Ekonomika v Kaskádě

Účtová osnova, účet, účetní případ, ...

Účetní data, data operativních evidencí, kontroly integrity dat ...

Účelem této kapitoly je:

• Vysvětlit základní principy a pojmy použité v Kaskádě v oblasti účetních a operativních evidencí
• Vysvětlit vztah těchto pojmů k legislativě
• Poskytnout představu o tom, co je/není nutné kontrolovat, kde a jak lze na systém bezvýhradně spolehnout.

Data

• Jediným prvotním zdrojem veškerých informací jsou Doklady.

• Účetní data jsou po technické stránce v Kaskádě pouze

  • Účetní deník

  • Kniha analytických účtů (rozvahových, výsledkových a podrozvahových)

• Data operativních evidencí jsou především

  • evidence změn stavu a zůstatků párovatelných dokladů (faktury, zálohové listy a jiné),

  • evidence pohybů a obratů v Zásobnících majetku (Sklady, Pokladny, Bankovní účty),

  • protokol o pořizování a odepisování majetku, jakožto součást druhu Majetek,

  • mzdová agenda

Základní principy

• Jediným prvotním zdrojem veškerých informací jsou Doklady.
  Znamená to, že vstup informací je zcela jednoznačný, do účetních knih nelze zaznamenat žádnou informaci jinou cestou, než pořízením dokladu.
  Obecně platí, že pokud uživatel správně vyhotoví doklad (tedy zadá do systému správná data o dokladovaných skutečnostech) , pak je naprosto jisté, že jeho průmět do účetních a operativních evidencí bude správný.

• Celá problematika navazuje na životní cyklus dokladů, neboť

  • v okamžiku kdy uživatel doklad vystaví, provede se záznam patřičných informací do operativních evidencí,

  • v okamžiku kdy uživatel doklad zaúčtuje, provede se záznam patřičných informací do účetních evidencí.

• Pokud je potřeba provést změnu, např. při chybě v dříve zaúčtovaném dokladu, provede uživatel "odúčtování" a/nebo "odvystavení", opravu a znovu vystaví/zaúčtuje, přitom program důsledně provádí průmět informací do knih účetních a operativních evidencí.

• Data budou v každém případě po technické stránce konzistentní přinejmenším v následujících ohledech

  • Součet analytických účtů bude stoprocentně odpovídat účtům syntetickým (neboť syntetické fyzicky neexistují, jsou to "pouze" součty analytických, na něž je skutečně účtováno).

  • Součet všech obratů MD je roven součtu všech obratů Dal, neboť data jsou uspořádána tak, že jeden záznam v účetním deníku vždy obsahuje m.j. částku a účet MD i DAL, takže nelze provést záznam, který by nebyl podvojný. Z toho důvodu je celkem zbytečným "kontrolním nástrojem" Obratová předvaha, ačkoliv v systému k dispozici je (jde o tisk hlavní knihy pokud rozsah zobrazených účtů není omezen na nějakou třídu nebo skupinu).
    Zápis v účetním deníku

    • buďto existuje a promítá se na dva účty do knihy analytických účtů
    • nebo neexistuje a nepromítá se tedy nic.

  • Přiznání k DPH stoprocentně odpovídá informacím ve zdrojových dokladech, neboť neexistují žádné tabulky s jakousi kopií DPH-informací pro tento účel (které by při nesprávné funkčnosti mohly být v rozporu se zdrojovými daty), data pro výkaz jsou prostě průmětem informací ze zdrojových dokladů do patřičného výkazu (vše potřebné pro sestavení výkazu je již v dokladu obsaženo).

  • Pokud je systém provozován s nastavením konfigurace Inventarizovatelné účty povinně párovat, bude zůstatek inventarizovatelných účtů spolehlivě doložen rozpisem dokladů a jejich zůstatků.

• Doklady

  Jak bylo řečeno výše, Doklady jsou jediným prvotním zdrojem veškerých informací pro účetní a operativní evidence.

  Doklady obvykle vytváří svojí činností uživatel, ale např. mzdová agenda generuje automaticky sadu interních dokladů v okamžiku uzavření mzdového období.

• Účetní knihy (Účetní deník a Hlavní kniha)

  Podle zákona o účetnictví účtují účetní jednotky v následujících knihách

  • Účetní deník

    Odpovídající prvek v Kaskádě je Účetní deník

  • Knihy analytických účtů

    Odpovídající prvek v Kaskádě je Kniha analytických účtů, skutečná fyzická struktura s informacemi o obratech a zůstatcích v jednotlivých dílčích účetních obdobích.

  • Hlavní kniha (syntetických účtů)

    V Kaskádě neexistuje přímo v datové podobě (z důvodu zamezení duplicitám a potenciálních nejednoznačnostem), ale existuje zde

    • Účtový rozvrh syntetických účtů, pro účel definování těchto účtů.
    • Tiskové výstupy, kumulující hodnoty analytických účtů do podoby Hlavní knihy.

  • Knihy podrozvahových účtů

    • V Kaskádě neexistují samostatně, oddělené fyzicky od ostatních účtů, jsou součástí knihy analytických účtů, ale systém zajišťuje jejich "funkční oddělení" od ostatních účtů při účtování na ně.
    • V rámci tiskových výstupů lze generovat Knihu podrozvahových účtů zaškrtnutím příslušné volby v dialogu Parametry tiskové sestavy.

  Účetní deník

  Je jednou z (dvou) reálných účetních knih, se kterými Kaskáda pracuje a je to kniha nejdůležitější. Z účetního deníku by bylo možno v případě problémů (které po několika letech provozu Kaskády ještě nikdy nenastaly:) zrekonstruovat knihu analytických, daňová přiznání apod.

