|
|
Účtová osnova, účet, účetní případ, ... |
|
Ekonomika v Kaskádě | Úseky a střediska v Kaskádě |
|
Tato kapitola se věnuje
uspořádání účetních dat v dokladu - řádků a účetních předkontací, jejich vzájemným vztahům ...
logice vzniku předkontací - v návaznosti na šablony dokladů, účely dodávky, sklady, produkty, .....
způsobu zápisu o účetních operacích do účetních knih - míra podrobnosti
Předkontace dokladů jsou reálná data v dokladech, kde každá předkontace předepisuje účtování na konkrétní souvztažné účty pro ty řádky (položky) dokladu, které jsou k předkontaci připojeny.
Souvztažnými účty se obecně rozumí dva účty, na které se zaznamenává určitý účetní případ. Tyto účty musí odpovídat obsahu účetního případu, tj. musí být vybrány tak, aby zápis na ně měl smysl a co nejlépe zachycoval událost (operaci), ke které došlo a kterou je potřeba zaúčtovat.
Vlastní zápis účetního případu musí být formálně a věcně správný.
Viz. http://www.testyzucetnictvi.cz/slovnicek-ucetnich-pojmu.php?pojem=souvztazne-ucty.
Kaskáda pracuje se dvěma druhy předkontací:
S těmito předkontacemi je možné pracovat v jakémkoliv dokladu.
Pokud jde o řádek dokladu, který ovlivňuje agendu DPH, jde o způsob účtování základu DPH. V ostatních případech představuje
způsob účtování částky zadané v řádku dokladu.
Obsahuje účet MD a účet DAL, středisko MD a DAL pokud je zapnuto účtování na střediska, název.
S tímto druhem předkontací lze pracovat (vytvářet je a používat) jen v řádcích dokladů, které ovlivňují
agendu DPH. Má smysl ji použít pouze v řádcích obsahujících DPH.
Tento druh předkontace obsahuje odkaz na druh DPH (zjednodušeně řečeno je to odkaz na určitou buňku ve
výkazu přiznání k DPH), účet MD a DAL, středisko MD a DAL pokud je zapnuto účtování na střediska, název.
Odkaz na příslušný druh DPH definuje i sadu vlastností, které jsou
u příslušného druhu DPH definovány.
K zadávání a editaci předkontací slouží uživateli karta Předkontace, která je k dispozici ve všech prohlížečích dokladů (kromě dodacích listů, kde to nemá smysl).
Platí zde následující :
při vzniku dokladu s využitím předlohy jsou předkontace převzaty ze zdrojové šablony, nebo jiného zdrojového dokladu
předkontace lze z nějaké zvolené šablony možno do dokladu načíst i dodatečně, když už existuje a není ještě zaúčtován - slouží k tomu činnost Načtení předkontací ze šablony
předkontace v dokladu lze vytvářet "předem", bez ohledu na to zda k nim bude/nebude připojen nějaký řádek
předkontace v dokladu lze také vytvářet "ad-hoc", během tvorby řádků dokladu, právě v okamžiku kdy je taková předkontace zapotřebí
ke každé předkontaci může být připojen libovolný počet řádků příslušného dokladu
při zaúčtování dokladu program zkontroluje vztahy mezi předkontacemi a řádky příslušného dokladu a nepoužité předkontace (na které se neodkazuje žádný řádek obsahu) automaticky smaže.
Vše funguje stejně jako u běžných dokladů, ale předkontace se stává předlohou pro budoucí doklad, vzniklý z příslušné šablony.
S výhodou lze v šabloně vytvořit více předkontací s tím, že v dokladu, který ze šablony vznikne, si uživatel vybere pouze to, co potřebuje. Po zaúčtování dokladu na kartě Předkontace zůstanou pouze ty použité.
