|
|
K-schránka |
|
Funkční celky | Podpisy |
|
Kaskáda poskytuje uživatelům efektivní nástroje pro organizaci práce
jak na individuální úrovni - pracovník si organizuje vlastní čas a úkoly,
tak na úrovni týmové - pracovníci komunikují, organizují čas svůj i svých kolegů, zadávají úkoly ostatním a sami dostávají úkoly.
Výraznou výhodou je fakt, že nástroje popsané v této kapitole jsou součástí komplexního systému, není to izolovaný ostrov kde jsou informace o něčem, co se nachází v jiném systému (jak by tomu bylo při užití izolovaného GroupWare řešení) a co by uživatelé museli pracně vyhledávat. Zde probíhá komunikace, záznamy událostí a úkolů ... přímo nad daty, s nimiž dennodenně pracujete a které jsou obvykle předmětem příslušných aktivit.
Pomineme-li osobní komunikaci, po níž nezůstane nic víc než (nespolehlivá) paměťová stopa v hlavách účastníků diskuse, základním komunikačním prostředkem vůči okolnímu světu jsou e-maily, t.j. Zásilky.
Mail-systém v Kaskádě není pouze jakýmsi doplňkem, který by zprostředkovával vytvoření zásilky prostřednictvím externího mail-systému.
Naopak - Kaskáda poskytuje uživatelům v prohlížeči Zásilky kompletní funkcionalitu odpovídající programům označovaným obecně jako e-mailový klient. Přijaté i odeslané zásilky uchovává ve své databázi, v rámci které jsou organizovány složky, uživatelé....
Zásilky (e-maily) lze samozřejmě použít i v rámci vnitrofiremní komunikace, existuje však mnohem elegantnější a efektivnější mechanismus a tím je avizování libovolných objektů.
Avizování představuje v Kaskádě základní mechanismus pro "přisouvání objektů" jednotlivým uživatelům ať už z iniciativy jiných uživatelů, nebo z iniciativy programu.
Mechanismus avizování je klíčovým prostředkem pro komunikaci uvnitř organizace (používající Kaskádu), je mnohem vhodnější a efektivnější, než zasílání e-mailů mezi pracovníky, neboť
naprostá většina vnitrofiremní komunikace se týká něčeho, co je v Kaskádě uloženo jako datový objekt, např. objednávka, partnerská organizace, smlouva, doklad, určitý produkt, projekt (složka) ....
příjemce avíza dostává "pod ruce" přímo příslušný objekt, kliknutím otevírá jeho prohlížeč a čte si "přilepený" komentář od odesílatele avíza, hned může nad tímto objektem provádět další činnost aniž by ho podle nějakých textových komentářů v e-mailu (což by byla alternativa k avizování) musel teprve vyhledat,
informace o avízech, komentářích i odpovědích uchovává systém v historii daného objektu, takže později se lze k této komunikaci snadno vrátit
Uživatelské rozhraní pro práci s avízy je velmi jednoduché :
pro práci s přijatými avízy má každý uživatel k dispozici Inbox, t.j. speciální složku zobrazující seznam objektů, které mu byly prostřednictvím avíz "přisunuty",
pro vytvoření avíza libovolnému jinému uživateli nebo skupině uživatelů je k dispozici dialog Tvorba avíza, ten je k dispozici v každém prohlížeči i v plovoucím menu nad seznamem objektů ve složkách, kartě Souvisí a pod.
V Inboxu každého uživatele tak průběžně přibývají záznamy, jak e-maily došlé z vnějšího světa, tak vnitrofiremní komunikace, avizované objekty ....
Inbox je jednoznačně nejfrekventovanějším místem v celé Kaskádě a pro efektivní vykonávání pracovních činností je důležité pochopit dobře jeho funkce a možnosti.
Vzhledem k tomu, že objekty v Inboxu představují "frontu požadavků" které na daného pracovníka přichází z různých stran, svádí to k tomu, považovat Inbox za seznam úkolů a ponechávat v něm avizované objekty až do jejich vyřešení (což často znamená "až na věky"), Inbox se plní a plní a bobtná, funkci evidence úkolů stejně nesplní a splnit ani nemůže.
