnost "mít obraz dokladu přímo v prohlížeči dokladu" a přitom dřívější data jsou v samostatných dokumentech.
  Program při použití této volby ověří, zda má činnost smysl, tedy zda s dokumentem souvisí právě jeden doklad, u něhož obraz dosud není přiložen, a pokud je to v pořádku tak obsah přenese a dosavadní dokument smaže.

• Nová matriční vyhledávací složka Dokumenty / Sdílené / Dokumenty propojené s doklady podporující obrázky.

  Tato složka zobrazuje dokumenty, u kterých lze předpokládat, že by jejich obsah mohl být přenesen přímo k souvisejícímu dokladu a samotný dokument smazán.
  Záleží samozřejmě na uživatelích, zda tuto možnost využijí, nebo ponechají data v dosavadním stavu.
  Pokud chce uživatel data přenést, stačí klávesovou zkratkou Ctrl+K vložit do K-schránky příslušné dokumenty a samotný přenos provést v K-schránce - viz. následující odstavec.

• Nová hromadná činnost v K-schránce "Obsahu dokum. => Doklady"

  Tato činnost je k dispozici, pokud jsou v K-schránce pouze objekty druhu Běžný dokument.
  Dávkově se pro všechny dokumenty v K-schránce provede stejná činnost, jaká je k dispozici v prohlížeči dokumentu a je popsána v předminulém odstavci.

• V obecném filtrovacím panelu je nově k dispozici filtr "U objektu je obraz", který umožní zobrazit ty objekty, u kterých je obraz objektu naimportován.
  Dosavadní filtr ve standarním filtrovacím panelu byl odstraněn.

Kaskáda nově podporuje přímé skenování, bez nutnosti ukládat soubor na disk a poté načítat do Kaskády  >>>

Dosud, když chtěl uživatel Kaskády vložit do databáze výsledek skenování, musel

• Vložit papírový dokument do skeneru
• Použít na svém počítači skenovací SW, který je obvykle příslušenstvím tiskárny/skeneru
• V dialogu skenovacího SW provést potřebné volby (oblast skenování, rozlišení, kvalita, barevnost, ....)
• Výsledek skenování uložit do nějakého dočasného diskového souboru
• Diskový soubor načíst do Kaskády např. jako obsah objektu Běžný dokument
• Dočasný diskový soubor smazat

Nyní, když chce uživatel Kaskády vložit do databáze výsledek skenování, stačí

• Vložit papírový dokument do skeneru
• V Kaskádě vyvolat menu Skenovat dokument, pokud je k dispozici více skenerů tak v podmenu vybrat ten správný, v němž je vložena předloha
• V dialogu skenovacího SW provést potřebné volby (oblast skenování, rozlišení, kvalita, barevnost, ....) - a TO JE VŠE

Funkce je k dispozici ve dvou místech :

• V prohlížeči běžného a personálního dokumentu
• V univerzální kartě pro přiložení obrázku k objektu, která může figurovat v kterémkoliv prohlížeči, podle nastavení konfigurace - viz. UPK-15-0122.

V uživatelských preferencích je k dispozici nová položka Chci dostat avízo o realizaci mnou schváleného personáního dokumentu  >>>

Zapnutím této uživatelské preference ve skupině "Avizování a firemní procesy" lze docílit toho, že uživatel, který personální dokument vytvořil nebo schválil (nastavil vlastnost "Schváleno nadřízeným" nebo "Schváleno finálně"), dostane avízo o tom, že některý jiný uživatel u tohoto personálního dokumentu nastavil vlastnost "Realizováno personalistou".

Několik vylepšení při práci s personálními a běžnými dokumenty  >>>

• U personálního dokumentu, který je již realizován a tedy blokován proti editaci, je nyní zakázáno provést RE-import obsahu, což zajišťuje splnění podmínek pro zamezení modifikace realizovaného dokumentu.

• Pokud vznikne dokument podle šablony, která definuje nějaký externí formát (nikoliv TXT/RTF/HTML), a pokud šablona neobsahuje žádný reálný obsah, pak při prvním uložení takového dokumentu program automaticky nabídne provedení importu obsahu prostřednictvím dialogu pro volbu diskového souboru.