  • účetní zápisy jsou zde uspořádány chronologicky a prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období
  • do účetního deníku neprovádí zápisy uživatel přímo, ale prostřednictvím účetních dokladů, které se po zaúčtování do deníku promítnou buďto "po řádcích" nebo "po předkontacích" (záleží na nastavení atributů příslušného dokladu)
  • v okamžiku zápisu do deníku (zaúčtování) nebo odstranění zápisu (odúčtování příslušného dokladu), modifikují se automaticky obraty a zůstatky v knize analytických účtů
  • implementací účetního deníku v databázi je tabulka TUDENI.
  • zápisy deníku může uživatel prohlížet (a tisknout) v různých režimech, jak z hlediska příslušnosti k dokladu, tak k určitému účtu apod., a to
    • v kartě Účetní deník ve všech prohlížečích dokladů,
    • v dialogu Podrobnosti účtu,
    • v modulu Knihy a výkazy

  Kniha analytických účtů

  Je jednou z (dvou) reálných účetních knih, se kterými Kaskáda pracuje a je to kniha méně důležitá, neboť ji program dokáže podle účetního deníku zrekonstruovat. Platí pro ni, že

  • účetní zápisy v ní jsou uspořádány z hlediska systematického
  • zahrnuje všechny analytické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují tyto údaje:
    • zůstatky účtu k prvnímu dni účetního období (okamžik, ke kterému se otevírá hlavní kniha)
    • obraty strany MD a DAL účtů za všechna dílčí účetní období
  • koncové (aktuální) zůstatky účtů jsou vypočteny z počátečních zůstatků a obratů, nejsou fyzicky uloženy v některém sloupci tabulky
  • do knihy analytických účtů neprovádí zápisy uživatel přímo - provádí je automaticky program při vzniku/zrušení zápisu do/z účetního deníku
  • Kniha analytických účtů (jako datové úložiště) je hlavním zdrojem dat pro řadu výkazů
  • Přístup uživatele k této knize i k souvisejícím výkazům je umožněn především v modulu Knihy a výkazy.

  Hlavní kniha

  V Kaskádě neexistuje hlavní kniha přímo v datové podobě (z důvodu zamezení duplicitám a potenciálních nejednoznačnostem).

  Veškeré účtování se provádí na analytické účty, i když bude k příslušnému syntetickému definován pouze jediný analytický. Hodnota (obrat,zůstatek) syntetického účtu je potom vypočtena jako součet hodnot příslušných účtů analytických.

  Hlavní kniha ve smyslu legislativní definice je proto v Kaskádě "pouze" tiskovým výstupem, který je k dispozici v modulu Knihy a výkazy.

  Knihy podrozvahových účtů

  V Kaskádě neexistují samostatně, oddělené fyzicky od ostatních účtů, jsou součástí knihy analytických účtů.

  Systém zajišťuje "funkční oddělení" podrozvahových účtů od účtů ostatních, při účtování na ně. Jde o to, že v rámci jednoho účetního záznamu musí být buďto na obou stranách (MD i Dal) účty běžné (rozvahové či výsledkové) nebo účty podrozvahové.

  Hlavní kniha ve smyslu legislativní definice je proto v Kaskádě "pouze" tiskovým výstupem, který je k dispozici v modulu Knihy a výkazy.

• Knihy (data) operativních (analytických) evidencí

  V legislativě i různé ekonomicko-účetní legislativě se vyskytují pojmy Operativní evidence, Analytická evidence, Knihy operativní evidence .... Jsou to "všeobjímající pojmy" s velmi různorodým obsahem.

  V Kaskádě chápeme operativní evidenci jako data, nejsou přímo daty účetními (zápis do účetního deníku a/nebo knihy analytických účtů), která však určitým způsobem s daty účetními souvisí, očekává se určitý vztah k těmto datům, možnost kontroly apod.

  S výjimkou interních mzdových dokladů (tam jsou doklady výsledným průmětem operativní evidence) jsou v Kaskádě zdrojem operativních dat doklady.

  • Evidence změn stavu a zůstatků párovatelných dokladů (faktury, zálohové listy a jiné)

    • Párovatelný doklad při vystavení určuje výchozí hodnotu zůstatku, vázaného na určitý účet.
    • Párovací položky jiných dokladů modifikují zůstatek ....

  • Evidence pohybů a obratů v Zásobnících majetku (Sklady, Pokladny, Bankovní účty)
    Zásobníkové doklady vázaný na účet příslušného zásobníku při svém vystavení provádí záznamy do "skladových karet"

  • Protokol o pořizování a odepisování majetku, jakožto součást druhu Majetek,
    Do protokolu se automaticky provádí záznamy při zaúčtování dokladů, jejichž řádky se odkazují na příslušný majetek, systém přitom kontroluje řadu pravidel, atributů účtů atd.

  • Mzdová agenda
    Zde uživatel (mzd.účetní) primárně zadává mzdová data, v konfiguraci druhů mzdy jsou odkazy na účty, které se mají použít, systém pak při uzavření mzdového období generuje odpovídající interní doklady v souladu se mzdovými daty.

Příbuzná témata:

• Doklad
• Modul Knihy a výkazy
• Karta Účetní deník
• Zásobníky majetku
• Mzdová agenda
• Dialog Výkazy agendy DPH
• Párovatelné doklady, párovací položky, inventarizace účtů ...

Ekonomika v Kaskádě

Účtová osnova, účet, účetní případ, ...