U párovatelných dokladů je vždy účet na jedné straně předkontace pevně určen. Je to účet, uvedený v hlavičce dokladu, neboť cílem dokladu jsou operace modifikující hodnotu tohoto účtu. Program splnění pravidla kontroluje, jednu stranu předkontace automaticky přednastavuje a nedovolí porušení uvedeného pravidla. Účet uvedený v hlavičce dokladu jako párovatelný, musí být v předkontaci použit na straně MD nebo DAL. Když je účet v předkontaci na opačné straně, než je v hlavičce dokladu zadané, program o tomto při vystavení informuje. Doklad však lze i takto vystavit.
U skladových dokladů, pokladních dokladů a u bankovních výpisů je vždy účet na jedné straně předkontace pevně určen. Je to evidenční účet příslušného zásobníku, neboť cílem dokladu jsou operace v tomto zásobníku, tedy na odpovídajícím účtu.
Program splnění uvedených pravidel kontroluje a v případě
jednu stranu předkontace automaticky přednastavuje a nedovolí porušení uvedeného pravidla.
Toto chování je možné proto, že celý doklad je buď příjmový, nebo výdejový. Jinými slovy, zásobníkový
účet je buď na straně MD nebo DAL.
přednastavuje zásobníkový účet na obou stranách předkontace. Je jen na uživateli, aby vytvořil správnou předkontaci podle toho, zda předkontace bude sloužit pro řádek typu "Příjem" nebo "Výdej". U tohoto druhu dokladu je zásobníkový účet definován na obou stranách ( MD i DAL ) a až konkrétní řádek definuje, zda jde o příjem nebo výdej.
V obou uvedených případech program při ukládání provádí kontroly a nedovolí uložit předkontaci / řádek s předkontací, která by odporovala pravidlu o použití příslušného zásobníkového účtu.
Každý řádek dokladu je tvořen celou řadou atributů (vlastností), které rozhodují o jeho dopadu na různé agendy, jako jsou objednávky, sklady, evidence majetku, závazky a pohledávky, účetnictví, DPH, .....
O dopadu řádku na účetnictví (o jeho průmětu do účetních knih a do agendy DPH) rozhoduje připojení řádku k některé předkontaci, existující v rámci příslušného dokladu, přičemž platí
řádek může být připojen k nejvýše jedné předkontaci základu
řádek může být připojen k nejvýše jedné předkontaci DPH
připojení řádků k předkontacím lze uživatelsky měnit do doby, než je doklad zaúčtován, potom již nikoliv
v prohlížeči řádku dokladu vidí uživatel předkontaci, ke které je řádek připojen, může připojení změnit nebo zrušit
počet řádků, připojených k určité předkontaci, je vidět v kartě Předkontace
POZNÁMKA: Předkontace nelze měnit v situaci, kdy sice doklad není zaúčtován, ale doklad je již vystaven a změnou v předkontaci by došlo ke změně celkové částky dokladu, nebo způsobu zdanění řádku ( změna sazby apod. ) a tím i ke změně výše DPH.
Tyto případy program hlídá a změnu účtů v předkontaci, nebo připojení jiné předkontace k řádku, v těchto případech nedovolí.
Automatické vytváření účetních předkontací při rutinních činnostech uživatelů Kaskády (aniž by uživatelé vůbec vnímali, že systém něco takového dělá) je podstatnou funkcionalitou, která
Kaskáda poskytuje vysoce sofistikované prostředí pro konfiguraci dokladů (šablon), účelů dodávky, zásobníků (především skladů) a produktů. Výsledkem toho je provozní stav, při kterém drtivá většina vznikajících dokladů má účetní předkontace vytvořené a přiřazené k příslušným řádkům automaticky.
Logiku, kterou se systém řídí, nemusí znát rutinní pracovníci, ale je důležité aby jí znali ti, kteří v organizaci řeší firemní procesy a jejich dopady do účetních knih - pro ně je určen následující text.