Inbox nelze používat jako seznam úkolů z následujících důvodů
je zde nesourodá směs všeho co k uživateli přichází, je to prostě "netříděná vstupní fronta"
nejsou zde informace o požadovaném termínu splnění, zadavateli, prioritě, ....
není zde prostor na další komunikaci se zadavatelem, posuny termínů, označování jako "splněno" ...
Pokud uživatel tato fakta neakceptuje a namísto rozumného použití úkolů, kalendářů, a složek pracuje pouze s Inboxem, bude se stále probírat množstvím nesourodých informací, bude ho to stát čas a mentální energii, přitom téměř jistě přehlédne věci podstatné a bude se naopak věnovat věcem nepodstatným.
Pro udržení počtu položek Inboxu v přijatelných mezích ( několik desítek položek ), slouží tato doporučení:
Odstraňte balast
Smažte e-maily, kterým není nutno věnovat další
pozornost.
U různých požadavků zvažte, zda vám opravdu přísluší a případně je odmítněte.
Odpovězte na avíza, u kterých odpověď je dostatečným řešením
V rámci vnitrofiremní komunikace je mnoho věcí, kde se máte pouze k něčemu vyjádřit - učiňte to hned a
odstraňte avízo.
Vyřešte záležitosti, které lze řešit obratem (a které opravdu máte řešit)
Věc, kterou obratem vyřešíte, vás nebude nadále zatěžovat, nebudete se k ní opakovaně vracet.
Ostatní záležitosti z Inboxu přesuňte (tažením myší) do vhodnějších prostorů, typicky to může být:
seznam úkolů, do kterého příslušný objekt vložíte na určitý den, s jasnou prioritou a případně poznámkou,
kalendář Kaskády, do kterého příslušný objekt vložíte na určitý den / hodinu,
určitá složka, kterou máte vytvořenou právě pro shromažďování nějakých svých informací / aktivit ...
Pro správné pochopení a použití mechanismů v oblasti "organizace času a práce" je velmi důležité správné vnímat pojetí úkolů a událostí.
Událost je "něco co se stane (nebo se to stalo) v nějakém konkrétním čase".
V rámci firemní agendy jsou to typicky různé porady a jednání interní i externí, školení, prezentace, ... a mnoho dalších.
Událost je charakteristická tím že
událost nemá stav (splněno/nesplněno), ona prostě proběhne a zůstane minulostí,
událost sama o sobě nemá řešitele, i když samozřejmě může být předmětem nějakého úkolu.
pro zobrazení událostí
vhodným prostředkem je Kalendář, t.j. plocha zobrazující časovou osu a v ní vyznačené jednotlivé události v časových úsecích
možným prostředkem je prostý seznam, který však uživateli neposkytne tak názornou představu o průběhu v čase
Úkol je "něco co má někdo udělat do nějakého termínu".
Úkol je charakteristický tím že
má stav (splněn/nesplněn), bez ohledu na termín má být "v evidenci" až do splnění, i když už je třeba termín překročen,
má řešitele - konkrétní osobu (uživatele Kaskády),
pro zobrazení úkolu
vhodným prostředkem je prostý seznam, s možností vyznačení termínů do konce řešení, priorit, zadavatele .... a mnoha dalších informací
možným prostředkem je i Kalendář, t.j. plocha zobrazující časovou osu, zde je ale otázka ke kterému okamžiku, co s úkoly dlouhodobými, hlavním problémem pak je otázka co s úkoly nesplněnými v termínu.
Předchozí vymezení pojmů má univerzální platnost, ale konkrétní prostředky pro práci mohou být různé:
Událost
Jakýkoliv objekt vložený do kalendáře
Příkladem může být plánované jednání s obchodním partnerem (organizací), do kalendáře lze vložit příslušný kontakt, určit časový interval, do textové poznámky zaznamenat potřebný komentář ....
Objekt druhu Událost vložený do kalendáře
Není-li k dispozici jiný objekt, který by se pro vložení do kalendáře hodil, lze jednoduše vytvořit
samostatný objekt druhu Událost, jehož hlavním účelem je "být vložen do kalendáře".
Typicky je to např. pravidelná firemní porada, včetně možnosti svolat více účastníků, t.j. vložit do
více kalendářů.