• U externích dokumentů (t.j. dokumenty s formátem jiným než TXT/RTF/HTML) lze nyní během života dokumentu změnit obsah včetně změny na jiný formát.
  

• Dosud při importu obsahu bylo možno zvolit pouze soubor se stejným formátem, jako byl dosavadní formát obsahu.
  Nadále je možno zvolit jiný formát, program upozorní, že jde o zásadní změnu a pokud to uživatel potvrdí, změna se provede. Platí to také o změně z interního formátu na libovolný externí.

Zástupné symboly lze nyní použít pro dosazení údajů do textu v šablonách dokumentů, komunikací i jiných druhů objektů  >>>

Zástupné symboly, použité v šabloně v textu dokumentu, komunikace nebo jiných druhů objektů umožní dosazení určitých konkrétních údajů z protějšího objektu při vzniku daného objektu.

Například v případě personálního dokumentu, který vzniká v souvislosti s pracovně právním vztahem (pracovní smlouvou), se nabízí použití údajů z hlavičky smlouvy do textu personálního dokumentu.

Pro druh "Běžná smlouva" je zaveden údaj "Datum podpisu"  >>>

Kromě zadávání data platnosti smlouvy od-do, lze nyní v prohlížeči běžné smlouvy i pracovně právního vztahu zadat také datum podpisu.

Upraveno chování dokumentů při otevírání v externím editoru  >>>

Doposud otevírání Běžných dokumentů z Kaskády v externím editoru mohlo být problematické v kombinaci s některými externími aplikacemi na operačních systémech Vista (Windows Server 2008) a novějších.

Nově lze dokumenty otevírat dvěma způsoby (starým a novým). Bohužel ani jeden z nich není univerzálně funkční pro všechny aplikace a verze Windows.
Proto byla v menu Konfigurace / Pracovní stanice (Tiskárna...) zavedena volba Preferovaný způsob otevření dokumentů, pomocí které lze volit výchozí způsob spouštění externích aplikací. Na Windows Vista a novějších doporučujeme používat "Způsob spouštění 2", který je na daných verzích Windows automaticky nastaven.

Dále lze nastavit způsob spouštění externích aplikací pro jednotlivé přípony souborů z prohlížeče Běžného dokumentu pomocí plovoucího menu nad ikonou aplikace asociované s daným typem souboru.

V kartě Personální dokumenty jsou nyní prezentovány i běžné smlouvy s příslušným zaměstnancem  >>>

Pokud je taková situace, že některé vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem jsou v Kaskádě zaznamenané formou běžné smlouvy, kde smluvní stranou je zaměstnanec, pozice jsou Zaměstnavatel / Zaměstnanec, pak se takové smlouvy zobrazí (kromě dalších míst kde se zobrazují standardně) i v kartě Personální dokumenty. Tato karta je sice primárně určena pro práci s personálními dokumenty, ale vidět zde i výše uvedené smlouvy je velmi užitečné.

V prohlížeči druhu Metodika je nově k dispozici box pro nastavení příznaku skartace  >>>

Toto nastavení umožňuje lépe ovlivňovat životní cyklus dokumentu typu "Metodika".

U dodatků smluv lze zaznamenat datum podpisu/schválení  >>>

V prohlížeči smlouvy nebo objednávky, v kartě Dodatky, u jednotlivých dodatků, vedle data platnosti (od-do) je doplněno nové datumové pole pro zaznamenání skutečnosti, že dodatek je opravdu platný.
Zaznamenávejte do něj buďto datum podpisu, nebo třeba hovoru, kterým byl dodatek ústně schválen.

U personálních dokumentů lze nově pracovat s datem účinnosti  >>>

Toto datum lze editovat v prohlížeči běžného / personálního dokumentu a také je použito ve výchozím stavu pro setřídění seznamu personálních dokumentů (vyhledávač, karta Souvisí, karta Personální dokumenty u zaměstnance ....)