|
|
Export/Import datové větve |
|
Provoz a podpora | Znalostní minimum technického správce Kaskády |
|
Součástí standardní distribuce Kaskády je také demoverze, kterou vám program nainstaluje v průběhu první instalace (v závislosti na nastavení zaškrtávacího pole ve formuláři pro inicializaci datové větve) nebo kterou můžete později načíst do databáze pomocí podvolby tlačítka Servis v okně pro přihlášení do Kaskády.
V demoverzi si můžete svobodně zkoušet možnosti programu bez nebezpečí nechtěného zásahu do ostrých dat.
Do demoverze se můžete hlásit pod přístupovými jmény:
Přitom nezadávejte žádné heslo.
Pan Adam Šikovný několik let pracoval v obchodně-marketingovém oddělení jednoho většího podniku, kde získal řadu zkušeností s dodávkami zboží a souvisejícími službami zákazníkům. Přitom si uvědomil, jak v tomto oboru je pro dosahování dobrých výsledků důležité budovat dobré vztahy se zákazníky. Vytvořil si vizi obchodně-servisní firmy orientované na náročné zákazníky, kterým ve spolupráci se svými dodavateli a partnery dokáže uspokojit jejich nestandardní potřeby. Po zvážení všech pro a proti se rozhodl svou vizi uskutečnit a tak založil firmu KlapeTo. Posláním firmy KlapeTo je pomáhat svým zákazníkům při řešení jejich nákupních potřeb takovým způsobem, jaký u nich vyvolává nadšení a radost z toho, jak to klape.
Firmu KlapeTo založil pan Adam Šikovný, který je také jejím ředitelem, 15. května (to proto, že v tento den slavili obchodníci ve starém Římě slavnost na počest Mercuria, boha obchodu a zisku). O ekonomiku firmy se stará paní Eva Lakomá, obchod a marketing řídí slečna Ludmila Šikovná a zákaznický servis spadá do kompetence pana Bedřicha Zlatorukého.
Pro vedení firemní agendy si pan Šikovný vybral informační systém Kaskáda. Nebylo to snadné rozhodnutí, protože informační systém je jedním z klíčových faktorů úspěchu, takže jeho vlastnosti, kvalita a funkcionalita mají velký vliv na všechno ostatní, co je pro úspěch důležité (strategii, procesy, strukturu, lidi, styl vedení, kulturní, znalostí a inovační zázemí i vztahy s okolním prostředím). Informační systém podniku je v jistém smyslu obrazem reality a zpracování informací v něm je analogií nervové soustavy, která přijímá podněty z vnitřního i vnějšího prostředí, zpracovává je a reaguje na ně. Posláním informačního systému je shromažďovat, uchovávat, vyhledávat, třídit a prezentovat informace, které lidé v podniku potřebují pro svou práci. Na základě těchto informací se lidé rozhodují a proto potřebují správné informace ve správný čas a na správném místě.
Aby obraz reality v Kaskádě byl co nejkvalitnější a aby co nejlépe podporoval chod jeho firmy, rozhodl se pan Šikovný věnovat na začátku inovace systému čas zmapování reality, to znamená uvědomění si toho, s jakými klíčovými objekty firma pracuje, jak tyto objekty spolu souvisí a jak se tyto objekty a souvislosti projeví v informačním systému. Po instalaci Kaskády si tedy přečetl kapitoly Datové objekty, druhy (třídy) a Propojování objektů, aby získal vhled do základního principu uspořádání dat v Kaskádě.
