Mzdové období (pracovní období, otevřené období ...)

Mzdová a personální agenda

Roční vyúčtování DZP

Mzdové doklady

Mzdová agenda Kaskády zasahuje i do oblasti dokladů, bankovních účtů a pokladen a to tak, že při uzavření mzdového období se automaticky vytvoří účetní doklady, včetně podrobného platebního kalendáře sloužícího k pohodlné tvorbě příkazu k úhradě a/nebo pokladních dokladů.

Práce se mzdovými doklady spočívá na těchto principech:

• Při otevření prvního mzdového období vznikají automaticky všechny potřebné šablony dokladů, v případě potřeby i účty v účtové osnově.

• Takto vzniklé šablony je možné (a potřebné) před uzavřením měsíce upravit. Je v nich zapotřebí zadat aktéry, variabilní symboly, čísla bankovních účtů kam se má platit. Také doporučujeme zkontrolovat a případně změnit dle vlastní potřeby párovatelné účty z účtové osnovy.

• Při uzavření mzdového období vznikají doklady automaticky na základě šablon, které nesou potřebné informace. Vytváří se přitom pouze ty doklady, které jsou v daném období potřeba. Názvy těchto dokladů se přebírají ze šablon a je k nim doplněn měsíc a rok příslušného mzdového období.

• Automaticky je při uzavření období vytvořen obsah dokladů, přitom účetní předkontace vyplývají jednak z použitých šablon a jednak z účtů (především nákladových) zadaných u složek mzdy.

• Vytvořené doklady zůstanou po uzavření období nevystavené, s výjimkou zúčtovacích dokladů, které z principiálních důvodů musí být hned vystavené.

Podrobný scénář tvorby šablon a následně reálných účetních dokladů

Tento text samozřejmě může prostudovat každý, ale pro běžnou práci mzd.účetní to není nutné.

Užitečný je pro administrátora, při uvádění agendy do provozu apod.

• Ještě před prvním spuštěním modulu Mzdy mohou být servisním technikem vytvořeny šablony mzdových dokladů, aby se následně automaticky zapojily do mzdové konfigurace a aby nevznikaly další šablony vytvořené automaticky. Není to ale nutné a pokud chce uživatel použít doporučené párovatelné účty, pak není potřeba nic předem připravovat.

• Při prvním spuštění modulu Mzdy je uživatel vyzván k zadání číselné řady pro mzdové doklady.
  Standardně je to řada MZD, uživatel to může změnit, údaj se zapíše do konfigurační tabulky a program jej použije, pokud bude automaticky vytvářet nějaké šablony mzdových dokladů.

• Při vzniku nového mzdového období systém zajišťuje existenci všech šablon mzdových dokladů a potřebných párovatelných účtů následujícím postupem:

  • Pokud existuje předchozí období (není to tedy zcela první období), převezmou se odkazy na šablony z minulého období.

  • Pokud odkaz na kterýkoliv druh šablony neexistuje (buďto tvoříme 1.období nebo v minulém období nebyl definován) pak jej program zajistí:

    • zjistí, zda existují nějaké šablony s příslušnou specializací a pokud ano, použije "nejmladší" z nich a zaznamená k období odkaz na ní,

    • když žádná šablona s příslušnou specializací neexistuje, tak si jednu vytvoří, přitom

      • použije číselnou řadu z konfigurace,

      • použije doporučený účet, který je pevně určen v kódu aplikace a pokud v účtové osnově neexistuje, tak si jej vytvoří.

• Z minulého odstavce vyplývá, že u existujícího období jsou uvedeny odkazy na šablony jednotlivých druhů dokladů (specializace), přitom

  • pohled na tyto šablony je k dispozici v Modulu Mzdy / Konfigurace mezd / karta Období,

  • odkaz na šablonu lze v této kartě změnit, pokud existuje více šablon s příslušnou specializací (což ale není obvyklé a není to za běžných okolností potřeba),

  • v šabloně lze provést změny, např. změnit název, párovatelný účet, aktéra, variabilní symbol, bankovní účet apod.

• Pro tvorbu příslušných dokladů během uzavírání mzdového období jsou použity šablony, na které jsou uvedeny odkazy v definici příslušného mzdového období, přitom platí, že

  • bezprostředně před zahájením tvorby dokladů se automaticky provádí kontrola existence šablon a jejich případná tvorba, shodná s otevřením období,
  • neměla by tedy nastat situace, kdy nějaká potřebná šablona chybí, ale kdyby nastala, zobrazil by program chybové hlášení a nepokračoval by dál v tvorbě a plnění účetních dokladů,
  • vytváří se pouze ty doklady, které jsou v daném období skutečně potřeba,
  • doklady se vytváří výhradně na základě příslušných šablon, tedy přebírají jejich názvy, účty atd., v této fázi se již neuplatňují žádné pevně naprogramované hodnoty, nevytváří se žádné nové účty apod.,
  • do vznikajících dokladů se kromě údajů ze šablon dostávají informace o aktuálním účetním období, datum uskutečnění účetního případu, k názvu převzatému ze šablony se doplní měsíc a rok.

• Do vytvořených dokladů program vloží řádky představující veškeré potřebné účetní operace a doklady nechá nevystavené.

• Vystavení dokladů provede uživatel, může to provést např. z modulu Mzdy / Výstupy - karta Interní účetní doklady. Zde je k dispozici seznam dokladů pro nastavené Pracovní období a lze s nimi pohodlně pracovat.