Úkol
Avízo v Inboxu nějakého uživatele
Avízo, kterým po uživateli někdo něco požaduje, může dotyčný také chápat jako úkol.
Jak je vysvětleno výše, inbox nelze
považovat za plnohodnotný a jediný seznam úkolů, ale pro "malé záležitosti" které budou rychle (dnes
či zítra ...) vyřešeny, může avízo funkci "jednoduchého úkolu" splnit, přičemž odstraněním avíza (s
případným komentářem v dialogu pro odezvu) dává uživatel najevo vyřešení/splnění dané záležitosti.
Jakýkoliv objekt, který je předmětem nějaké činnosti, vložený nějakému uživateli do seznamu jeho úkolů s komentářem CO s tím má udělat
Toto je velmi frekventovaný a doporučovaný způsob práce s nespočtem možností :
Produkt, k němuž má uživatel zpracovat technickou dokumentaci
Dokument, který má uživatel zkontrolovat a doladit
Smlouva, kterou je potřeba zrevidovat
Objednávka, u které má uživatel zkontrolovat dostupnost produktů ...
.... a mnoho a mnoho dalších
Objekt druhu Úkol vložený nějakému uživateli do seznamu jeho úkolů
Není-li k dispozici jiný objekt, který by se pro vložení do seznamu úkolů hodil, lze jednoduše vytvořit samostatný objekt druhu Úkol, jehož hlavním účelem je "být vložen do seznamu úkolů".
Kalendář představuje prostor pro zobrazení událostí v časové ose :
Kalendář je automaticky k dispozici pro každého uživatele Kaskády a pro každou Skupinu uživatelů definovanou v Kaskádě.
Do kteréhokoliv kalendáře lze vkládat libovolný objekt.
Vzniká tím propojení objektu s kalendářem příslušného uživatele / skupiny,
objekt se zobrazuje v příslušném úseku časové osy a lze jej přímo z kalendáře otevřít a pracovat s ním.
V kalendáři lze také vytvářet speciální druh objektu určený právě a pouze pro umístění v kalendáři a to je Událost.
Záznamy v kalendáři jsou zobrazeny v časové ose v grafickém vyjádření, kalendář tedy představuje dobrou představu o čase rezervovaném pro jednotlivé aktivity.
Nejen záležitosti, které byly z Inboxu přesunuty do úkolů, ale i mnoho dalších aktivit má své místo právě zde.
Smyslem této agendy je poskytnutí prostředku pro evidenci a sledování plnění konkrétních aktivit (prací), které
jsou popsané nějakým textovým zadáním (název úkolu, komentář)
mají konkrétního řešitele - uživatele Kaskády,
mají konkrétního zadavatele - uživatele Kaskády, může to být i sám řešitel když si zadává úkol pro sebe,
mají určen termín (interval) dokdy je nutno je vykonat,
mají stav splněno/nesplněno, přitom bez ohledu na termín mají být "na očích" až do splnění, i když už je třeba termín překročen
Každý jednotlivý úkol je v Kaskádě představován propojením nějakého
objektu (předmětu úkolu) s řešitelem (uživatelem).
Propojení je typu Uvést objekt v úkolech, přičemž vlastník tohoto propojení je
považován za zadavatele.
Uspořádání úkolu do stromové struktury (podúkoly) je řešeno odkazem příslušného propojení na jiné (otcovské) propojení, přitom úkol může mít libovolný počet podúkolů, ale sám může mít pouze jediného "otce".
Pro účely týmové práce poskytuje Kaskáda možnost práce nejen s vlastními úkoly, ale s úkoly ostatních pracovníků:
je možno zadávat úkoly sám sobě, ale také komukoliv jinému,
při zápisu úkolu lze jako zadavatele zaznamenat někoho jiného než sebe, např. asistentka zapisující úkoly na poradě ....
k dispozici je v panelu Úkoly pohled na úkoly vlastní i úkoly ostatních, kvůli představě o jejich vytížení a časových možnostech, a to z různých úhlů pohledu, v závislosti na zadavateli, prioritě, termínu atd.