Zde je výčet míst v uživatelském rozhraní, kde může administrátor a/nebo účetní ovlivnit data, vstupující do algoritmu rozhodujícího o automatické tvorbě předkontací
V kartě Účty podle účelu dodávky může nastavit účty, které budou pro příslušné kombinace "druh dokladu / účel dodávky" použity v případě, kdy u zásobníku ani u produktu nebude řečeno jinak.
Zásobníky
V kartě Konfigurace účtů je pro kombinace "druh dokladu / účel dodávky"
zobrazen účet, platící pro tuto kombinaci "globálně", t.j. není-li určeno u zásobníku nebo produktu jinak (viz. výše - účely dodávky)
možno editovat účet, platící pro tuto kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + <libovolný produkt> + konkrétní zásobník"
Produkty
V kartě Další / Účty
pokud je v záhlaví v poli Sklad zvoleno <neurčeno>
je pro kombinace "druh dokladu / účel dodávky"
zobrazen účet, platící pro tuto kombinaci "globálně", t.j. není-li určeno u zásobníku nebo produktu jinak
možno editovat účet, platící pro tuto kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + konkrétní produkt + <libovolný zásobník>"
pokud je v záhlaví v poli Sklad zvolen nějaký konkrétní sklad
je pro kombinace "druh dokladu / účel dodávky"
zobrazen účet, platící pro tuto kombinaci "globálně", t.j. není-li určeno u zásobníku a produktu jinak, je to buďto účet pro daný sklad (je-li to zadáno) nebo účet zadaný v konfiguraci účelů dodávky
možno editovat účet, platící pro tuto kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + konkrétní produkt + konkrétní zásobník"
Šablony dokladů a/nebo konkrétní doklady
V šabloně na kartě Předkontace zadávání předkontací a případně volba některé z nich jako výchozí.
Druh daného dokladu ( Faktura vydaná, Faktura přijatá, Skladová příjemka, .... )
Charakter dokladu z hlediska párování - fixní účet na straně MD nebo DAL
Charakter dokladu z hlediska zásobníků - fixní účet na straně MD nebo DAL
Zásobník ( sklad / pokladna / bankovní účet ), kterého se operace týká (pokud se nějakého týká)
Účel dodávky daného řádku
Produkt ( určitý konkrétní produkt, nebo není žádný - t.j. neproduktový řádek )
Výchozí předkontace daného dokladu
Program postupuje podle následujícího scénáře, od specifických situací k obecnějším, jakmile dostane konkrétní hodnoty pro stanovení (připojení k existující nebo vytvoření nové) předkontace, použije je a tím proces končí:
zjištění "fixního účtu" na jedné či druhé straně v případě párovatelných nebo zásobníkových dokladů (to je v praxi většina dokladů)
hledání účtu pro kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + konkrétní produkt + zásobník"
hledání účtu pro kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + konkrétní produkt"
hledání účtu pro kombinaci "druh dokladu + účel dodávky + zásobník"
hledání účtu pro kombinaci "druh dokladu + účel dodávky"
použití výchozí předkontace pro daný doklad
zjistí, zda u dokladu již existuje předkontace, odpovídající požadované kombinaci účtů (a případně středisek)
pokud předkontace existuje, připojí k ní vznikající řádek
pokud předkontace neexistuje, vytvoří jí a připojí k ní vznikající řádek
Uživatel má následně plnou moc nad vytvořenými daty a záleží na něm, zda je ponechá a zaúčtuje, nebo libovolně změní - vše samozřejmě v rámci přístupových práv k danému dokladu
Co vstupuje do rozhodovacího procesu
Charakter dokladu z hlediska párování - fixní účet na straně MD nebo DAL
Typ plnění ( přijaté / uskutečněné )
Způsob zdanění (u produktových řádků, nebo u řádků pocházejících z objednávky)
Místo plnění ( Tuzemsko, EU, Zahraničí, MOSS, <nespecifikován> )
Aktér je / není plátce DPH
Atributy v hlavičce objednávky / dodacího listu ( režim a způsob zdanění, přenesená daňová povinnost )
Atributy na kartě Rekapitulace / Parametry dokladu ovlivňující agendu DPH ( výchozí druh DPH, typ plnění §92, přenesená daňová povinnost )
V tomto případě jde nejdříve o nalezení příslušného druhu DPH, který odpovídá vlastnostem definovaným v dokladu, jeho řádku, u produktu, ...