Nejdůležitějšími informacemi pro firmu KlapeTo jsou informace o jejich zákaznících a dodavatelích, obecněji o organizacích a osobách, se kterými firma obchoduje nebo jinak spolupracuje. Pan Šikovný se v kapitole o druhu Kontakt dozvěděl, že i v Kaskádě Kontakty, které zahrnují Organizace, Osoby a další poddruhy, hrají významnou roli. Rozlišení organizací a osob a jejich propojení typu Osoba pracuje v organizaci umožňuje velmi přesně zaznamenat kontaktní informace a vztahy mezi osobami a organizacemi v reálném světě. To je důležité pro přesnou komunikaci a předpokladem pro řízení souvislostí v byznysu. Při práci v prohlížeči Kontaktu, zejména při vytváření nových objektů - Organizací a Osob, si pan Šikovný rychle udělal představu o základních konceptech obsluhy a ocenil i uspořádání nápověd. To byl první krok k tomu, aby mohl posoudit, jakým způsobem tvořit a udržovat bázi Kontaktů a jaká pravidla přitom zavést a dodržovat, aby jemu a jeho spolupracovníkům systém v této klíčové oblasti dobře sloužil.
Vztahy s osobami a organizacemi se vytváří, rozvíjí a upevňují při vzájemné komunikaci. Od informačního systému pan Šikovný očekával především podporu v oblasti elektronické komunikace a možnostmi, které mu v tomto směru nabídla Kaskáda, byl více než spokojen spokojen. Různé formy elektronické komunikace v Kaskádě reprezentuje druh Zásilka. Objekty tohoto druhu program automaticky propojuje s Kontakty, které jsou odesílateli a příjemci Zásilek, takže z prohlížeče Zásilky je možné na kartě Souvisí otevřít prohlížeč Kontaktu a naopak. Zásilky je možné pomocí propojení typu Komunikace souvisí s ... propojovat s libovolnými jinými objekty, program umožňuje dokonce i předurčit elektronickou adresu pro komunikaci, která se týká tohoto určitého objektu (dokumentu, faktury, zakázky, smlouvy ap.) a tím výčet nabízených funkcí rozhodně nekončí.
Dalším důležitým objektem v provozu firmy KlapeTo jsou produkty (výrobky a služby), kolem kterých se točí obchodní a marketingové aktivity. Pan Šikovný se seznámil s prohlížečem Produktu a zjistil, že z něho snadno získá přehled o zařazení do Ceníků prodejních a Ceníků nákupních, což jsou další důležité druhy objektů. Přitom si všiml, že Ceníky jsou poddruhem Smluv a Smlouvy poddruhem Dokumentů. To mu připomnělo to, co četl o Datových objektech a jejich druzích a po přečtení kapitol Data v Kaskádě a Druh Objekt už měl vcelku přesnou představu o tom, co znamená hierarchie druhů v Kaskádě a jaké výhody toto systematické uspořádání dat má.
Pan Šikovný si při úvahách o souvislostech reálných objektů a datových objektů v Kaskádě prošel hierarchii druhů objektů a přišla mu celkem logická, až na jeden druh - Složky. Ano, i Složky mají svoji analogii v reálných šanonech a kancelářských skříních, ale pan Šikovný zjistil, že tento druh objektů má v Kaskádě mnohem zásadnější význam. Složky v Kaskádě slouží nejenom k organizaci Dokumentů a Komunikací (Zásilek), ale také ke kategorizaci Kontaktů nebo Produktů. Speciální postavení mají složky Dokladů a mezi nimi zejména Zásobníky majetku. Zatímco s ostatními druhy objektů nejčastěji pracuje pomocí seznamu a prohlížeče objektu, se Složkami se nejčastěji setkává ve stromě složek.
Když pan Šikovný alespoň zčásti ukojil svoji touhu po poznání možností nového systému, začal uvažovat o způsobu, jak ho co nejrychleji a nejlépe zapojit do provozu. Kaskáda má jemu a jeho spolupracovníkům pomáhat při jejich práci, takže začal přemýšlet o těch pracovních úkolech, které jsou pro firmu KlapeTo nejdůležitější a jejichž výkon předpokládá použití informačního systému.
