|
|
Zásobníky majetku |
|
Ekonomika v Kaskádě | Agenda DPH |
|
Doklady představují v reálném životě i v Kaskádě značně komplexní objekt, který nese zásadní a důležitá data. Má dopady na účetnictví, daně, finance, obchodně právní vztahy.
Je zde velký důraz kladen na odpovědnost jednotlivých osob, které s dokladem manipulují.
Životní cyklus dokladu představuje proces, který má své etapy a opírá se přitom o různé vlastnosti dokladů. Na rozdíl od jiných druhů objektů s procesním chováním (Úkol, Průvodka práce ap.) však životní cyklus Dokladu není přímo podpořen obecným mechanismem.
Obecně lze říci, že vlastnosti dokladu představují veškerá data příslušného dokladu, týká se to jak dat v hlavičce, tak v obsahu (v řádcích) dokladu.
Z hlediska stavu dokladu a jeho přechodů mezi jednotlivými etapami mají některé vlastnosti výraznou pozici, jim je věnován tento odstavec.
Procesními vlastnostmi rozumíme sadu údajů typu Ano/Ne, zobrazených v prohlížeči Dokladů v boxu Vlastnosti. Každá vlastnost představuje určitou skutečnost, která ještě buďto nenastala (to je výchozí stav všech vlastností) nebo již nastala. Kombinaci vlastností nazýváme Stav dokladu, přitom v okamžiku změny stavu (změna některé vlastnosti) program automaticky vyhodnocuje situaci a v případě potřeby provádí přechod do jiné etapy.
Některé vlastnosti ovlivňujete přímo, například vlastnost Vystaven ovlivníte tím, že dáte pokyn k vystavení dokladu. Jiné vlastnosti ovlivňujete nepřímo, například vlastnost Vyrovnán nemůžete ovlivnit přímým pokynem, ovlivníte ji však tím, že v jiném dokladu uvedete párovací položky, které způsobí pro příslušný párovatelný doklad jeho vyrovnání.
Vystaven
doklad je zapsán do pomocných knih (skladová karty apod.) a je omezená možnost jeho další editace pouze
na takové vlastnosti, které mají informativní charakter.
Vytištěn
doklad byl po svém vystavení alespoň jednou vytištěn.
Zaúčtován
doklad je zapsán do účetních knih dle příslušných předkontací (nejprve musí být vystaven).
Uhrazen
doklad je uhrazen. Součet částek úhrad je roven nebo větší částce dokladu.
Vyrovnán
doklad je vyrovnán. Výše průběžné položky dosáhla hodnoty 0, díky vyrovnávacím (párovacím) zápisům.
Každý účel dodávky svým názvem vyjadřuje určitý proces, který se má nad tímto řádkem uskutečnit. Uživatel tedy při zadání účelu dodávky v řádku dokladu vyjadřuje (podle názvu víceméně intuitivně), o jaký proces se jedná, jaké další související doklady musí být k příslušnému řádku vytvořeny.
Pro ostatní vlastnosti, které ovlivňují životní cyklus dokladu již nelze uvést tak přesný popis. Jsou to některé hlavičkové údaje, především ty, které se týkají finančních částek. Příkladem je údaj o částce, kterou zbývá uhradit. V okamžiku, kdy tento údaj dosáhne určité hodnoty, nastaví program automaticky vlastnost uhrazen.
Životní cyklus dokladu se skládá z etap. Etapa je přesně ohraničený časový úsek existence dokladu. Každý doklad se nachází v jednom okamžiku pouze v jedné a právě v jedné etapě.
Přechod z jedné etapy v případě Dokladů není realizován pomocí obecného mechanismu. Etapa, ve které se program nachází vyplývá ze stavu Dokladu, tedy z aktuální kombinace vlastností dokladu.
Typické etapy
Obvykle doklad zakládá uživatel. Na základě šablony (výchozí nebo zvolené) se vytvoří záznam v příslušných tabulkách a doklad je ve výchozí etapě "Rozpracováno"
Pokud je u aktéra dokladu registrováno více DIČ, program při
nabídne dialog pro volbu DIČ (v dialogu přitom přednastaví výchozí DIČ).
Činnost, při které uživatel nebo systém doplňují nebo editují položky v rozpracovaném dokladu.
Vystavení dokladu je činnost, kterou spouští uživatel (často tím, že doklad chce vytisknout)
Spustí proces zaevidování do pomocných knih.
Nastavením vlastnosti "Vystaven" přechází doklad z etapy "Rozpracování" do etapy "Aktivní existence".
Program nedovolí vystavit doklad, jehož
Je to činnost, kterou spouští uživatel (např. klávesovou zkratkou <Ctrl+Shif+U>) nebo nějaký proces. Nutnou podmínkou je, že doklad byl již vystaven.
Dochází přitom k zaevidování účetních skutečností do účetních knih a to na základě
Při úspěšném zaevidování dojde k nastavení vlastnosti dokladu "Zaúčtován".
Program nedovolí zaúčtovat doklad, jehož datum uskutečnění účetního případu spadá do již uzavřeného dílčího účetního období.
Odúčtování provedete stejným způsobem jako zaúčtování dokladu, pokud jste Administrátor účetnictví.
Storno dokladu lze chápat dvěma způsoby. Buďto jako vystavení nového dokladu, který anuluje nějaký původní doklad, nebo jako zrušení určitého dokladu, co by dokladu nepoužitého.
Kaskáda zatím neposkytuje automatický mechanismus, který by vytvářel tzv. storno doklad. Lze však využít mechanismus pro vytvoření nového dokladu kopií existujícího a pouze v něm přepsat částky na částky záporné. Přitom můžete propojit nový doklad s dokladem původním a do textového popisu uvést důvody stornování.
Druhou možností pro stornování je buďto odvystavení (pokud již doklad byl vystaven), nebo přímé vyřazení (pokud ještě doklad vystaven nebyl). K tomu stačí vymazat všechny řádky obsahu dokladu a použít volbu pro vystavení. Pokud je obsah prázdný, program zobrazí dotaz, zda má být doklad skutečně považován za regulérní vystavený doklad, nebo za stornovaný. Záleží na vaší odpovědi.
Podrobné informace o zaokrouhlení dokladu jsou uvedeny v samostatné kapitole Automatické (nebo poloautomatické) zaokrouhlování v dokladech.
|
|
Zásobníky majetku |
|
Ekonomika v Kaskádě | Agenda DPH |
|