Od nalezeného druhu DPH pak program vyčte účet DPH a stranu, na které má být.
Pokud je známa i druhá strana, pak lze DPH předkontaci vyhledat nebo vytvořit.
Jde o míru podrobnosti, se kterou bude v rámci určitého dokladu proveden zápis do účetních knih, t.j. primárně do účetního deníku, z nějž se hodnoty promítají do dalších agend.
V rámci každého jednotlivého dokladu lze o míře podrobnosti zápisu rozhodnout v kartě Rekapitulace, v boxu Ostatní, kde je k dispozici combo pro zvolení jedné ze tří (dále popsaných) variant.
Obvykle v praxi nastavení v jednotlivých dokladech není potřeba měnit, pokud jsou rozumně využívané šablony pro jednotlivé typy dokladů a v rámci šablon je příslušný údaj smysluplně nastaven.
Spolu s dodávkou systému jsou distribuovány šablony, u kterých je dle uvážení dodavatele systému, nastavena odpovídající míra podrobnosti.
Do účetního deníku program provede zápisy pro předkontace, ke kterým je připojen alespoň jeden řádek dokladu.
V deníku bude vždy jeden řádek pro jednu předkontaci, ten bude obsahovat název předkontace, její účty, sumární částku získanou součtem částek v připojených řádcích obsahu.
Toto nastavení je vhodné typicky pro skladové doklady, faktury vydané, některé interní doklady, ... kde není nutné pro každý řádek dokladu tvořit samostatný řádek v účetním deníku.
Každý řádek dokladu se do účetního deníku promítne samostatně, bude zde název tohoto řádku a jeho částka, účty převzaté z připojené předkontace. Týká se to ale pouze základu daně, výše DPH je do deníku zaznamenána souhrnně, po předkontacích.
Tento způsob je vhodný pro doklady, kde je žádoucí mít detailní rozpis po řádcích, ale DPH sečtené.
Toto nastavení je asi nejběžnější a je obvyklé u téměř všech zbývajících druhů dokladů. Zvláště u dokladů, které neúčtují o DPH, splývá s nastavením následujícím.
Každý řádek dokladu se do účetního deníku promítne samostatně, bude zde název tohoto řádku a jeho částka, účty převzaté z připojené předkontace. V případě že řádek obsahuje i DPH, bude v deníku další řádek s částkou DPH.
Tento způsob účtování doporučujeme pouze pro bankovní výpisy a některé interní doklady, kde je potřeba vidět i v deníku detailní rozpad po řádcích.
Pokud se stane, že účetní zjistí až po zaúčtování dokladu, že tento atribut nebyl nastaven rozumně, že by to bylo lepší účtovat jinak, stačí
POZNÁMKA: Pokud doklad spadá do dílčího účetního období, které je
již uzavřené, je potřeba nejdříve toto období otevřít.
V závislosti na konfiguraci toto platí i pro DPH období. Zde však existuje možnost v konfiguraci účetnictví říci, že do výkazu DPH patří
doklady pouze vystavené (nemusí být zaúčtované). Program pak dovolí i doklady v uzavřeném DPH období
odúčtovat, změnit způsob účtování a doklad znovu zaúčtovat. Po skončení je vhodné konfiguraci vrátit zpět.
|
|
Účtová osnova, účet, účetní případ, ... |
|
Ekonomika v Kaskádě | Úseky a střediska v Kaskádě |
|