Všichni pracovníci s přístupem do informačního systému ho každodenně používají k vedení rutinní kancelářské agendy. To obnáší vyřizování elektronické pošty, plánování času a organizaci pracovního prostoru tak, aby v něm měli pořádek a mohli se soustředit na co nejkvalitnější pracovní výkony. Důležitost této oblasti tkví ve vytváření zázemí pro všechny ostatní práce podporované informačním systémem.
Pan Šikovný svolal na poradu pracovníky, kteří se hlavní měrou podílí na vedení kancelářské administrativy, a podělil se s nimi o své poznatky ze svého úvodního průzkumu. Pak společně diskutovali o tom, co je pro jejich práci v oblasti kancelářské administrativy nejdůležitější a co zde očekávají od Kaskády. Diskuse se točila hlavně kolem Kontaktů a zpracování Komunikací. V závěru porady se dohodli na tom, že začnou Kaskádu používat tak, aby v ní měli přesné a aktuální informace o všech Organizacích a Osobách, se kterými během plnění pracovních povinností jsou v nějakém kontaktu, a že budou pečlivě evidovat i komunikaci, která s těmito subjekty probíhá. To znamená upřesňování odesílatelů došlých e-mailových Zásilek, evidenci Běžné pošty a případně i Hovorů. Každý si na konci dne zrekapituluje, zda v systému je z této oblasti zaznamenáno vše, co se odehrálo ve skutečnosti, a zaznamená si své poznatky a otázky. Na konci týdne se opět sejdou, aby si zkušenosti vzájemně vyměnili a poradili se jak dál.
Jak řekli, tak i učinili. Seznamování s novým systémem se samozřejmě neobešlo bez problémů a chyb, ale po několika dnech už celý tým měl jasnou představu o tom, jak používat Kaskádu pro vedení kancelářské administrativy. Na poradě prodiskutovali pravidla, kterými se budou nadále řídit, aby jim systém v této oblasti co nejlépe sloužil, a také odpovědnost za pravidelné kontroly v souladu s principy řízení kvality.
Po několika týdnech vedení kancelářské administrativy v novém systému se pan Šikovný rozhodl ohlédnout se zpět a udělat si bilanci úspěšnosti této první fáze. Jak je možné zhodnotit úspěšnost inovace určité části informačního systému firmy?
Začíná to u postojů a spokojenosti uživatelů. Každá změna v lidech vyvolává strach a bylo třeba mnoha pozitivní energie, aby lidé svoje obavy překonali a byli motivováni k hledání cest k cíli. V tomto směru sehrálo velkou roli to, že sám pan Šikovný se pro nový systém nadchnul, dychtivě ho zkoumal a testoval a své nadšení efektivně přenášel na ostatní.
Druhým faktorem bylo získávání znalostí o systému. Panu Šikovnému se osvědčilo kombinování experimentů cílených na určité pracovní operace se studiem nápověd. O svá zjištění a zkušenosti se dělil se svými spolupracovníky při praktických ukázkách řešení častých i méně častých administrativních úkolů. Podněcoval je přitom k tomu, aby hledali ještě lepší řešení.
Znalosti by ale nestačily, kdyby nebyly používány. Testovací provoz Kaskády při vedení administrativy o kontaktech a komunikaci s cílem věrně evidovat skutečné informační toky byl dalším dílčím krokem k celkovému úspěchu.
Neméně důležité pak byly konkrétní výsledky. V bázi kontaktů firmy KlapeTo jsou jednoznačně zaznamenány všechny organizace a osoby, se kterými je firma v nějakém vztahu. Kromě toho báze kontaktů poskytuje spolehlivé informace o komunikaci v minulosti a kontaktní údaje pro komunikaci v přítomnosti a budoucnosti. Výsledky pravidelných kontrol dávají panu Šikovnému jistotu, že dobrý stav bude zachován i nadále.
