Vystavení Dokladu

Vystavení dokladu je jedním z důležitých kroků v životním cyklu Dokladu. Doklad se okamžikem vystavení (např. použitím klávesové zkratky Ctrl+Shift+V v prohlížeči dokladu nebo v seznamem dokladů) stává platným a dále je silně omezena možnost jeho editace. Pro řadu druhů dokladů se v tom okamžiku provádí zápis do operativních evidencí (sklady, pokladny,...).

Odvystavením se rozumí navrácení dokladu do stavu před vystavením. Provedou se tedy "zpětné kroky", jak vyplývá z následujícího textu.

Tato kapitola vyjmenovává kontroly a činnosti, které program při vystavení (odvystavení) provádí. Znalost těchto "technických detailů" vám může pomoci v situaci, kdy doklad nelze vystavit nebo se vám zdá, že při vystavení neprobíhá vše korektně.

Následující text je rozdělen do dvou částí, jedna pro vystavení a druhá pro odvystavení, neboť se vzájemně liší.

Část funkcionality je společná, tou popis začíná.

Společné kontroly a činnosti

Kontrola existence objektu
Pokud objekt neexistuje, činnost je přerušena. Může to nastat například v situaci, kdy máte v programu zobrazen seznam objektů, jiný uživatel odstranil určitý objekt, který je ve vašem seznamu a vy spustíte funkci pro "vystavení dokladu" dřív než dojde k občerstvení seznamu.
Kontrola práva k provedení činnosti
Pokud nemáte právo k vystavení (odvystavení), činnost bude přerušena.
Kontrola uzávěrek zásobníků
Pokud zásobník (Pokladna, Banka, Sklad) je pro datum uskutečnění účetního případu dokladu již uzavřen, činnost bude přerušena.
Kontrola uzavřených období
Pokud spadá datum uskutečnění účetního případu do uzavřeného dílčího období, bude činnost přerušena.
Pokud období DPH, které je zadáno v hlavičce daňového dokladu je uzavřeno, činnost bude přerušena.
Více v kapitole Datumy a období
Kontrola existence předkontací
Jde o technickou kontrolu, za běžného stavu by zde nikdy neměl nastat problém. Program kontroluje, zda předkontace, na které se odkazují jednotlivé řádky, skutečně existují. V případě problému se zobrazí dialog informující o případném problému s možností přerušení či dokončení činnosti vystavení dokladu (např. nesouhlasí-li součet částek řádků s nárokem na odpočet daně s povinností přiznat DPH).
Kontrola pravidel inventarizace použitých účtů
pokud je v konfiguraci účetnictví zaškrtnuto Inventarizovatelné účty povinně párovat, pak program provede kontrolu účtování u párovací položky. Ta na jedné straně (MD nebo Dal) musí mít stejný účet, na jaký účtoval odkazovaný párovatelný doklad.
Kontrola aktéra
Pokud má aktér v prohlížeči kontaktu na kartě Další / Různé registrace vyplněné datum zániku nebo úmrtí a toto datum je menší než datum vystavení, činnost bude přerušena.

Vystavení

Potvrzení vystavení
V uživatelských preferencích lze ovlivnit, zda program má/nemá před samotným vystavením dokladu žádat uživatele o jeho potvrzení. V případě, že uživatel na toto potvrzení odpoví záporně, činnost vystavení bude přerušena.
Kontrola platnosti DIČ (VatNo)
Pokud doklad ovlivňuje agendu DPH a zároveň jde o přijatá plnění (např. přijaté faktury od plátců DPH) nebo oblast určení je EU, pak program provádí kontrolu platnosti DIČ (VatNo).
Tato kontrola probíhá nejprve při prvotním uložení dokladu a v případě, že do vystavení dokladu platnost DIČ vypršela, provede se kontrola i při vystavení.
Program při kontrole zjistí zda:
- je DIČ v databázi Kaskády u daného kontaktu považováno za platné a pokud NENÍ, oznámí uživateli, že DIČ aktéra již není platné, ukončí činnost vystavení a doklad nevystaví.
- byla v posledních X měsících (počet měsíců je uveden v konfiguraci účetnictví na Kartě DPH / Období DPH, cesta pro ověřování DIČ) provedena kontrola platnosti DIČ a pokud

Vzhledem k tomu, že z vydaných faktur do EU, jejichž odběratelem je plátce DPH, se neodvádí na FU žádné DPH, je tato kontrola stejně důležitá, jako je kontrola správnosti DIČ u přijatých faktur, kde se nárokuje odpočet DPH. Odečíst si DPH či neuvádět DPH na vydané faktuře lze jen v situaci, kdy odběratel i dodavatel jsou plátci DPH. Za správnost v obou případech ručí plátce DPH, který plnění uskutečňuje, či nárokuje odpočet daně.