• U dokladů, u kterých je potřeba generovat také platební kalendář (především doklad Srážky ze mzdy zaměstnanců), se automaticky vygenerují potřebné položky v platebním kalendáři při vystavení dokladu.

• Vytvoření příkazu k úhradě pro bankovní převody provede uživatel s využitím běžných mechanismů Kaskády. V kartě Obsah v prohlížeči Platebního příkazu prostě převezme řádky z platebního kalendáře.

Množina dokladů podle jejich určení - tzv. specializace

• Mzdový doklad zúčtovací zaměstnanců - FUZ

  • výchozí párovatelný účet - DAL 331-100
  • vytváří se při otevření mzdového období, hned se automaticky vystaví

• Mzdový doklad zúčtovací podnikatelů - FUP

  • výchozí párovatelný účet - DAL 366-100
  • pokud je zapnuto účtování podnikatelů, vytváří se při otevření mzdového období, hned se automaticky vystaví

• Mzdový doklad základní - ZAK

  • nemá žádný párovatelný účet
  • jeho položky jsou párovací a směřují na jeden z dokladů FUZ či FUP a obvykle navyšují jeho zůstatek

• Srážky ze mzdy zaměstnanců - SRZ

  • výchozí párovatelný účet - DAL 331-900
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ - snižují jeho zůstatek
  • jeho platební kalendář slouží jako zdroj pro výplatu mzdy na účet/přes pokladnu či odvod ostatních srážek ze mzdy zaměstnanců (spoření, pojištění, exekuce, ...)
  • šablona dokladu nemusí mít definovaného aktéra
  • při vystavení dokladu vzniknou v platebním kalendáři příslušné záznamy pro každou položku srážky. Příslušné údaje jsou brány ze mzdových dat.

• Srážky ze mzdy podnikatelů - SRP

  • výchozí párovatelný účet - DAL 366-900
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUP - snižují jeho zůstatek
  • jeho platební kalendář slouží jako zdroj pro výplatu mzdy na účet/přes pokladnu či odvod ostatních srážek ze mzdy podnikatelů (spoření, pojištění, exekuce, ...)
  • šablona dokladu nemusí mít definovaného aktéra
  • při vystavení dokladu vzniknou v platebním kalendáři příslušné záznamy pro každou položku srážky. Příslušné údaje jsou brány ze mzdových dat.

• Odvod zálohové daně - ODZ

  • výchozí párovatelný účet - DAL 342-100
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ nebo FUP - snižují jeho zůstatek
  • slouží jako zdroj pro platbu zálohové daně na FU
  • aktérem dokladu je příslušný Finanční úřad, v šabloně je definován aktér, variabilní symbol a účet, na který je daň odváděna

• Odvod srážkové daně - ODS

  • výchozí párovatelný účet - DAL 342-100
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ nebo FUP - snižují jeho zůstatek
  • slouží jako zdroj pro platbu srážkové daně na FU
  • aktérem dokladu je příslušný Finanční úřad, v šabloně je definován aktér, variabilní symbol a účet, na který je daň odváděna

• Odvod důchod. spoření - ODL

  • výchozí párovatelný účet - DAL 342-300
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ nebo FUP - snižují jeho zůstatek
  • slouží jako zdroj pro platbu důchodového spoření na FU, tzv. II pilíř
  • aktérem dokladu je příslušný Finanční úřad, v šabloně je definován aktér, variabilní symbol a účet, na který je spoření odváděno

• Odvod sociálního pojištění - OSP

  • výchozí párovatelný účet - DAL 336-100
    • odvod SP za zaměstnance - MD 331-100
    • odvod SP za firmu - MD 524-100 (bude použito středisko zadané u výchozí předkontace dokladu)
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ nebo FUP - snižují jeho zůstatek
  • slouží jako zdroj pro platbu sociálního pojištění
  • aktérem dokladu je příslušná OSSZ, v šabloně je definován aktér, variabilní symbol a účet, na který je daň odváděna
  • v dokladu musí existovat výchozí předkontace, která definuje, jak bude účtován odvod pojištění za organizaci do nákladů

• Odvod zdravotního pojištění - OZP

  • výchozí párovatelný účet - DAL 336-100
    • odvod ZP za zaměstnance - MD 331-100
    • odvod ZP za firmu - MD 524-100
  • jeho položky jsou párovací a směřují na doklad FUZ nebo FUP - snižují jeho zůstatek
  • slouží jako zdroj pro platbu zdravotního pojištění
  • aktérem dokladu je příslušná ZP, v šabloně je definován aktér, variabilní symbol a účet, na který je daň odváděna
  • vzniká tolik dokladů, kolik je zapotřebí. Pro každou ZP je jeden doklad

• Zákonné úrazové pojištění - OUP

  Pozn.: Pokud je na kartě Globální parametry nastaven koeficient promile zákonného pojištění na 0 promile, pak se za organizaci OUP neodvádí.

  • výchozí párovatelný účet - DAL 331-100
    • odvod UP za firmu - MD 524-100 (bude použito středisko zadané u výchozí předkontace dokladu)
  • doklad je automaticky vytvořen na konci kalendářního kvartálu
  • částka je spočítána za firmu dle zadaného koeficientu
  • v dokladu musí existovat výchozí předkontace, která definuje, jak bude účtován odvod pojištění za organizaci do nákladů

Příbuzná témata:

• Základní koncepty mzdové agendy
• Doklad
• Párovatelné doklady, párovací položky, inventarizace účtů ...
• Start provozu mzdové agendy

Mzdové období (pracovní období, otevřené období ...)

Mzdová a personální agenda

Roční vyúčtování DZP