Spokojenost, nové znalosti a dovednosti, používání i praktické výsledky nebyly zadarmo. Vyžadovalo to čas i peníze. Pan Šikovný si nevedl přesné záznamy, ale při objektivním poměřování získaných užitků a spotřebovaných zdrojů dospěl k závěru, že se tato investice rychle vrací. Všichni pracovníci mají nyní dobře zorganizované pracovní prostředí pro rutinní kancelářské práce a v informačním systému je pevné jádro pro řízení vztahů se zákazníky, dodavateli a jinými subjekty z okolí firmy.
Pak tu jsou přínosy, které nelze snadno vyčíslit. Efektivita a spokojenost pracovníků při rutinních kancelářských pracech stejně jako to, že při jednání s lidmi mimo organizaci mají správné informace na správném místě a ve správný čas přispívá těžko měřitelným, ale bezesporu významným způsobem kvalitě vztahů a komunikace. Pozitivní atmosféra a pohoda pracovníků pak ostatní přitahuje a obchody jdou lépe, snáze a radostněji.
Po úspěšné inovaci kancelářské administrativy soustředil tým pana Šikovného svoji pozornost na účetní administrativu. Je to oblast, kde automatizace postupů pomocí informačního systému je velmi standardizovanou záležitostí, takže jde hlavně o to, prošlápnout správné cestičky. Osvědčený postup z předchozí fáze vedl k rychlému nastartování základní evidence přijatých a vydaných dokladů, při které se hlavní úsilí točilo kolem vytvoření a používání nejvhodnějších šablon. Výhody integrovaného systému zde byly nejvýraznější ve třech směrech:
Možnost avizování dokladů elegantně zrychlila, zkvalitnila a zpřesnila vnitropodnikové řešení ekonomických záležitostí, jako schvalování plateb či upřesňování věcného plnění.
Možnost určit výchozí elektronickou adresu pro komunikaci o určitých dokladech měla stejný efekt při komunikaci s obchodními partnery.
Možnost propojování došlé elektronické i běžné pošty s určitými doklady zase zrychlila a zpřesnila zpracování objektů na vstupu do firmy, při vyřizování záležitostí i pozdější rekapitulaci řešení jednotlivých záležitostí.
Po zvládnutí a zaběhnutí kancelářské a účetní administrativy čeká pana Šikovného inovace obchodně-servisní administrativy. Až dosud informační systém spíš zefektivňoval provoz a šetřil náklady. Zde už podporuje hodnototvorné procesy nákupu, prodeje a souvisejících služeb, a tak přímo přispívá k vydělávání peněz. V předchozích fázích firma KlapeTo získala řadu cenných zkušeností a vytvořila si pevný základ pro to, aby se nyní mohla soustředit na informační podporu jedinečných procesů, kterými vytváří mimořádnou hodnotu pro své zákazníky ...
Záhy po založení firmy v květnu 2004 se Ludmila Šikovná dozvěděla od Felixe Muchy, že firma Metaverzum, jeden z klíčových zákazníků firmy KlapeTo, připravuje ve Středisku optického provozu otevření sportovního areálu. Na poradě dohodlo vedení firmy, že této obchodní příležitosti využití, takže Ludmila Šikovná nabídla formou e-mailu Felixu Muchovi z Metaverza aranžmá plánovaného otevření a Adam Šikovný telefonicky nabídl Hubertu Pavoukovi zapůjčení obrazů. Důležité datové objekty, které se akce týkají propojují uživatelé do příslušné složky v DataBoxu.
Kromě toho firma KlapeTo dovybavuje fitness centrum Metaverza posilovacími stroji. Takže nakoupila stroje od firmy Petr Kalivoda a s doprovodnými službami je zase prodala ...
Pro zvýšení přehlednosti sdíleného pracovního prostoru člení firma KlapeTo Kontakty a Produkty do vhodně
navržených kategorií.
Praktická cvičení na základě určitého příběhu jsou nejefektivnější cestou k získání potřebných znalostí a dovedností v práci s programem.
|
|
Export/Import datové větve |
|
Provoz a podpora | Znalostní minimum technického správce Kaskády |
|