Kontrola neprázdného dokladu
S výjimkou Zálohového listu je požadováno, aby vystavovaný doklad měl alespoň jeden řádek. Jinak doklad nemá smysl a činnost bude přerušena.
Bezpečnostní přepočet údajů v hlavičce
Program provede součet všech částek v řádcích a zapíše údaje do hlavičky. Přestože při práci s jednotlivými řádky hlavičkové údaje program průběžně aktualizuje, pro jistotu je tento přepočet proveden i v okamžiku vystavení.
Zápis datumu vystavení
V závislosti na údaji v konfiguraci účetnictví program zapíše jako datum vystavení buďto provozní datum nebo datum uskutečnění. Více v kapitole Datumy a období.
Zápis do zásobníků (sklad, pokladna, bankovní účet)
Pokud se jedná o zásobníkový doklad, pak v tomto okamžiku proběhne zápis na skladové karty.
Automatické zaokrouhlení
Pro vydanou fakturu provádí program zaokrouhlení prostřednictvím zaokrouhlovacího řádku, problematika je popsána v samostatné kapitola Zaokrouhlování celkové částky dokladu.
Vytvoření čísla dokladu
K vytvoření čísla dokladu během vystavování dochází v těch situacích, kdy příslušný druh má v konfiguraci nastaven požadavek vytvořit číslo při vystavení. V takovém případě byl dosud v hlavičce dokladu uveden pouze kód číselné řady a program nyní přiděluje nejbližší volné pořadové číslo a sestavuje tak číslo dokladu.
Vytvoření variabilního symbolu
Variabilní symbol v tomto okamžiku program vytváří v situaci, kdy doklad je vydaná faktura nebo vydaný zálohový list a přitom variabilní symbol dosud v hlavičce není vyplněn a zároveň číslo dokladu vyplněno je. Program podle algoritmu popsaného v kapitole Variabilní symbol stanoví jeho hodnotu a zapíše ji do hlavičky.
Záznam počátečních hodnot párovatelného dokladu
Pokud se jedná o párovatelný doklad, zapíše program výchozí částku v národní i operativní měně do hlavičky.
Zpracování párovacích položek
Pokud vystavovaný doklad obsahuje párovací položky (položky, které se odkazují na jiné párovatelné doklady) pak program zpracuje každou takovou položku a provede modifikaci zůstatku v párovatelném dokladu, na který se položka odkazuje.
Pokud některá z těchto párovacích položek míří na již vyrovnaný doklad, program ohlásí výjimku s textem "Tento doklad nelze vystavit, protože jedna z jeho položek se odkazuje na již vyrovnaný doklad.". V takové situaci je potřeba doklad, na který míří párovací položka, označit jako nevyrovnaný a celý proces vystavení dokladu opakovat.
Kontrola datumů v dodacím listě
Tento krok provede program pouze v případě, že v uživatelských preferencích je nastaven požadavek Při vystavení faktury kontrolovat data DL - nabídnout opravu.
Program nabídne, pokud je datum uskutečnění zdanitelného plnění dané faktury jiné než nejvyšší datum dodacího listu, který v této faktuře figuruje, že tento datum uskutečněného zdanitelného plnění opraví podle nejvyššího data dodacího listu.
Automatické zaúčtování
Tento krok provede program pouze v případě, že v uživatelských preferencích je nastaven požadavek při vystavení dokladu automaticky zaúčtovat. Pokud dojde k chybě při zaúčtování bude odvolána operace jako jeden celek, nedojde tedy ani k vystavení ani k zaúčtování. Pokud zaúčtování proběhne bezproblémově, bude po ukončení činnosti doklad vystaven i zaúčtován.
Nabídka tisku dokladu
V případě, že v uživatelských preferencích je zapnutá volba Při vystavení a zaúčtování dokladu nabízet tisk, program při vystavení nabídne možnost tisku dokladu.
Nabídka tvorby Pokladního dokladu
Je-li vystavovaným dokladem Faktura nebo Zálohový list, forma úhrady je "Hotově" a zůstatek dokladu je nenulový, pak program nabídne možnost vytvořit hned pokladní doklad. Zvolíte-li tlačítko Ano, pak zobrazí prohlížeč jednořádkového Pokladního dokladu s předvyplněnými údaji.
Nabídka tvorby odeslaného dopisu
Je-li vystavovaným dokladem Faktura vydaná a v uživatelských preferencích je zapnuta volba Při vystavení faktury vydané nabídnout tvorbu dopisu / mailu, pak program nabídne možnost vytvořit odeslaný dopis. Zvolíte-li Ano, program zobrazí prohlížeč běžného dopisu (papírového) s předvyplněnými údaji z hlavičky faktury vydané.
Pokud byl dopis u faktury vytvořen již dříve, program nabídku tvorby odeslaného dopisu zobrazovat nebude.

Odvystavení

V případě odvystavení bude přerušena činnost v případě, že se na doklad odkazují párovací položky z jiných - již vystavených - dokladů (typicky v situaci, kdybyste chtěli odvystavit fakturu, která již byla alespoň částečně uhrazena peněžním dokladem a tento peněžní doklad je již vystaven). Pokud chcete doklad skutečně odvystavit, musíte nejprve odvystavit ty doklady, které ho vyrovnávají.
Automatické odúčtování
Tento krok provede program pouze v případě, že v konfiguraci účetnictví je nastaven požadavek Při vystavení dokladu automaticky účtovat. Pokud dojde k chybě při odúčtování bude odvolána operace jako jeden celek, nedojde tedy ani k odvystavení ani k odúčtování. Pokud odúčtování proběhne bezproblémově, bude po ukončení činnosti doklad odvystaven i odúčtován.
Zápis do zásobníků (sklad, pokladna, bankovní účet)
Pokud se jedná o zásobníkový doklad, pak v tomto okamžiku dojde k odpočtení hodnot ze skladových karet.
Vyřešení párovacích položek
Pokud vystavovaný doklad obsahuje párovací položky (položky, které se odkazují na jiné párovatelné doklady), pak program zpracuje každou takovou položku a provede odpočítání částky od zůstatku v párovatelném dokladu, na který se položka odkazuje.
Vynulování zůstatku u párovatelného dokladu
Pokud se jedná o párovatelný doklad, vynuluje program datum splatnosti a výchozí částky v hlavičce dokladu.

Vystavení a odvystavení z hlediska přístupových práv

Odvystavení dokladů může provádět pouze administrátor účetnictví.

Vystavení zásobníkových dokladů mohou provádět pouze uživatelé, kteří mají právo editace k příslušnému konkrétnímu zásobníku (Skladu, Pokladně, Bance).

Příbuzná témata:

Manipulace s doklady

Účel dodávky