Kaskáda je navržena tak, aby v rámci týmové práce bylo garantováno, že
co bylo řečeno (napsáno), to také zůstane zachováno
dojde-li ke změnám ve specifikaci úkolu, automaticky se to díky avízům dozví zainteresované osoby (zadavatel a/nebo řešitel)
U "osobních" úkolů, kdy uživatel zadá úkol sám sobě, je situace jednoduchá - uživatel má nad úkolem otevřenou
možnost editace bez omezení.
Následující text vysvětluje pozice uživatelů pro situaci, kdy jsou to různé osoby :
Zadavatel
Zadavatel je ten, kdo specifikuje zadání, přitom
jemu se bude řešitel zodpovídat za splnění úkolu
bude dostávat automatická avíza při každé změně úkolu (vložení komentáře, změně řešitele, splnění úkolu, apod.), pokud ji provedl kdokoliv jiný než on, nejčastěji to bude řešitel.
textovou specifikaci může "obohacovat" tím, že pomocí tlačítka "Přidat text" doplní k současného textu další část - nemá ale možnost editovat
může u úkolu změnit prioritu, termín, řešitele apod., o tom se automaticky dozví řešitel prostřednictvím avíza.
může úkol označit za splněný, o tom se automaticky dozví řešitel prostřednictvím avíza.
u odmítnutého úkolu může použít funkci pro opětné zadání (kliknutím na podtržený text Odmítnuto), o tom se automaticky dozví řešitel prostřednictvím avíza, informující o přidělení úkolu, s možností přijmutí nebo odmítnutí.
v naprosté většině případů je to stejná osoba jako autor.
Řešitel
Řešitel je tím, kdo úkol řeší a od koho se očekává, že v rámci požadovaného termínu označí úkol za
vyřešený, přitom
o existenci úkolu se dozví automaticky vytvořeným avízem v okamžiku, kdy zadavatel ukončí prvotní specifikaci a provede uložení dat
v rámci prvního avíza o úkolu, který mu je svěřen, má možnost pomocí tlačítek v kartě K avízu úkol přijmout nebo odmítnout.
dále bude dostávat automatická avíza při každé změně úkolu (termín, specifikace, název, priorita, změna řešitele, apod.), pokud ji provedl kdokoliv jiný než on, nejčastěji to bude zadavatel.
textovou specifikaci může "obohacovat" tím, že pomocí tlačítka "Přidat text" doplní k současného textu další část - nemá ale možnost editovat
nemůže u úkolu změnit prioritu, termín apod., ale pokud je to potřeba, může to napsat formou doplňku textu, automaticky je to avizováno zadavateli a ten to provést může.
může úkol označit za splněný, o tom se automaticky dozví zadavatel prostřednictvím avíza.
může u úkolu změnit řešitele, o tom se automaticky dozví zadavatel prostřednictvím avíza a zároveň novému řešiteli bude odesláno avízo s možností přijmutí nebo odmítnutí úkolu.
Autor
Je to vždy ten, kdo kdo je přihlášen v Kaskádě
během vytváření úkolu.
V naprosté většině případů je zároveň i zadavatelem, kromě situace kdy např. na poradě zapisovatel zaznamenává různé úkoly různým řešitelům, přitom specifikuje jako zadavatele někoho jiného než sebe
Nad takovým úkolem má autor i nadále určitou možnost editace, nebudou mu však automaticky doručována avíza o změnách stavu úkolu.
Pro změnu řešitele platí následující pravidla
Řešitele může změnit zadavatel nebo dosavadní řešitel, jednoduše v prohlížeči úkolového propojení v poli "Řešitel" vybere toho, na koho se má úkol přesunout
a uloží data.
Nezáleží na tom, zda dosavadní řešitel již úkol přijal či nepřijal nebo jej dokonce odmítnul.
Pokud v okamžiku této změny existuje původní "zadávací" avízo pro dosavadního řešitele, program jej automaticky zlikviduje.
Program následně automaticky vytvoří následující avíza
informační avízo zadavateli (pokud změnu provádí dosavadní řešitel)
informační avízo dosavadnímu řešiteli (pokud změnu provádí zadavatel)
avízo o přidělení úkolu novému řešiteli, s možností přijmout/odmítnout
Informace o dřívějších řešitelích, o původních avízech, o odezvách jednotlivých osob ... to vše zůstane zachováno v historii avizování u příslušného objektu, stejně jako u jakýchkoliv jiných avíz.
Textová specifikace úkolu je představována volným textem, zobrazeným v prohlížeči úkolového propojení.
U vlastních úkolů, t.j. tam kde je zadavatel i řešitel jedna osoba,
řešitel může text kdykoliv volně editovat, je to jeho interní záležitost
kdokoliv jiný kdo v rámci přístupých práv jeho úkol vidí, může k textu pouze "dolepit" komentář, označený automaticky jeho jménem a okamžikem záznamu
U "týmových" úkolů, kde zadavatel a řešitel jsou různé osoby,
editovat volně text může pouze autor ve chvíli, kdy úkol vytváří
později nemůže volně editovat text nikdo, ale
kdokoliv kdo v rámci přístupých práv jeho úkol vidí, může k textu pouze "dolepit" komentář, označený automaticky jeho jménem a okamžikem záznamu
Platí, že aby někdo viděl úkol v seznamu, tak musí obecným mechanismem
práv být pro něj ten objekt dostupný.
Jinými slovy - pokud pro někoho určitý objekt dostupný není, tak neuvidí ani žádné úkoly vytvořené nad ním.
Program při tvorbě/modifikaci úkolu automaticky zajišťuje, aby pro zadavatele a řešitele byl příslušný objekt
dostupný.
Program k tomu využívá obecné mechanismy přístupových práv a to tak, že pokud by pro zadavatele nebo řešitele
objekt dostupný nebyl, přidělí tomuto uživateli k tomuto objektu explicitní právo "View".
Záznam o takto explicitně přiděleném právu je viditelný v dialogu Vlastnosti objektu v kartě Práva.
Poznámka:
Pokud přiděluje program právo např. při změně zadavatele/řešitele, neřeší původní práva, takže neodebere
případná dříve přidělená práva původnímu zadavateli/řešiteli.
Editovat termíny, priority ... t.j. údaje v úkolové vazbě může pouze
Označit úkol jako splněný/nesplněný může pouze
Každou lidskou činnost (proces,úkol,aktivitu,...) lze rozdělit na určité dílčí části, které mohou mít různé termíny, řešitele, zadání ....
Vyřešení úkolu pak je podmíněno vyřešením všech jeho dílčích částí (podúkolů), přitom kterýkoliv podúkol může být také členěn ...
Takové rozdělení úkolu na menší celky Kaskáda umožňuje, přitom
Každý úkol může mít libovolný počet podúkolů
Každý úkol může být zařazen pouze pod jedním nadřazeným úkolem
Zobrazení vztahu mezi nadřazenými úkoly a jejich podúkoly je k dispozici v kartě Strom dílčích úkolů.
Pokud jsou úkoly uspořádány do stromu, a pokud patří pod nějaký topic, musí být topic stejný u všech úkolů - to Kaskáda sama zajišťuje a nelze to udělat jinak
Případné přesuny podúkolů pod jiný nadřazený úkol smí provádět pouze jejich zadavatel.
Pro manipulaci s úkoly a jejich podúkoly platí následující pravidla
úkol lze označit za splněný až poté, kdy jsou splněny všechny jeho podúkoly
úkol nelze označit za nesplněný, pokud již je splněný jeho nadřízený
při případném přesouvání úkolů v rámci stromu program zajišťuje konzistenci data a nepřipustí přesun, který by uvedená pravidla porušil.
Univerzální panel Úkoly
Tento panel je základním prostředím pro práci se seznamem existujících úkolů, ale lze zde také vytvářet
nové úkoly.
Pomocí filtrů zde lze pracovat s úkoly vlastními, cizími, dle priorit, aktérů, termínů ....
V uživatelském rozhraní je k dispozici v těchto místech:
Modul Agenda, uzel Úkoly ve stromě složek
Zde jsou k dispozici veškeré úkoly, množství možných nastavení filtrování, výchozí stav zobrazuje
nesplněné úkoly přihlášeného uživatele.
Karta Úkoly řešící tento
topic / Seznam
Zde jsou právě a pouze úkoly zařazené pod příslušný Topic, výchozí stav zobrazuje všechny nesplněné úkoly bez
ohledu na řešitele.
Panel Vlastnosti zařazení do úkolu
Poskytuje pohled na informace o konkrétním úkolu, o termínech pro jeho plnění, prioritě, požadavcích na upozornění apod.
V uživatelském rozhraní je k dispozici
v prohlížeči objektu druhu Úkol
Inbox
V Inboxu se uživateli zobrazují úkoly, které mu někdo právě zadal a/nebo jichž je řešitelem a zadavatel (jiný než on sám) v nich provedl změnu (upravil termín, prioritu, dopsal dodatek ke specifikaci úkolu....).
Po potvrzení takového avíza úkol zmizí z Inboxu, nadále však figuruje na panelu Úkoly.
Panel Strom úkolů
Tento prostor poskytuje přehled o podúkolech daného úkolu, zobrazuje jejich stav, náhled, umožňuje jejich otevření ...
V uživatelském rozhraní je k dispozici v těchto místech:
Karta Strom dílčích úkolů (podúkolů) v prohlížeči úkolového propojení.
Karta Úkoly řešící tento
topic / Strom
Zde jsou právě a pouze úkoly zařazené pod příslušný Topic.
Karta Souvisí v libovolném prohlížeči
Úkolová propojení jsou zde zobrazena stejně jako jakákoliv jiná propojení, není to však místo, které by bylo pro běžnou práci s úkoly příliš vhodné.
Typické způsoby vytvoření úkolu jsou
V panelu Úkoly
Tlačítkem v nástrojovém panelu nad seznamem úkolů lze vytvořit nový objekt druhu Úkol, jako řešitele určit sebe nebo jakéhokoliv jiného uživatele ....
V prohlížeči libovolného objektu, který má být předmětem úkolu
Položka v menu vyvolá dialog pro vytvoření úkolového propojení nad příslušným objektem, jako řešitele lze určit sebe nebo jakéhokoliv jiného uživatele ....
V panelu Strom úkolů
Zde má smysl vytvářet úkoly, které chcete evidovat v rámci příslušného Topicu.
Mohou to být
nové objekty druhu Úkol, vytvořené pomocí tlačítek v nástrojovém panelu nebo funkcemi v plovoucím menu,
úkolová propojení nad libovolnými jinými objekty, zatažením daného objektu pomocí myši do prostoru stromu, nad některý uzel pod nějž má být nový úkol zařazen.
Úmyslně je použit "nečeský" termín, pro zamezení nedorozuměním a nejasnostem.
Topic představuje určitou řešenou záležitost, nositele skupiny nejrůznějších úkolů, které v rámci topicu
mohou být uspořádány do stromové struktury,
mohou to být "samonosné úkoly", t.j. přímo objekty druhu Úkol, nebo úkoly nad libovolnými objekty Kaskády,
v libovolném prohlížeči objektu, který je považován za topic, mohou být tyto "sdružené úkoly" zobrazeny ve speciální kartě Úkoly řešící tento "topic".
Typický příklad může vypadat takto:
V rámci firmy budou jako Topic chápány Objednávky od zákazníků,
administrátor v konfiguraci druhů zaškrtne pro druh Objednávka od zákazníka pole Považovat tento druh za 'topic' a umožnit práci s dílčími úkoly,
v prohlížeči druhu Objednávka od zákazníka se od té chvíle bude zobrazovat karta Úkoly řešící tento "topic", sloužící k specifickému pohledu právě na tu množinu různých úkolů, které se týkají dané záležitosti - topicu.
v rámci této karty bude možno úkoly vytvářet, sledovat jejich stav a pracovat s nimi různými způsoby,
přitom samozřejmě tyto úkoly budou stejně jako jakékoliv jiné úkoly v Kaskádě k dispozici ve standardních místech uživatelského rozhraní a bude s nimi možno pracovat obvyklým způsobem.
Mechanismy popsané v této kapitole, jsou technicky poměrně jednoduché, přitom velmi pružné a lze je používat na tisíc způsobů.
Určitě stojí za to využít služeb dodavatelské firmy pro metodickou podporu a nalezení takového způsobu využití, který bude mít pro uživatele maximální přínos.
|
|
K-schránka |
|
Funkční celky | Podpisy |
|